Toimialat · Asiantuntijapalvelut

Asiantuntijapalveluiden asiakaspalvelun ulkoistaminen

Konsulttiyritykset, tilitoimistot, toimistot ja rekrytointiyritykset myyvät korkean arvon osaamista. OLYMP BPO rakentaa Kosovosta omat tiimit puheluihin vastaamiseen, liidien kvalifiointiin, konsultaatioiden ajanvaraukseen, lähtevään seurantaan, live chatiin ja CRM-hallintoon, jotta asiantuntijanne voivat keskittyä asiakastyöhön.

Rakenna asiakaspalvelutiimi Katso työnkulkumatriisi

Saapuviin puheluihin vastaaminen
Liidien kvalifiointi
Konsultaatioiden ajanvaraus
CRM-hallinta
Lähtevä seuranta
Monikielinen tuki

Mitä asiantuntijapalveluiden asiakaspalvelun ulkoistaminen on?

Asiantuntijapalveluiden asiakaspalvelun ulkoistaminen tarkoittaa, että oma ulkoinen tiimi hoitaa puheluihin vastaamisen, tiedustelujen kvalifioinnin, tapaamisten ajanvarauksen, asiakkaan käyttöönoton tietojen keruun ja hallinnollisen jatkotyön konsultti-, tilitoimisto-, juridisen hallinnon, markkinointi- ja neuvontayrityksille. Neuvonta ja ammatillinen harkinta jäävät omille asiantuntijoillenne. OLYMP BPO tarjoaa nämä tiimit Pristinasta, Kosovosta.

Vastaanotto: Puheluihin vastaaminen, tiedustelujen luokittelu, tapaamisten varaus
Käyttöönotto: Asiakirjojen keruu, lomakkeet, toimeksiantopaperien seuranta
Hallinto: CRM-tiedot, kalenterit, muistutukset, laskutuksen tuki
Jää teille: Neuvonta, lausunnot ja kaikki säännelty ammatillinen harkinta

Määritelmä

Mitä asiantuntijapalveluiden asiakaspalvelun ulkoistaminen on?

Se tarkoittaa ulkopuolisen BPO-palveluntarjoajan käyttöä määriteltyihin asiakaspalvelu-, liidien kvalifiointi-, ajanvaraus- ja hallintotehtäviin. Oma ulkoinen tiiminne toimii yrityksenne jatkeena, ja erikoistunut neuvonta-, kirjanpito-, rekrytointi- tai lakityö pysyy tiukasti omilla ammattilaisillanne.

✓Vastaa saapuviin puheluihin ja digitaalisiin yhteydenottoihin heti, jotta yksikään arvokas mahdollisuus ei mene hukkaan
✓Seulo ja kvalifioi potentiaaliset asiakkaat kriteereidenne mukaan ennen konsultaatioiden varaamista
✓Hallitse kalenterien saatavuutta, konsultaatiovarauksia, vahvistuksia ja uudelleenaikataulutuksia
✓Hoida jäsennelty lähtevä seuranta ensimmäisten tiedustelujen tai tarjousten jälkeen
✓Pidä CRM-tiedot siisteinä sekä hoida asiakirjakäsittely ja asiakkuuden aloituksen hallinnolliset työnkulut

Työnkulun luokittelumatriisi

Miten liidit ja asiakkaat etenevät tukitasojen läpi

Asiantuntijoidenne tulisi käyttää aikansa vain kvalifioituihin, ostoaikeisiin asiakkaisiin. Jäsennellyt ensilinjan työnkulut seulovat ja kvalifioivat tiedustelut, jotta konsultit, rekrytoijat ja neuvonantajat saavat valmiita varattavia mahdollisuuksia.

Saapuvien yhteydenottojen vastaanotto ja seulonta

Puheluihin, live chatiin ja verkkolomakkeisiin vastataan heti; kerätään perusyhteystiedot, yrityksen koko ja projektin laajuus.

Liidin kvalifiointi ja kriteeritarkistus

Varmistetaan, että potentiaalinen asiakas sopii kohderyhmäkriteereihinne (budjetti, palvelutyyppi, aikataulu), ja vastataan yleisiin palvelukysymyksiin.

Konsultaation ja kalenterin varaus

Kvalifioidut liidit varataan suoraan asiantuntijoiden kalentereihin, lähetetään vahvistukset ja hoidetaan uudelleenaikataulutukset ja valmistautumismuistutukset.

04Specialist Escalation

Eskalointi asiantuntijaneuvontaan

Säännellyt päätökset, erikoistunut konsultointi, oikeudellinen ja taloudellinen neuvonta sekä kampanjastrategia jäävät 100-prosenttisesti pätevien omien ammattilaistenne vastuulle.

Kanavat ja valmiudet

Yrityksen kasvua tukevat ensilinjan tukikanavat

Saapuviin puheluihin vastaaminen

Ammattimainen puhelinpalvelu uusille liideille, nykyisille asiakkaille ja kumppaneille, ettei yksikään puhelu jää vastaamatta kiireisimpinä aikoina.

Liidien kvalifiointipiste

Verkosta, mainonnasta ja suosituksista tulevien liidien seulonta ennalta sovittujen kriteerien mukaan, jotta myynti ja johtavat osakkaat keskittyvät päteviin kauppoihin.

Konsultaatioiden ajanvaraus

Monimutkaisten kalenterisääntöjen, henkilöstön saatavuuden, tapaamisvahvistusten, peruutusten ja uudelleenaikataulutusten hallinta vanhemmille neuvonantajille.

Jäsennelty lähtevä seuranta

Seurantayhteydet potentiaalisiin asiakkaisiin ensimmäisten tiedustelujen tai tarjousten jälkeen kiinnostuksen varmistamiseksi ja seuraavien askelten sopimiseksi.

Live chat yrityksille

Verkkosivuvierailijoiden kohtaaminen reaaliajassa: vastataan palvelun UKK:iin, kerätään liidin tiedot ja varataan ensimmäiset kartoituspuhelut.

Sähköpostien luokittelu

Saapuvien sähköpostien luokittelu, hyväksytyt tiedottavat vastaukset, yhteydenottojen kirjaus CRM:ään ja kiireellisten asiakastapausten eskalointi.

CRM-hallinto

Siistien CRM-tietojen ylläpito Salesforcessa, HubSpotissa, Zohossa tai Pipedrivessä: tietueiden päivitys, puheluiden kirjaus ja tunnisteiden hallinta.

Asiakkuuden aloituksen tuki

Hallinnollisten aloitusasiakirjojen käsittely, tervetulosähköpostit, aloituspalaverien ajanvaraus ja asiakastietueiden valmistelu.

Tukemamme alat

Räätälöity toiminta asiantuntijapalveluyrityksille

Konsultti- ja neuvontayritykset

Kartoituspuheluiden ajanvaraus, liidien seulonta ja asiakastiedustelujen hoito, kun konsultit keskittyvät toimitukseen.

Tilitoimistot ja kirjanpitoyritykset

Ajanvaraukset, asiakirjojen keräyksen vastaanotto, asiakirjojen tilatiedustelut ja yleinen asiakasviestintä.

Rekrytointi- ja henkilöstöpalveluyritykset

Hakijatiedustelujen seulonta, työnantajaliidien kvalifiointi, haastattelujen ajanvaraus ja rekrytoinnin hallinnollinen tuki.

Markkinointi- ja luovat toimistot

Saapuviin liidipuheluihin vastaaminen, toimiston liidien kvalifiointi, kartoituspalaverien sopiminen ja asiakaspostilaatikon luokittelu.

Juridinen hallinnollinen tuki

Asiakkaan vastaanoton tuki, puhelinpalvelu ja konsultaatioiden ajanvaraus; säännelty oikeudellinen neuvonta pysyy tiukasti juristeilla.

Rahoitusneuvonnan hallinto

Tapaamisjärjestelyt, asiakkaan perustietueet ja yleiset tilitiedustelut; rahoitusneuvonta pysyy luvanvaraisilla neuvonantajilla.

Luottamus ja teknologia

Luottamuksellisuus, tietoturvakontrollit ja tekoälytuki

Tietoturva- ja salassapitosopimusten standardit

Asiantuntijapalveluyritykset käsittelevät luottamuksellisia liiketoimintatietoja, taloustietoja, oikeudellisia yksityiskohtia ja omia strategioitaan. OLYMP BPO noudattaa tiukkaa roolipohjaista järjestelmäkäyttöä, rajattuja käyttöoikeuksia, salattuja työasemia, päätelaitteiden DLP-valvontaa, puhtaan työpöydän käytäntöä ja allekirjoitettuja työntekijöiden salassapitosopimuksia. Toimintaamme tukevat Kosovossa toimivat oman talon kyberturvallisuusasiantuntijat, jotta yritysten tietosuojastandardit täyttyvät.

Tekoälyavusteisuus ja ihmisen harkinta

Tekoälyjärjestelmät auttavat tikettien alkuohjauksessa, tietopankkihauissa, kalenterisäännöissä ja rutiininomaisissa UKK-vastauksissa. Ihmisasiantuntijat hoitavat vivahteikkaan liidien kvalifioinnin, monimutkaisen ajanvarauslogistiikan, empaattisen asiakasviestinnän ja suhteiden hallinnan. Integroidumme suoraan nykyisiin CRM-, VoIP- ja helpdesk-työkaluihinne.

Toteutusvaihtoehdot

Offshore-kustannussäästöt yhdysvaltalaisille yrityksille · Nearshore-yhteensopivuus EU:lle

Yhdysvallat

Offshore-tuki USA:lle Kosovosta

Omat eurooppalaiset tiimit, jotka työskentelevät USA:n työaikaan: tiivis puhelinpalvelu, liidien kvalifiointi ja kalenterinhallinta 50–60 % edullisemmin kuin rekrytointi USA:ssa.

US offshore model →

Eurooppa

Nearshore-tuki Britannian ja DACH-alueen yrityksille

CET-aikavyöhykkeellä toimiva monikielinen tuki englanniksi, saksaksi, ranskaksi, italiaksi ja espanjaksi eurooppalaisille konsulttiyrityksille, toimistoille ja asiantuntijapalveluyrityksille.

European nearshore →

Miksi asiantuntijapalveluyritykset valitsevat OLYMP BPO:n

✓Omat kokoaikaiset agentit, jotka on koulutettu juuri teidän yrityksenne palveluihin ja brändin sävyyn
✓Palauta laskutettavia tunteja osakkaille, konsulteille, kirjanpitäjille ja rekrytoijille
✓Ei vastaamattomia puheluita tai menetettyjä liidejä kiireisimpinä työ- ja kampanja-aikoina
✓Tiukka luottamuksellisuus, salassapitosopimusten noudattaminen ja yritystason tietoturvainfrastruktuuri
✓Saumaton integraatio HubSpotin, Salesforcen, Pipedriven, Calendlyn ja Zendeskin kanssa
✓Joustava skaalaus kausittaisiin veroaikoihin, kampanjalanseerauksiin tai yrityksen kasvuun
✓Monikielinen osaaminen yrityksille, jotka laajentuvat globaaleille tai usean alueen markkinoille
✓Läpinäkyvä kustannusrakenne ilman piilotettuja paikkamaksuja tai yllättäviä lisäveloituksia

Asiantuntijat vapaaksi hallinnollisesta työstä

Asiantuntijayrityksessä jokainen tunti, jonka osakas käyttää aikataulutukseen ja hallintoon, on tunti pois asiakkailta. Tämä opas käsittelee, mitä kannattaa luovuttaa ja miten.

Mitkä tehtävät asiakaspalvelutiimi voi ottaa hoitaakseen?

Päänumeroon vastaaminen ja puhelujen ohjaaminen oikealle henkilölle
Verkkotiedusteluihin vastaaminen ja niiden kvalifiointi kriteerienne mukaan
Tapaamisten varaaminen sekä vahvistusten ja muistutusten lähettäminen
Asiakirjojen ja tietojen kerääminen uuden asiakkaan käyttöönottoa varten
Allekirjoitusten, puuttuvien asiakirjojen ja myöhässä olevien tietojen perään kysyminen
CRM:n ja toimeksiantojenhallintajärjestelmän pitäminen ajan tasalla

Miten tiedustelut kvalifioidaan?

Esimerkki tiedustelun kvalifioinnista asiantuntijayrityksessä
Kysymys	Tarkoitus
Missä asiassa tarvitsette apua?	Ohjaus oikealle palvelulinjalle tai henkilölle
Koskeeko asia teitä itseänne vai yritystänne?	Yksityisten ja yritysasioiden erottaminen
Onko määräaikaa?	Aikakriittisten asioiden priorisointi
Mistä kuulitte meistä?	Suosittelu- ja markkinointilähteiden seuranta
Onko olemassa asiakassuhdetta tai eturistiriitaa?	Mahdollisten eturistiriitojen merkitseminen teidän tarkistettavaksenne

Mihin neuvonnan raja vedetään?

Asiakaspalvelutiimi ei koskaan anna neuvoja tai lausuntoja. Käsikirjoitusten tulee auttaa agentteja tunnistamaan, milloin soittaja pyytää neuvoa, ja selittämään kohteliaasti, että asiantuntija käsittelee asian tapaamisessa. Tämä suojaa asiakkaita, pitää yrityksenne ammatillisten velvoitteiden rajoissa ja välttää vastuun.

Lue lisää

Miten asiakkaan luottamuksellisuus suojataan?

Salassapitovelvoitteet jokaiselle tiimin jäsenelle
Pääsy vain järjestelmiin ja asioihin, joita kukin tehtävä edellyttää
Asiakasasiakirjoja ei säilytetä hyväksymienne järjestelmien ulkopuolella
Suojatut asiakirjojen keruuportaalit sähköpostiliitteiden sijaan
Pääsyn lokitus ja säännöllinen katselmointi

Miten asiakaspalvelutiimi otetaan käyttöön asiantuntijayrityksessä?

Dokumentoikaa, miten kukin tiedustelutyyppi hoidetaan, kuka kattaa mitkä palvelulinjat, kunkin asiantuntijan kalenterisäännöt ja vakiomuotoiset käyttöönottotarkistuslistat. Aloittakaa puheluihin vastaamisesta ja aikataulutuksesta, ja lisätkää käyttöönotto- ja hallintotehtävät, kun tiimi tuntee yrityksenne.

Mitkä mittarit osoittavat hyödyn?

Vastatut puhelut ja tavoiteajassa vastatut tiedustelut
Tiedustelusta tapaamiseen -konversio
Aika toimeksiannosta täydelliseen käyttöönottoaineistoon
Asiantuntijoilta pois siirretyt hallinnollisen työn tunnit
Asiakastyytyväisyys vastaamisen nopeuteen

UKK

Usein kysytyt kysymykset

Mitä asiantuntijapalveluiden asiakaspalvelun ulkoistaminen on?

Se tarkoittaa yhteistyötä ulkopuolisen BPO-palveluntarjoajan, kuten OLYMP BPO:n, kanssa, joka hoitaa yrityksenne ensilinjan puhelinpalvelun, liidien kvalifioinnin, konsultaatioiden ajanvarauksen, live chatin ja CRM-hallinnon.

Yrittävätkö ulkoistetut agentit antaa asiantuntijaneuvontaa?

Eivät. Ulkoistetut agentit hoitavat vain ensilinjan asiakaspalvelun, vastaanoton, kvalifioinnin ja ajanvarauksen hyväksyttyjen skriptien mukaan. Kaikki erikoistunut konsultointi sekä kirjanpito-, oikeudellinen, rahoitus- tai strateginen neuvonta pysyy tiukasti omilla ammattilaisillanne.

Miten liidien kvalifiointi toimii?

Määrittelemme yhdessä kanssanne kvalifiointikriteerit (esimerkiksi budjetti, aikataulu, palvelutarve, yrityksen koko). Saapuvat liidit seulotaan näiden sääntöjen mukaan ennen kuin ne varataan asiantuntijoidenne kalentereihin.

Voitteko integroitua CRM- ja ajanvaraustyökaluihimme?

Kyllä. Tiimimme työskentelevät suoraan nykyisissä työkaluissanne, kuten Salesforcessa, HubSpotissa, Pipedrivessä, Zohossa, Calendlyssä, Microsoft Outlookissa, Google Workspacessa ja Zendeskissä.

Voitteko tarjota tukea virka-ajan ulkopuolella?

Kyllä. Tarjoamme pidennetyn palveluajan ja 24/7-malleja, jotta kansainväliset liidit ja virka-ajan ulkopuoliset tiedustelut saavat vastauksen heti.

Miten varmistatte asiakastietojen luottamuksellisuuden?

Noudatamme tiukkoja turvatoimia: dokumentoidut tietoturvamenettelyt, roolipohjainen käyttöoikeuksien hallinta, suojatut työasemat, päätelaitteiden DLP-valvonta, puhtaan työpöydän käytäntö ja henkilökohtaiset salassapitosopimukset.

Rakenna oma asiantuntijapalveluiden tukitiimi

Vapauta konsulttinne, kirjanpitäjänne, rekrytoijanne ja neuvonantajanne laskutettavaan työhön. Rakenna Kosovoon oma tukitiimi puheluihin vastaamiseen, liidien kvalifiointiin ja ajanvaraukseen.

Ota yhteyttä OLYMP BPO:hon Tutustu contact center -palveluihin