Mitä toimintoja yritykset ulkoistavat useimmin?
| Toiminto | Tyypilliset ensimmäiset tehtävät |
|---|---|
| Asiakaspalvelu | Tilaus- ja tilikysymykset, käyttöohjepyynnöt, ensilinjan vianetsintä |
| Contact center | Saapuvat palvelunumerot, lähtevä jatkoseuranta, tapaamisvahvistukset |
| Back office | Tietojen syöttö, tilausten käsittely, CRM-tietojen ylläpito, dokumenttien käsittely |
| Myyntituki | Liidien tutkimus, kvalifiointi, tapaamisten sopiminen |
| IT-helpdesk | Salasanojen nollaukset, käyttöoikeuspyynnöt, laite- ja ohjelmisto-ongelmat |
| Ohjelmistokehitys | Ominaisuustyö, ylläpito ja QA-testaus olemassa olevalle tuotteelle |
Miten päätätte, mitä ulkoistetaan ensin?
- Listatkaa tehtävät, jotka vievät tiimin aikaa mutta eivät sen ainutlaatuista harkintaa
- Merkitkää, mitkä niistä on dokumentoitu tai voitaisiin dokumentoida muutamassa päivässä
- Arvioikaa kuukausivolyymi ja se, miten mittaisitte hyvää työtä
- Aloittakaa yhdestä hyvin rajatusta prosessista, osoittakaa sen toimivuus ja lisätkää seuraava
Miltä yhteistyö OLYMP BPO:n kanssa näyttää?
Tutustumispuhelun jälkeen OLYMP BPO ehdottaa toimintamallia: tiimin koko, roolit, aukioloajat, kielet ja kaupalliset ehdot. Ehdokkaat rekrytoidaan sovitun profiilin mukaan, ja voitte haastatella suppean listan ehdokkaista. Koulutus perustuu teidän dokumentaatioonne, minkä jälkeen tiimi aloittaa osalla työstä ja laajenee, kun laatu on varmistettu.
Tiimit työskentelevät teidän työkaluissanne, olipa kyse helpdeskistä, CRM:stä, verkkokauppa-alustasta, tikettijärjestelmästä tai chatista, ja raportoivat asettamianne KPI-mittareita vasten. OLYMP BPO hoitaa työsuhteet, palkanmaksun, edut, laitteet ja päivittäisen johtamisen.
Lue lisää
Miten asiakkaan tiedot suojataan?
Käyttöoikeudet noudattavat vähimpien oikeuksien periaatetta: jokainen saa vain ne järjestelmät ja tiedot, joita hänen roolinsa vaatii. Suojauksiin voivat kuulua roolipohjaiset oikeudet, päätelaitteiden tietoturva, laitehallinta, seuranta, verkon tietoturva ja dokumentoidut käyttöoikeusmenettelyt. Arkaluonteiset tilit voidaan hoitaa valvotuista toimistoympäristöistä rajoitetulla laitteiden käytöllä.
Kosovon tietosuojalaki (laki nro 06/L-082) mukailee tarkoin EU:n GDPR:ää. Kosovolla ei ole EU:n riittävyyspäätöstä, joten henkilötietojen siirrot EU:sta tai Isosta-Britanniasta katetaan sopimusperusteisilla suojatoimilla, kuten vakiosopimuslausekkeilla.
Kuinka kauan aloittamiseen kuluu?
Kun rekrytointiprofiili on sovittu, 5 hengen tiimin kokoaminen kestää tyypillisesti noin 5–7 työpäivää ja 10 hengen tiimin noin 7–14 työpäivää, minkä jälkeen alkaa koulutus. Erikoisroolit ja harvinaisemmat kielet voivat viedä pidempään.
Mikä saa ulkoistamisen epäonnistumaan, ja miten sen voi välttää?
- Epäselvä laajuus: kirjatkaa ylös, mikä kuuluu työhön ja mikä ei, ennen tuotantoonmenoa
- Ei vastuuhenkilöä asiakaspuolella: nimetkää yksi henkilö, joka vastaa kysymyksiin nopeasti
- Ohut dokumentaatio: käyttäkää muutama päivä toimintaohjeisiin ja esimerkkeihin
- Pelkkien kustannusten mittaaminen: seuratkaa laatua ja asiakastuloksia ensimmäisestä viikosta alkaen
- Tiimin kohteleminen ulkopuolisena: ottakaa se mukaan päivityksiin, kokouksiin ja tavoitteisiin