Mitä tehtäviä kannattaa delegoida ensin?
Seuratkaa omaa ajankäyttöänne viikon ajan ja merkitkää tehtävät, jotka ovat toistuvia, sääntöihin perustuvia tai aikakriittisiä mutta vähän harkintaa vaativia. Tyypillisiä ensimmäisiä ehdokkaita:
- Postilaatikon läpikäynti: lajittelu, rutiinivastausten luonnostelu ja teille kuuluvien asioiden merkitseminen
- Kalenterin hallinta: aikataulutus, uudelleenaikataulutus ja kokousmuistiinpanojen valmistelu
- Tiedonsyöttö ja CRM-päivitykset puhelujen ja kokousten jälkeen
- Tutkimus: toimittajavertailut, prospektilistat ja markkinayhteenvedot
- Asiakirjojen valmistelu: muotoilu, oikoluku ja arkistointi
Miten tehtävä luovutetaan kunnolla?
- Tallentakaa lyhyt näyttövideo, jossa teette tehtävän kerran ja selitätte päätöksenne matkan varrella
- Kirjoittakaa vaiheet ja valmiin määritelmä yhteiseen asiakirjaan
- Luetelkaa poikkeukset: milloin assistentin pitää pysähtyä ja kysyä
- Käykää ensimmäiset tulokset läpi yhdessä ja tehkää sen jälkeen pistokokeita
- Antakaa assistentin parantaa kirjallista menettelyä oppiessaan
Miten pääsy pidetään turvallisena?
Antakaa assistentille omat tunnukset salasanojen jakamisen sijaan, käyttäkää salasanahallintaa yhteisille tunnuksille, delegoikaa sähköpostin ja kalenterin käyttöoikeus alustan omilla delegointiominaisuuksilla ja rajoittakaa maksu- ja pankkioikeudet siihen, mitä tehtävä vaatii. Poistakaa käyttöoikeudet samana päivänä, kun järjestely päättyy.
Lue lisää
Miten viestitte päivittäin?
- Yksi kaikkien nähtävissä oleva tehtävälista prioriteeteilla ja eräpäivillä
- Lyhyt päivittäinen tilannepäivitys: mitä tehtiin, mikä on jumissa ja mitä seuraavaksi
- Viikoittainen katsaus toistuviin tehtäviin ja kaikkeen, mikä voitaisiin automatisoida
- Yksi kanava kiireellisille pyynnöille, jotta ne eivät huku sähköpostiin
Freelance-assistentti vai oma assistentti yrityksen kautta?
| Freelance-assistentti | Oma assistentti OLYMP BPO:n kautta | |
|---|---|---|
| Saatavuus | Usein jaettu usean asiakkaan kesken | Kokoaikaisesti vain teidän työnne parissa |
| Jatkuvuus | Riippuu yhdestä ihmisestä | Korvaaja ja luovutus hoidetaan palveluntarjoajan puolesta |
| Johtaminen | Te hoidatte kaiken | Päivittäinen esihenkilötyö, HR ja laitteet hoidettuna |
| Skaalaus | Yksi henkilö | Kasvaa pieneksi tiimiksi tarvittaessa |
Miten mittaatte, toimiiko assistentti?
Katsokaa, kuinka paljon aikaa saitte takaisin, kuinka usein työtä pitää korjata, rutiinipyyntöjen läpimenoaikaa ja kuinka monta tehtävää siirtyi teiltä assistentille kolmen ensimmäisen kuukauden aikana. Jos delegoitujen tehtävien lista ei kasva, luovutusprosessi kaipaa huomiota.