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Externalisation de l'administration RH et paie

Une équipe dédiée prend en charge le versant administratif des RH : dossiers du personnel, formalités d'entrée et de sortie, helpdesk salariés, coordination du recrutement et préparation des éléments de paie. Votre équipe RH garde toutes les décisions concernant les personnes, et votre prestataire de paie ou expert-comptable garde le calcul et les déclarations.

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Qu'est-ce que l'externalisation de l'administration RH ?

Externaliser l'administration RH, c'est confier à une équipe externe le travail courant de documents et de données autour des salariés : dossiers, formalités d'entrée et de sortie, questions des salariés, planification des entretiens et éléments de paie. Les décisions concernant les personnes, ainsi que le calcul et la déclaration de la paie, restent à l'entreprise et à son prestataire de paie. OLYMP BPO fournit des équipes dédiées d'administration RH depuis Pristina, au Kosovo.

Tâches types: Dossiers, intégration, helpdesk, planification, éléments de paie, reporting
Reste chez vous: Décisions RH, conseil en droit du travail, calcul et déclaration de la paie
Systèmes: Votre SIRH, logiciel de recrutement et outils de votre prestataire de paie
Données: Accès par rôle dans le cadre d'un contrat de sous-traitance

Quelles tâches RH l'équipe peut-elle prendre en charge ?

Un travail administratif aux règles claires, avec un référent identifié de votre côté. Tout ce qui demande un jugement RH ou un conseil juridique reste à votre équipe.

Dossiers du personnel
Tenir votre SIRH à jour : nouveaux arrivants, changements de poste et de salaire après validation, soldes de congés, classement des documents et nettoyage des données.
Entrées et sorties
Envoi des contrats pour signature, collecte des documents, demandes d'équipement et d'accès, informations du premier jour et checklists de départ.
Helpdesk salariés
Premières réponses aux questions courantes sur les congés, les bulletins de paie, les avantages et les règles, à partir de votre base de connaissances validée, avec orientation vers les RH pour tout sujet sensible.
Coordination du recrutement
Planification des entretiens, communication avec les candidats, demandes de références et mise à jour du logiciel de recrutement.
Éléments de paie
Collecte et contrôle des heures, heures supplémentaires, absences et changements validés, puis mise au format attendu par votre prestataire de paie avant la date limite.
Reporting
Rapports d'effectifs, de turnover, d'absentéisme et d'avancement des intégrations, préparés à rythme régulier pour vos responsables RH.

Externaliser l'administration RH sans perdre la dimension humaine

Les salariés remarquent quand les RH sont lentes ou incohérentes. Ce guide explique comment transférer l'administration pour que le service aux salariés s'améliore au lieu de se dégrader.

Où passe la frontière entre administration RH et décisions RH ?

Tâches RH et responsabilités
Équipe externalisée	Votre équipe RH
Mettre à jour les dossiers après validation d'un changement	Valider les changements de salaire, de poste et de contrat
Envoyer les contrats et collecter les documents	Décider qui recruter et à quelles conditions
Répondre aux questions de règles à partir de la base de connaissances	Interpréter les règles dans les cas inhabituels
Enregistrer une réclamation et l'orienter	L'instruire et la résoudre
Préparer les éléments de paie	Les valider ; le prestataire de paie calcule et déclare

Qu'est-ce qui fait fonctionner un helpdesk salariés ?

Une base de connaissances avec des réponses validées sur les congés, la paie, les avantages, les frais et l'équipement
Un point d'entrée unique, comme un formulaire de ticket ou une boîte partagée, plutôt que des messages à des personnes
Des règles d'orientation claires pour les sujets sensibles : santé, conflits, réclamations, démissions
Des délais de réponse cibles visibles par les salariés
Une revue mensuelle des questions les plus fréquentes pour améliorer les règles et le libre-service

Comment traiter les éléments de paie ?

Un calendrier fixe avec des dates limites convenues avec votre prestataire de paie
Une checklist des éléments : entrées, sorties, changements, heures, heures supplémentaires, absences, retenues
Un rapprochement avec la période précédente, chaque écart étant expliqué
Une validation par votre référent RH ou finance avant tout envoi
Une trace de ce qui a été envoyé, quand et à qui

Comment sécuriser les données des salariés ?

Traitez les données des salariés avec le même soin que celles des clients, et davantage lorsqu'il s'agit d'informations de santé ou disciplinaires. L'accès doit être limité au nécessaire pour chaque tâche, les champs sensibles réservés à votre personnel RH et chaque action journalisée. Les documents doivent être collectés via des portails sécurisés ou votre SIRH, jamais par e-mail personnel.

Quels indicateurs montrent que le service fonctionne ?

Délais de réponse et de résolution du helpdesk et satisfaction des salariés
Intégration réussie : nouveaux arrivants avec tous leurs documents et accès prêts le premier jour
Exactitude des dossiers lors d'audits périodiques
Erreurs d'éléments de paie détectées après transmission
Heures RH déplacées de l'administratif vers l'accompagnement des personnes

Administration RH et paie : questions fréquentes

OLYMP BPO gère-t-il notre paie ?

Non. L'équipe prépare et contrôle les éléments de paie, comme les heures, absences et changements validés, et les transmet à votre prestataire de paie ou expert-comptable au format convenu. Le calcul de la paie, les déclarations fiscales et sociales et les paiements restent chez votre prestataire.

Qu'est-ce qui reste à notre équipe RH ?

Toutes les décisions concernant les personnes : recrutements, rémunérations et promotions, gestion de la performance, procédures disciplinaires, réclamations et tout conseil juridique ou en droit du travail. L'équipe externalisée prépare l'information et oriente les cas sensibles vers la bonne personne.

Comment les données des salariés sont-elles protégées ?

Les données des salariés sont des données personnelles, souvent de catégories particulières. L'équipe travaille uniquement dans vos systèmes RH et de paie avec des accès par rôle, des comptes nominatifs et une journalisation, dans le cadre d'un contrat de sous-traitance. Les sujets sensibles comme la santé ou le disciplinaire sont orientés vers votre personnel RH.

Quels logiciels RH l'équipe peut-elle utiliser ?

L'équipe travaille dans les outils du client, par exemple Personio, BambooHR, HiBob, Workday ou SAP SuccessFactors, ainsi que dans les logiciels de recrutement et de ticketing pour le helpdesk salariés.

L'équipe peut-elle accompagner des salariés dans plusieurs pays ?

Oui, pour les tâches administratives et les questions du helpdesk en anglais et dans d'autres langues européennes disponibles. Les règles propres à chaque pays sont appliquées telles que documentées par votre équipe RH ou vos conseils locaux.

Comment démarrer ?

Listez les tâches RH à transférer, les systèmes concernés et les volumes mensuels. La plupart des entreprises commencent par la tenue des dossiers et les formalités d'intégration, puis ajoutent le helpdesk salariés une fois la base de connaissances prête.

Rendez à votre équipe RH du temps pour l'humain

Dites-nous quelle administration RH vous souhaitez transférer, les systèmes utilisés et le nombre approximatif de salariés concernés.

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