Toimialat · Koulutus ja EdTech

Koulutus- ja EdTech-asiakaspalvelun ulkoistaminen

Verkkoalustat, yliopistot, koulutuksen tarjoajat ja EdTech-startupit tarvitsevat nopeaa, empaattista opiskelijapalvelua ja teknistä tukea. OLYMP BPO rakentaa Kosovossa omia tiimejä hakijapalveluihin, ilmoittautumispiikkeihin, LMS-helpdeskiin, live-chatiin, sähköpostiin ja 24/7-toimintaan usean aikavyöhykkeen yli.

Rakenna koulutusalan tukitiimi Katso opiskelijapolun matriisi

Opiskelijatuki
Hakijapalvelut ja liidit
LMS-tekninen helpdesk
Demojen ajanvaraus
Ilmoittautumispiikit
Maailmanlaajuinen kattavuus 24/7

Mitä koulutus- ja EdTech-alan asiakaspalvelun ulkoistaminen on?

Koulutus- ja EdTech-alan asiakaspalvelun ulkoistaminen tarkoittaa, että oma ulkopuolinen tiimi tukee verkko-oppimisalustojen, yliopistojen, koulujen ohjelmistojen ja koulutuksen tarjoajien oppijoita, vanhempia, opettajia ja ylläpitäjiä: kirjautumis- ja LMS-apu, ilmoittautumis- ja hakukysymykset, laskutus ja tilaukset sekä esittelyjen ajanvaraus. Opetukselliset ja lasten suojeluun liittyvät päätökset pysyvät teidän henkilöstöllänne. OLYMP BPO tarjoaa nämä tiimit Kosovosta.

Oppijatuki: Kirjautumiset, kurssien käyttöoikeudet, LMS:n käyttö, sovellus- ja laiteongelmat
Ilmoittautuminen: Hakua ja kursseja koskevat kysymykset, liidien jatkoseuranta, esittelyjen ajanvaraus
Huiput: Lukukausien alut, hakuajat ja tenttijaksot
Pysyy teillä: Opetukselliset päätökset, arviointiriidat ja lasten suojeluun liittyvät asiat

Määritelmä

Mitä koulutus- ja EdTech-asiakaspalvelun ulkoistaminen on?

Se tarkoittaa, että oma ulkopuolinen BPO-tiimi hoitaa opiskelijoiden kyselyt, hakijoiden perehdytyksen, LMS-järjestelmien tekniset ongelmat ja hallinnolliset tehtävät teidän alustoillanne, brändistandardienne ja eskalaatiokäytäntöjenne mukaan.

✓Hoitaa mahdollisten opiskelijoiden kyselyt, kurssitarjonnan, lukukausimaksut ja hakuvaatimukset
✓Tarjoaa tason 1 ja 2 teknisen helpdeskin LMS-alustoille, portaaleille ja mobiilisovelluksille
✓Kvalifioi liidit, varaa tuote-esittelyjä myynnille ja hoitaa neuvontatapaamisten ajanvarauksen
✓Hoitaa ilmoittautumispiikkien volyymit ilman pysyvää ylirekrytointia
✓Tarjoaa monikielistä apua 24/7 puhelimessa, sähköpostissa, live-chatissa ja tikettikanavissa

Opiskelijapolun matriisi

Miten opiskelijoiden ja oppijoiden kyselyt etenevät tukitasojen läpi

Koulutusalan tuki kattaa ensimmäisestä kiinnostuksesta alustan tekniseen käyttöön. Jäsennellyt tasot varmistavat, että rutiinikysymykset ratkeavat nopeasti ja akateemiset sekä kehityspäätökset eskaloituvat sujuvasti.

Kysely ja liidin kvalifiointi

Mahdollisten opiskelijoiden kyselyt, ohjelmatiedot, liidien kvalifiointi sekä hakijapalvelu- tai demopuheluiden ajanvaraus.

Hakijapalvelu ja ilmoittautuminen

Hakuopastus, dokumenttien kerääminen, lukukausimaksu- ja laskutuskyselyt sekä perehdytys ilmoittautumisen huippuaikoina.

LMS- ja alustahelpdesk

Kirjautuminen, portaalissa liikkuminen, kurssien käyttöoikeudet, salasanojen palautus ja digitaalisten alustojen vianetsintä.

04Academic Escalation

Akateeminen ja kehityseskalaatio

Monimutkaiset tekniset viat eskaloidaan suoraan tuotekehitykselle; arkaluonteiset akateemiset ja turvallisuuteen liittyvät asiat eskaloidaan sisäiselle henkilöstölle.

Kanavat ja työnkulut

Monikanavaista tukea nykyaikaisille oppijoille

Opiskelijatuen contact center

Saapuva ja lähtevä puhelinpalvelu ohjelmakyselyihin, lukukausimaksukysymyksiin, hakemusten tilapäivityksiin ja kiireellisiin pyyntöihin.

EdTech-live-chat

Reaaliaikainen chat verkkosivulla ja alustalla mahdollisten opiskelijoiden konversioon, kursseilla liikkumiseen ja nopeaan ongelmanratkaisuun.

Sähköposti- ja tikettipalvelu

Luokitellut sähköpostivastaukset dokumentteihin, ilmoittautumisvahvistuksiin, tehtävien palautuskysymyksiin ja laskutuskyselyihin.

LMS- ja tekninen helpdesk

Ohjattu vianetsintä alustalla liikkumiseen, videotoistoon, mobiilisovelluksen synkronointiin ja tunnusten käyttöongelmiin.

Demojen ja neuvontatapaamisten ajanvaraus

Liidien kvalifiointi ja livedemojen sopiminen myyntiedustajille tai akateemisten neuvontatapaamisten ajanvaraus.

Lähtevä opiskelijoiden pysyvyystyö

Ennakoivat yhteydenotot passiivisille oppijoille, ajanvarausmuistutukset ja ilmoittautumisen uudelleenaktivointikampanjat.

Laskutus- ja tilaustuki

Lukukausimaksukyselyt, kuukausittaisten EdTech-tilausten hallinta, uusinnat, peruutukset ja laskujen selitykset.

Koulutusalan back office

Tiedonsyöttö, opiskelijatietojen päivitys, dokumenttien tarkistus, todistusten käsittely ja hallinnollinen raportointi.

Aloja, joita tuemme

Räätälöityä palvelua koko koulutusekosysteemissä

EdTech- ja SaaS-alustat

Tilausapu, digitaalisen alustan perehdytys, ominaisuusopastus ja tason 1–2 tekninen helpdesk.

Verkko-oppimis- ja kurssialustat

Digitaalisten oppijoiden palvelu 24/7, kurssien käyttöoikeusongelmien selvitys, suoritustodistukset ja tilausten hallinta.

Yliopistot ja korkeakoulutus

Hakijakyselyjen luokittelu, kampuskierrosten ajanvaraus, lukukausimaksukyselyt ja kausittaisen ilmoittautumisen huippujen tuki.

Yrityskoulutuksen tarjoajat

B2B-asiakastuki, työntekijöiden ilmoittautumisten koordinointi, yrityshallinnon näkymät ja edistymisraportointi.

Kieltenopetusyritykset

Monikielinen asiakaspalvelu, oppituntien ajanvaraus, tilaustuki ja kansainvälisten opiskelijoiden perehdytys.

Vanhemmat, opettajat ja perusopetus

Omat perhehelpdeskit, jotka hoitavat aikataulumuutokset, tunnusten käytön ja opettajaportaalin avun.

Tietoturva ja tekoälyintegraatio

Tietosuojastandardit ja ihmislähtöinen tekoäly

Opiskelijoiden yksityisyys ja kyberturvallisuus

Koulutuksen tarjoajat käsittelevät arkaluonteisia opiskelijatietoja, henkilöllisyystietoja ja maksutietoja. Kosovon toimintamme noudattaa tiukkoja roolipohjaisia oikeuksia, suojattuja työasemia, salattuja kanavia, päätelaitteiden DLP:tä ja käyttölokeja. OLYMP BPO hyödyntää myös Kosovon erikoistunutta kyberturvallisuusosaamista räätälöityihin tietoturva-arkkitehtuureihin.

Tekoälytyökalut ja inhimillinen empatia

Tekoälychatbotit ja tiedonhaku auttavat toistuvissa usein kysytyissä kysymyksissä, kurssitarjonnan hauissa ja tikettien ensimmäisessä ohjauksessa. Ihmiset ottavat vastuun monimutkaisesta teknisestä vianetsinnästä, laskutusriidoista, empaattisesta opiskelijaohjauksesta ja arkaluonteisista eskalaatioista.

Joustava toimitus

Yhdysvaltain offshore-hyöty · eurooppalainen nearshore-läheisyys

Yhdysvallat

Offshore-EdTech-tuki Kosovosta

Kustannustehokkaat, korkeasti koulutetut eurooppalaiset tiimit, jotka toimivat Yhdysvaltain aikavyöhykkeillä 24/7-kattavuuteen, hakijapiikkeihin ja helpdesk-toimintaan.

US offshore model →

Eurooppa

Nearshore-koulutustuki DACH-alueelle ja EU:hun

CET-aikaan sovitettu monikielinen tuki englanniksi, saksaksi, ranskaksi, italiaksi ja espanjaksi eurooppalaisille EdTech-yrityksille, yliopistoille ja koulutusyrityksille.

European nearshore →

Miksi koulutuksen tarjoajat valitsevat OLYMP BPO:n kumppanikseen

✓Nopea skaalaus kausittaisiin ilmoittautumispiikkeihin ja kurssien lanseerauksiin
✓Omien kokoaikaisten työntekijöiden malli, jossa tiimi perehdytetään juuri teidän LMS-järjestelmäänne, CRM:ään ja kursseihinne
✓Tiukka tietosuoja ja yksityisyyttä noudattavat työnkulut
✓Monivuorotuki 24/7 maailmanlaajuisille verkko-opiskelijoille
✓Integroitu liidien kvalifiointi ja demokalenterin hallinta
✓Monikielinen osaaminen tärkeimmissä eurooppalaisissa kielissä
✓Sujuva integraatio Zendeskin, Intercomin, Salesforcen, Canvasin, Moodlen ja Blackboardin kanssa
✓Merkittävästi pienemmät toimintakustannukset kuin rekrytoinnissa Yhdysvalloissa tai EU:ssa

Oppijoiden ja oppilaitosten tukeminen isossa mittakaavassa

Koulutusalan asiakaspalvelun kuorma huipentuu voimakkaasti jokaisen lukukauden alussa, ja sen on palveltava hyvin erilaisia käyttäjiä. Tämä opas käsittelee, miten kumpaankin varaudutaan.

Kuka tarvitsee tukea ja missä asiassa?

Koulutusalan tuki käyttäjätyypeittäin
Käyttäjä	Tyypilliset tarpeet
Oppijat	Kurssien käyttöoikeudet, tehtävät, tekniset ongelmat, todistukset
Vanhemmat	Tilit, maksut, edistymisen näkyvyys, viestintä
Opettajat ja ohjaajat	Kurssien pystytys, arviointityökalut, integraatiot
Ylläpitäjät	Käyttäjähallinta, lisenssit, raportointi, integraatiot koulun järjestelmiin
Mahdolliset opiskelijat	Ohjelman tiedot, hakuvaiheet, maksut, määräajat

Miten varaudutte lukukauden alkuun ja ilmoittautumishuippuihin?

Ennustakaa yhteydenotot päiväkohtaisesti ilmoittautumismäärien ja edellisen huipun perusteella
Julkaiskaa selkeät ensimmäisen viikon oppaat: kirjautuminen, kurssien löytäminen, laitteiden käyttöönotto
Kouluttakaa kausihenkilöstö kymmeneen yleisimpään ensimmäisen viikon ongelmaan
Pidentäkää aukioloaikoja ensimmäisinä viikkoina, myös iltaisin ja viikonloppuisin, kun oppijat opiskelevat
Käykää huippu läpi jälkikäteen ja korjatkaa yleisimpien yhteydenottojen syyt

Miten LMS:n tekninen tuki toimii?

Taso 1 hoitaa käyttöoikeus-, navigointi-, selain- ja sovellusongelmat teidän vianetsintäohjeidenne mukaan. Kun ongelma on alustan vika, agentti kerää kurssin, käyttäjäroolin, selaimen tai laitteen, vaiheet ja kuvakaappaukset tuote- tai IT-tiimillenne. Alustat kuten Canvas, Moodle tai Blackboard vaativat kukin oman koulutuksensa rooleista ja oikeuksista.

Lue lisää

Miten lasten suojeluun ja arkaluonteisiin aiheisiin liittyvät asiat hoidetaan?

Sopikaa kirjallinen menettely lasten suojelusta vastaavan henkilönne kanssa: mikä on huolenaihe, miten se kirjataan ja ketä tiedotetaan heti. Agenttien ei tule koskaan selvittää asioita itse tai luvata salassapitoa; he välittävät huolenaiheet määriteltyä reittiä pitkin. Sama koskee arvosanoihin liittyviä valituksia, saavutettavuustarpeita ja opiskelurehellisyyden rikkomuksia, jotka kuuluvat teidän henkilöstöllenne.

Miten asiakaspalvelu tukee ilmoittautumisia ja oppijoiden pysymistä?

Nopeat vastaukset mahdollisille opiskelijoille, esittelyt tai neuvojan puhelut varataan suoraan
Jatkoseuranta hakijoille, jotka aloittivat mutta eivät viimeistelleet hakemusta
Varhainen yhteydenotto oppijoihin, jotka eivät ole kirjautuneet ilmoittautumisen jälkeen
Sellaisten tukiyhteydenottojen merkitseminen, jotka viittaavat oppijan keskeyttämisriskiin

Mitkä mittarit ovat tärkeitä koulutusalan asiakaspalvelussa?

Vasteaika lukukausien alussa ja määräaikojen aikana
Ensimmäisellä yhteydenotolla ratkaisu käyttöoikeus- ja LMS-ongelmissa
Liidien vasteaika ja tiedustelusta hakemukseksi -konversio
Oppijoiden tyytyväisyys tukiyhteydenottojen jälkeen
Yhteydenotot aktiivista oppijaa kohden lukukauden aikana

UKK

Usein kysytyt kysymykset

Mitä koulutus- ja EdTech-asiakaspalvelun ulkoistaminen on?

Se tarkoittaa yhteistyötä erikoistuneen BPO-yrityksen, kuten OLYMP BPO:n, kanssa opiskelijatuen, hakijakyselyjen, teknisen helpdeskin, live-chatin ja back office -hallintotehtävien hoitamiseksi teidän työkaluillanne ja menettelyillänne.

Voitteko hoitaa LMS-järjestelmien teknistä tukea?

Kyllä. Tiimimme tarjoavat tason 1 ja 2 teknistä apua oppimisenhallintajärjestelmille (Canvas, Moodle, Blackboard, räätälöidyt web- ja mobiilialustat), mukaan lukien kirjautumis-, navigointi- ja kurssien käyttöoikeusongelmat.

Miten hoidatte ilmoittautumisen huippuajat?

Rakennamme skaalautuvia omia tiimejä, jotka laajenevat ennen hakuaikojen päättymistä, kurssien lanseerauksia ja lukukausien alkua. Näin voitte absorboida piikkivolyymit ilman pysyvää lisäkuormaa.

Voiko tiiminne tukea liidien kvalifiointia ja demojen ajanvarausta?

Kyllä. Asiakaspalvelijat voivat kvalifioida saapuvia mahdollisia opiskelijoita tai EdTech-ostajia, vastata ohjelmakysymyksiin ja varata demoja suoraan myynnin tai hakijapalvelun kalentereihin.

Tarjoatteko palvelua 24/7 ja monella kielellä?

Kyllä. Tarjoamme ympärivuorokautista kattavuutta kansainvälisille verkko-oppijoille sekä monikielistä tukea englanniksi, saksaksi, ranskaksi, italiaksi, espanjaksi, hollanniksi ja turkiksi.

Pysyvätkö opiskelijoiden tiedot turvassa?

Kyllä. Noudatamme roolipohjaista pääsynhallintaa, turvallista tunnistautumista, siistin työpöydän käytäntöjä, rajattuja oikeuksia ja päätelaitesuojausta tiukkojen tietosuojastandardien mukaisesti.

Rakenna oma koulutus- ja EdTech-tukitiimi

Hakijapalvelujen luokittelusta ja LMS-vianetsinnästä 24/7-live-chatiin ja back office -hallintoon: skaalaa koulutusliiketoimintaasi omalla tiimillä Kosovosta.

Ota yhteyttä OLYMP BPO:hon Tutustu tekniseen tukeen