Warum ist die Reaktionsgeschwindigkeit so wichtig?
Suchende kontaktieren meist mehrere Makler oder Inserate gleichzeitig. Wer zuerst mit nützlichen Informationen und einem konkreten Besichtigungstermin antwortet, hat die besten Chancen auf den Kunden. Ein ausgelagertes Team, das Abende und Wochenenden abdeckt, wenn viele Menschen Inserate durchsehen, sorgt dafür, dass keine Anfrage bis Montag wartet.
Wie sollten Leads qualifiziert werden?
- Budget und Finanzierungsstand, etwa eine Finanzierungszusage im Grundsatz, wo relevant
- Zeitpunkt: wann sie umziehen oder kaufen müssen
- Muss-Kriterien: Lage, Größe, Objektart, Parkplatz, Haustiere
- Situation: Erstkäufer, Investor, Umzug aus beruflichen Gründen, Mieter mit Referenzen
- Bevorzugte Besichtigungszeiten und Kontaktkanal
Qualifizierte Leads werden direkt in den Kalender des Maklers gebucht, mit den Antworten im CRM, damit das erste Gespräch auf dem richtigen Niveau beginnt.
Was können Hausverwaltungen auslagern?
| Aufgabe | Wie das Team sie bearbeitet |
|---|---|
| Instandhaltungsanfragen | Details und Fotos sammeln, Dringlichkeit einstufen, Auftrag anlegen |
| Mieterfragen | Miete, Zahlungen, Ein- und Auszugsabläufe, Hausordnung |
| Terminplanung | Begehungen, Zugang für Handwerker, Besichtigungen leerstehender Einheiten |
| Verlängerungen | Erinnerungsanrufe und Einholen von Verlängerungsentscheidungen |
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Wie werden Notfälle gehandhabt?
Vereinbaren Sie eine klare Definition von Notfällen (Gasgeruch, Überschwemmung, keine Heizung im Winter, Sicherheitsprobleme) und einen Eskalationsweg außerhalb der Geschäftszeiten zu Ihrem Bereitschaftspersonal oder Ihren Handwerkern. Agents folgen einem Leitfaden für Sicherheitshinweise, protokollieren den Anruf und bestätigen, dass die Eskalation angekommen ist.
Welche Kennzahlen zählen?
- Zeit bis zur ersten Antwort auf neue Anfragen
- Umwandlung von Leads in Besichtigungen und Erscheinensquote
- Vollständig erfasste Instandhaltungsanfragen
- Mieterzufriedenheit und Verlängerungsquote
- Vollständigkeit der CRM-Daten
Welche Regeln gelten für Immobilienvermarktung und Mieterdaten?
Gleichbehandlungs- und Antidiskriminierungsregeln gelten dafür, wie Leads qualifiziert und Objekte beschrieben werden, und das Datenschutzrecht erfasst Daten von Mietern und Bewerbern. Agents sollten nur die Qualifizierungsfragen stellen, die Ihre Compliance-Richtlinie erlaubt, und persönliche Dokumente nur über freigegebene Systeme bearbeiten.