OLYMP-logoOLYMP
Yhteystiedot
Back office -toiminnot

HR- ja palkanlaskentahallinnon ulkoistaminen

Oma tiimi hoitaa HR:n hallinnollisen puolen: työntekijätiedot, perehdytys- ja työsuhteen päättymisen asiakirjat, työntekijöiden helpdeskin, rekrytoinnin koordinoinnin ja palkanlaskennan lähtötietojen valmistelun. HR-tiiminne tekee kaikki henkilöstöpäätökset, ja palkanlaskentapalveluntarjoajanne tai kirjanpitäjänne hoitaa laskennan ja ilmoitukset.

Keskustellaan HR-prosesseistanneLue opas
Back office -toiminnotRekrytointitukiTalous ja kirjanpitoVirtuaaliassistentit

Mitä HR-hallinnon ulkoistaminen on?

HR-hallinnon ulkoistaminen tarkoittaa, että ulkopuolinen tiimi hoitaa työntekijöihin liittyvän rutiinipaperityön ja datatyön: henkilöstötiedot, perehdytys- ja työsuhteen päättymisasiakirjat, työntekijöiden kysymykset, haastattelujen ajanvaraus ja palkanlaskennan syötteet. Päätökset ihmisistä sekä palkanlaskenta ja -ilmoitukset jäävät yritykselle ja sen palkanlaskentapalvelun tarjoajalle. OLYMP BPO tarjoaa omia HR-hallinnon tiimejä Pristinasta, Kosovosta.

Tyypilliset tehtävät
Henkilöstötiedot, perehdytys, helpdesk, ajanvaraus, palkanlaskennan syötteet, raportointi
Jää teille
Henkilöstöpäätökset, työlainsäädännön neuvonta, palkanlaskenta ja ilmoitukset
Järjestelmät
Teidän HRIS-järjestelmänne, rekrytointijärjestelmänne ja palkanlaskentapalvelun työkalut
Data
Roolipohjainen pääsy tietojenkäsittelysopimuksen mukaan

Mitä HR-tehtäviä tiimi voi ottaa hoitaakseen?

Hallinnollista työtä, jolla on selkeät säännöt ja määritelty vastuuhenkilö teidän puolellanne. Kaikki, mikä vaatii HR-harkintaa tai oikeudellista neuvontaa, pysyy tiimillänne.

  • Työntekijätiedot

    HR-järjestelmän pitäminen ajan tasalla: uudet työntekijät, tehtävä- ja palkkamuutokset hyväksynnän jälkeen, lomasaldot, asiakirjojen arkistointi ja tietojen siivous.

  • Perehdytys ja työsuhteen päättyminen

    Sopimusten lähetys allekirjoitettavaksi, asiakirjojen keruu, laite- ja tilipyynnöt, ensimmäisen päivän tiedot ja tarkistuslistat lähteville.

  • Työntekijöiden helpdesk

    Ensivastaukset arkipäiväisiin kysymyksiin lomista, palkkalaskelmista, eduista ja käytännöistä hyväksytystä tietopankistanne, ja herkät asiat ohjataan HR:lle.

  • Rekrytoinnin koordinointi

    Haastatteluaikojen sopiminen, hakijaviestintä, suosituspyynnöt ja rekrytointijärjestelmän pitäminen ajan tasalla.

  • Palkanlaskennan lähtötiedot

    Tuntien, ylitöiden, poissaolojen ja hyväksyttyjen muutosten keruu ja tarkistus sekä niiden valmistelu palkanlaskentapalveluntarjoajanne vaatimassa muodossa ennen määräaikaa.

  • Raportointi

    Henkilöstömäärän, vaihtuvuuden, poissaolojen ja perehdytyksen tilan raportit säännöllisellä aikataululla HR-vastaaville.

HR-hallinnon ulkoistaminen inhimillistä puolta menettämättä

Työntekijät huomaavat, kun HR on hidas tai epäjohdonmukainen. Tämä opas kertoo, miten hallinto siirretään niin, että palvelu työntekijöille paranee eikä huonone.

Missä kulkee raja HR-hallinnon ja HR-päätösten välillä?

HR-tehtävät ja vastuunjako
Ulkoistettu tiimiTeidän HR-tiiminne
Tietojen päivitys muutoksen hyväksymisen jälkeenPalkka-, rooli- ja sopimusmuutosten hyväksyminen
Sopimusten lähetys ja asiakirjojen keruuPäätös siitä, ketä palkataan ja millä ehdoilla
Käytäntökysymyksiin vastaaminen tietopankistaKäytännön tulkinta poikkeuksellisissa tapauksissa
Valituksen kirjaaminen ja ohjausSen tutkiminen ja ratkaiseminen
Palkanlaskennan syötteiden valmisteluNiiden hyväksyminen; palkanlaskentapalvelun tarjoaja laskee ja tekee ilmoitukset

Mikä saa työntekijöiden helpdeskin toimimaan?

  • Tietopankki hyväksytyillä vastauksilla lomista, palkkalaskelmista, eduista, kuluista ja laitteista
  • Yksi sisäänkäynti, kuten tikettilomake tai jaettu postilaatikko, yksittäisille henkilöille lähetettävien viestien sijaan
  • Selkeät reititysäännöt arkaluonteisille aiheille: terveys, konfliktit, valitukset, irtisanoutumiset
  • Vasteaikatavoitteet, jotka työntekijät näkevät
  • Yleisimpien kysymysten kuukausittainen katselmointi käytäntöjen ja itsepalvelun parantamiseksi

Miten palkanlaskennan syötteet tulisi hoitaa?

  • Kiinteä kalenteri palkanlaskentapalvelun tarjoajan kanssa sovituilla määräpäivillä
  • Syötteiden tarkistuslista: uudet työntekijät, lähtijät, muutokset, tunnit, ylityö, poissaolot, vähennykset
  • Täsmäytys edelliseen jaksoon, jokainen ero selitettynä
  • Nimetyn HR- tai talousvastuuhenkilön hyväksyntä ennen kuin mitään lähetetään
  • Kirjaus siitä, mitä lähetettiin, milloin ja kenelle
Lue lisää

Miten työntekijätiedot pidetään turvassa?

Käsitelkää työntekijätietoja yhtä huolellisesti kuin asiakastietoja, ja huolellisemmin, kun mukana on terveys- tai kurinpitotietoja. Pääsy tulisi rajata kunkin tehtävän tarpeeseen, arkaluonteiset kentät rajoittaa teidän HR-henkilöstöönne ja jokainen toimi kirjata lokiin. Asiakirjat tulisi kerätä turvallisten portaalien tai HR-järjestelmänne kautta, ei koskaan henkilökohtaisella sähköpostilla.

Mitkä mittarit osoittavat palvelun toimivan?

  • Helpdeskin vaste- ja ratkaisuajat sekä työntekijätyytyväisyys
  • Perehdytyksen valmius: työntekijät, joilla kaikki asiakirjat ja tunnukset ovat valmiina ensimmäisenä päivänä
  • Tietojen tarkkuus jaksottaisista auditoinneista
  • Palkanlaskennan syötevirheet, jotka löytyvät lähetyksen jälkeen
  • HR-tiimin tunnit, jotka siirtyvät hallinnosta ihmistyöhön
Viimeksi tarkistettu: . Kirjoittanut OLYMP BPO:n tiimi Pristinassa, Kosovossa. Tietoa yrityksestä

HR- ja palkanlaskentahallinto: yleisiä kysymyksiä

Hoitaako OLYMP BPO palkanlaskentamme?

Ei. Tiimi valmistelee ja tarkistaa palkanlaskennan lähtötiedot, kuten tunnit, poissaolot ja hyväksytyt muutokset, ja toimittaa ne palkanlaskentapalveluntarjoajallenne tai kirjanpitäjällenne sovitussa muodossa. Palkanlaskenta, vero- ja sosiaaliturvailmoitukset sekä maksut jäävät palveluntarjoajallenne.

Mikä jää HR-tiimillemme?

Kaikki henkilöstöpäätökset: rekrytointipäätökset, palkka- ja ylennyspäätökset, suoritusten johtaminen, kurinpitoasiat, valitukset sekä kaikki oikeudellinen tai työoikeudellinen neuvonta. Ulkoistettu tiimi valmistelee tietoa ja ohjaa herkät tapaukset oikealle henkilölle.

Miten työntekijätiedot suojataan?

Työntekijätiedot ovat henkilötietoja, usein myös erityisiin ryhmiin kuuluvia. Tiimi työskentelee vain HR- ja palkanlaskentajärjestelmissänne roolipohjaisilla käyttöoikeuksilla, henkilökohtaisilla tileillä ja lokituksella tietojenkäsittelysopimuksen alaisena. Herkät aiheet, kuten terveys- tai kurinpitoasiat, ohjataan HR-henkilöstöllenne.

Mitä HR-järjestelmiä tiimi voi käyttää?

Tiimi työskentelee asiakkaan omissa työkaluissa, esimerkiksi Personiossa, BambooHR:ssä, HiBobissa, Workdayssä tai SAP SuccessFactorsissa, sekä rekrytointijärjestelmissä ja työntekijöiden helpdeskin tikettityökaluissa.

Voiko tiimi tukea työntekijöitä useassa maassa?

Kyllä, hallinnollisissa tehtävissä ja helpdesk-kysymyksissä englanniksi ja muilla saatavilla olevilla eurooppalaisilla kielillä. Maakohtaisia työsuhdesääntöjä sovelletaan siten kuin HR-tiiminne tai paikalliset neuvonantajanne ne dokumentoivat.

Miten pääsemme alkuun?

Listatkaa HR-tehtävät, jotka haluatte siirtää, mukana olevat järjestelmät ja kuukausittaiset volyymit. Useimmat yritykset aloittavat tietueiden ylläpidosta ja perehdytysasiakirjoista ja lisäävät työntekijöiden helpdeskin, kun tietopankki on valmis.

Anna HR-tiimillesi aikaa takaisin ihmistyöhön

Kertokaa, mitä HR-hallintoa haluatte siirtää, mitä järjestelmiä käytätte ja suunnilleen kuinka monta työntekijää tuette.

Ota yhteyttäKatso kaikki palvelut