Kiinteistöalan asiakaskokemus · Toimistot · Isännöinti · Rakennuttajat

Kiinteistöalan asiakaspalvelu, joka kerää liidit ja vapauttaa välittäjät kaupantekoon.

OLYMP BPO rakentaa omia tiimejä välitystoimistoille, isännöitsijöille, rakennuttajille ja välittäjille: saapuva ja lähtevä puhe, liidien kvalifiointi, esittelyajat, sähköposti, live chat, vuokralaisviestintä ja hyväksytty back office teidän CRM:nne ja eskalointienne päällä.

Rakenna kiinteistöalan asiakaspalvelu Katso liiditratkaisu

Liidien kvalifiointi
Ajanvaraus
Contact center
Vuokralaistuki
24/7-vaihtoehdot

Mitä kiinteistöalan asiakaspalvelun ulkoistaminen on?

Kiinteistöalan asiakaspalvelun ulkoistaminen tarkoittaa, että oma ulkopuolinen tiimi vastaa kiinteistötiedusteluihin, kvalifioi ostajia ja vuokralaisia, varaa esittelyt, seuraa liidejä sekä hoitaa vuokralaisviestinnän ja huoltopyyntöjen vastaanoton toimistoille, välittäjille, rakennuttajille ja kiinteistönhoitajille. Välittäjät ja päälliköt pitävät neuvottelut, oikeudelliset ja erikoisasiat. OLYMP BPO tarjoaa nämä tiimit Pristinasta, Kosovosta.

Myyntipuoli: Tiedusteluihin vastaaminen, liidien kvalifiointi, esittelyjen ajanvaraus, seuranta
Kiinteistönhallinta: Vuokralaisten kysymykset, huoltopyyntöjen vastaanotto, ajanvaraus
Pysyy teillä: Neuvottelut, sopimukset, oikeudelliset asiat ja hätätilanteet kohteessa
Työkalut: Teidän CRM:nne, kiinteistöportaalien liidit ja kiinteistönhallintaohjelmisto

Määritelmä

Mitä kiinteistöalan asiakaspalvelun ulkoistaminen on?

BPO hoitaa valitun osan kiinteistöliiketoimintanne asiakasrajapinnan ja hallinnon työstä. Suuren volyymin kyselyt, liidien jatkoseuranta ja ajanvaraus siirtyvät omalle tiimille. Neuvottelu, hinnoitteluneuvonta ja isännöinnin erityispäätökset pysyvät teidän välittäjillänne ja päälliköillänne.

✓Kohdekyselyt, liidien kvalifiointi, esittelyajat, vuokralaisviestintä, sähköposti, chat ja puhe
✓Ensilinjan vastaukset hyväksytyn kohdetiedon pohjalta; monimutkainen neuvonta eskaloidaan lisensoiduille ammattilaisille
✓Koulutettu teidän kohdevalikoimaanne, CRM:ään, käsikirjoituksiinne ja luovutussääntöihinne, ei yleiseen jaettuun jonoon

Liidi- ja palvelusuppilo

Ensimmäisestä kyselystä välittäjälle luovutukseen: nopeasti kauppaa menettämättä.

Mainonta luo volyymia. Ulkoistus varmistaa, että jokainen liidi saa nopean, jäsennellyn vastauksen, jolloin välittäjät käyttävät aikansa kvalifioituihin prospekteihin ja esittelyihin.

01↓

Kerää

Saapuvat puhelut, verkkolomakkeet, chat ja portaalikyselyt vastataan nopeasti hyväksytyllä kohdetiedolla.

02↓

Kvalifioi

Budjetti, sijainti, ajoitus ja ostajan/vuokralaisen aikomus pisteytetään kriteerienne mukaan ennen kuin välittäjän aikaa käytetään.

03↓

Varaa aika

Esittelyt, konsultaatiot ja takaisinsoitot varataan oikeisiin kalentereihin vahvistuksin ja uudelleenaikatauluin.

Luovuta

Siistit muistiinpanot CRM:ssä, lämmin siirto tai sovittu tapaaminen: välittäjät saapuvat valmistautuneina eivätkä soita kylmänä listaa läpi.

Kanavat ja työnkulut

Jonot, joita kiinteistöalan tiimit todella pyörittävät.

Kiinteistöalan contact center

Saapuva puhe kohteille, saatavuudelle, esittelyille, hakemuksille ja yleiselle asiakaskokemukselle.

Liidien kvalifiointi

Ota yhteyttä, kvalifioi, kerää vaatimukset, ohjaa tai varaa oikealle välittäjälle.

Lähtevä jatkoseuranta

Liidien perässä kulkeminen, ajanvarausvahvistukset, uudelleenaktivointi, CSAT ja hyväksytyt kampanjat.

Ajanvaraus

Esittelyt, katselmukset ja konsultaatiot: kalenterit, vahvistukset ja uudelleenaikataulutukset.

Kohdekyselyjen asiakaskokemus

Hinta, ominaisuudet, mukavuudet ja vuokrauksen perusteet hyväksytystä datasta; neuvottelu eskaloidaan.

Live chat ja sähköposti

Verkkosivuston ja kohdeportaalien kävijöille vastataan reaaliaikaisesti tai asynkronisesti brändin sävyllä.

Vuokralais- / isännöintituki

Huoltopyyntöjen vastaanotto, yleiset vuokralaiskysymykset, sisään- ja ulosmuuttoviestintä; hätätilanteet eskaloidaan.

Back office

CRM-tietojen ylläpito, kohdepäivitykset, dokumenttien käsittely, liidihallinto ja raportointituki.

Keitä tuemme

Myyntipuoli ja hallintopuoli: sama oma malli.

Kiinteistönvälitystoimistot

Ensilinjan asiakaskokemus ja liidien käsittely, jotta välittäjät keskittyvät esittelyihin, tarjouksiin ja kauppoihin.

Isännöinti

Vuokralaisten ja omistajien viestintä, huoltopyyntöjen vastaanotto, ajanvaraus ja toistuva hallinto.

Rakennuttajat ja lanseeraukset

Lisäkapasiteetti uusille julkaisuille: kyselyt, liidien keruu, konsultaatiot ja jatkoseuranta.

Liikekiinteistöt

Jäsennellyt usean sidosryhmän kyselyt, ajanvaraukset ja ammattimainen ensilinjan tuki.

Vuokraus- ja leasing-toiminta

Saatavuus, hakemusten tila ja yleiset vuokralaispolut teidän toimintaohjeidenne mukaan.

Kasvavat välitysyritykset

Aloittakaa puheluista ja kvalifioinnista; lisätkää chat, isännöintituki, yövuorot tai kieliä kasvun myötä.

Tietoturva ja tekoäly

Suojatkaa asiakas- ja kohdetiedot. Käyttäkää tekoälyä toistuvalla tasolla.

Kiinteistöalan tietojen kontrollit

Yhteys-, kohde- ja talouteen liittyvät tiedot vaativat roolipohjaiset käyttöoikeudet, suojatun tunnistautumisen, suojatut työasemat, päätelaitesuojauksen, seurannan, lokituksen ja määritellyn käsittelyn. Kosovon kyberturvaosaaminen tukee suunnittelua työnkulkukohtaisesti.

Ihminen + tekoälyn tuki

Tekoäly voi auttaa ohjaamaan liidejä, tiivistämään keskusteluja, nostamaan esiin kohdetietoja ja luonnostelemaan vastauksia. Ihmiset hoitavat kvalifioinnin vivahteet, valitukset ja tilanteet, jotka vaativat harkintaa.

Toimitus

Offshore yhdysvaltalaiselle kiinteistöalalle. Nearshore eurooppalaisille toimistoille ja isännöintiyrityksille.

Yhdysvallat

Offshore-kiinteistöalan asiakaskokemus

Kosovosta toimivat omat tiimit englanninkielisellä palvelulla, monivuorovaihtoehdoilla ja nopeammalla liidivasteella Yhdysvaltain aikavyöhykkeillä.

US offshore model →

Eurooppa · DE / AT / CH · UK

Nearshore-kiinteistöalan asiakaskokemus

CET-yhteistyö, monikieliset tiimit ja eurooppalainen toimitus välitystoimistoille, isännöintiyrityksille ja rakennuttajille.

European nearshore →

Miten kiinteistöalan asiakaskokemuksen ulkoistuskumppani valitaan

✓Liidien kvalifioinnin ja ajanvarauksen kurinalaisuus, ei vain yleistä puheluiden käsittelyä
✓Koulutus teidän CRM:ään, kohteisiinne ja luovutussääntöihinne
✓Selkeät eskalaatiot välittäjille, isännöitsijöille ja asiantuntijoille
✓Tietoturva- ja käyttöoikeussuunnittelu asiakas- ja kohdetiedoille
✓Aukioloaikojen ulkopuolinen ja usean markkinan kattavuussuunnitelmat
✓Omat tiimit, ei vain jaetut yleisagentit
✓Hinnoittelu työpisteiden, tuntien, kielten ja monimutkaisuuden mukaan

Kiinteistötiedusteluista esittelyihin ja vuokralaisista pitkäaikaisiksi asukkaiksi

Kiinteistönvälityksessä liidin nopeus ratkaisee, kuka saa esittelyn. Kiinteistönhallinnassa nopeat ja järjestelmälliset vastaukset ratkaisevat, pysyvätkö vuokralaiset. Tämä opas kattaa molemmat.

Miksi vasteaika on niin tärkeä?

Kiinteistön etsijät ottavat yleensä yhteyttä useaan välittäjään tai ilmoitukseen samaan aikaan. Ensimmäisellä välittäjällä, joka vastaa hyödyllisillä tiedoilla ja konkreettisella esittelyajalla, on parhaat mahdollisuudet voittaa asiakas. Illat ja viikonloput kattava ulkoistettu tiimi, jolloin moni selaa ilmoituksia, varmistaa, ettei yksikään tiedustelu odota maanantaihin.

Miten liidit tulisi kvalifioida?

Budjetti ja rahoitustilanne, kuten asuntolainan alustava hyväksyntä tarvittaessa
Aikataulu: milloin he haluavat muuttaa tai ostaa
Pakolliset vaatimukset: alue, koko, tyyppi, pysäköinti, lemmikit
Tilanne: ensiasunnon ostaja, sijoittaja, muuttava, vuokralainen suosituksineen
Toivotut esittelyajat ja yhteydenottokanava

Kvalifioidut liidit varataan suoraan välittäjän kalenteriin vastaukset CRM:ssä, jolloin ensimmäinen keskustelu alkaa oikealta tasolta.

Mitä kiinteistönhoitajat voivat ulkoistaa?

Ulkoistamiseen soveltuvat kiinteistönhallinnan tehtävät
Tehtävä	Miten tiimi sen hoitaa
Huoltopyynnöt	Kerää tiedot ja kuvat, luokittele kiireellisyys, luo työtilaus
Vuokralaisten kysymykset	Vuokra, maksut, sisään- ja ulosmuuton menettelyt, järjestyssäännöt
Ajanvaraus	Tarkastukset, urakoitsijoiden pääsy, tyhjien kohteiden esittelyt
Uusinnat	Muistutuspuhelut ja uusintapäätösten keruu

Lue lisää

Miten hätätilanteet hoidetaan?

Sopikaa selkeä määritelmä hätätilanteista (kaasun haju, tulva, lämmityksen puuttuminen talvella, turvallisuusongelmat) ja virka-ajan ulkopuolinen eskalointipolku päivystäjillenne tai urakoitsijoillenne. Agentit noudattavat turvallisuusohjeiden skriptiä, kirjaavat puhelun ja varmistavat, että eskalaatio on vastaanotettu.

Mitkä mittarit ovat tärkeitä?

Ensivasteaika uusiin tiedusteluihin
Liidistä esittelyyn -konversio ja esittelyihin saapumisprosentti
Täydellisin tiedoin kirjatut huoltopyynnöt
Vuokralaisten tyytyväisyys ja uusintaprosentti
CRM-tietojen täydellisyys

Mitä sääntöjä sovelletaan kiinteistömarkkinointiin ja vuokralaistietoihin?

Tasa-arvoisen kohtelun ja syrjinnän vastaiset säännöt koskevat sitä, miten liidejä kvalifioidaan ja miten kohteita kuvataan, ja tietosuojalaki kattaa vuokralaisten ja hakijoiden tiedot. Agenttien tulisi esittää vain ne kvalifiointikysymykset, jotka vaatimustenmukaisuuskäytäntönne sallii, ja henkilökohtaisia asiakirjoja tulee käsitellä vain hyväksytyissä järjestelmissä.

UKK

Kiinteistöalan asiakaspalvelun ulkoistamisen kysymykset

Mitä kiinteistöalan asiakaspalvelun ulkoistaminen on?

Ulkoisen BPO:n käyttöä valitun kiinteistöalan asiakaskokemuksen, liidien hallinnan ja hallinnon hoitamiseen: puhelut, sähköposti, chat, kvalifiointi, ajanvaraukset, vuokralaistuki ja back office teidän menettelyjenne mukaan.

Mitä kiinteistöalan palveluita voi ulkoistaa?

Saapuvat/lähtevät puhelut, liidien kvalifiointi, ajanvaraus, sähköposti, live chat, vuokralaistuki, kohdekyselyt, jatkoseuranta ja hyväksytty back office -työ.

Voivatko kiinteistöalan yritykset ulkoistaa liidien kvalifioinnin?

Kyllä. Omat edustajat voivat ottaa yhteyttä liideihin, kerätä tietoja, kvalifioida ne kriteerienne mukaan ja varata tapaamisia välittäjille.

Voivatko isännöitsijät ulkoistaa vuokralaistuen?

Kyllä hyväksytyn vuokralaisviestinnän, huoltopyyntöjen vastaanoton, ajanvarauksen, yleisten kysymysten, sähköpostin ja puhelimen osalta; hätätilanteet ja erityisasiat eskaloidaan.

Voivatko yhdysvaltalaiset kiinteistöalan yritykset käyttää Kosovoa?

Kyllä. Kosovo tarjoaa eurooppalaisen offshore-toimituksen omille asiakaskokemus- ja liidienhallintatiimeille.

Voivatko eurooppalaiset kiinteistöalan yritykset käyttää Kosovoa nearshore-ratkaisuna?

Kyllä. Saksa, Itävalta, Sveitsi, Iso-Britannia ja muut EU-markkinat voivat käyttää CET-aikaan sidottuja nearshore-tiimejä.

Onko kiinteistöalan tuki saatavilla 24/7?

Kyllä. Tiimit voidaan rakentaa pidennetyille aukioloajoille tai 24/7-kattavuudelle kyselykuvioiden ja aikavyöhykkeiden mukaan.

Onko kiinteistöalan ulkoistaminen turvallista?

Tietoturva riippuu kontrolleista, käyttöoikeuksien hallinnasta ja vaatimuksistanne. OLYMP voi toteuttaa työnkulkukohtaisia kontrolleja ja tarjota kyberturvaosaamista; te määrittelette järjestelmät ja sopimusvelvoitteet.

Miten hinnoittelu määräytyy?

Tiimin koon, kielten, aukioloaikojen, monimutkaisuuden, teknologian, koulutuksen ja laajuuden mukaan, ei pelkän otsikkohinnan perusteella.

Rakenna oma kiinteistöalan asiakaspalvelutiimi myyntiputkenne ympärille.

Kertokaa CRM:nne, kanavanne, markkinanne, aukioloaikanne ja se, miten kvalifioitte liidit. Suunnittelemme Kosovo-tiimin kyselyille, ajanvarauksille sekä vuokralais- tai myyntipuolen asiakaskokemukselle.

Ota yhteyttä OLYMP BPO:hon Kiinteistöalan sivu