Reise- & Gastgewerbe-CX · Mehrsprachig 24/7

Reise-Kundensupport, der Störungen weltweit schnell löst.

OLYMP BPO baut dedizierte Kundensupport-Teams für Hotels, OTAs, Reisebüros, Fluggesellschaften, Ferienwohnungen, Autovermietungen und Kreuzfahrtgesellschaften auf – für Reservierungen, Stornierungen, Umbuchungen, 24/7-Gästebetreuung und Backoffice in Ihren Buchungssystemen.

Reise-Support-Team aufbauen Störungs-Playbook ansehen

Hotelreservierungen
24/7-Gästebetreuung
Stornierungen & Umbuchungen
8+ Sprachen
Skalierung in der Hauptsaison

Was ist Kundensupport-Outsourcing für Reise und Hotellerie?

Beim Kundensupport-Outsourcing für Reise und Hotellerie übernimmt ein dediziertes externes Team Reservierungen, Buchungsänderungen, Stornierungen, Erstattungen, Gästefragen und Unterstützung bei Störungen für Hotels, Online-Reisebüros, Reiseveranstalter, Vermieter und Reisemarken. OLYMP BPO stellt mehrsprachige Teams aus Prishtina, Kosovo, mit 24/7-Abdeckung und Spitzenplänen für die Hochsaison bereit.

Typische Arbeit: Reservierungen, Änderungen, Stornierungen, Erstattungen, Gästebetreuung
Spitzen: Sommer, Feiertage, Events sowie Wetter- und Reisestörungen
Sprachen: Englisch, Deutsch, Französisch, Italienisch und weitere je nach Verfügbarkeit
Systeme: Ihre Buchungsmaschine, Ihr PMS oder Reservierungssystem und Ihr Helpdesk

Definition

Was ist das Outsourcing des Kundensupports für Reise & Gastgewerbe?

Sie arbeiten mit einem BPO-Anbieter zusammen, um den Gast-, Reisenden- und Reservierungssupport zu verwalten. Routinewarteschlangen, Änderungen und hochvolumige Spitzenkommunikation werden an ein dediziertes Team übergeben, während Entscheidungen vor Ort oder auf Führungsebene bei Ihrem Kernpersonal verbleiben.

✓Reservierungen, Reiseplankorrekturen, Stornierungen, Rückerstattungen, Verspätungen, Sonderwünsche und Gästebetreuung
✓Mehrsprachige 24/7-Abdeckung über Sprache, E-Mail, Live-Chat, WhatsApp und Buchungsportale
✓Direkt geschult auf Ihr PMS, GDS, CRM und Ihre Stornierungsrichtlinien – kein generischer Shared Floor

Störungs- & Spitzen-Playbook

Wenn Reisepläne fehlschlagen, entscheidet die Support-Geschwindigkeit über die Kundenbindung.

Flugstornierungen, wetterbedingte Verspätungen und saisonale Buchungsspitzen führen zu sofortigen Kontaktanfragen. Unsere dedizierten Teams fangen die Spitzen ab, damit Ihr lokales Personal nicht überlastet wird.

Vorab-Buchung & Anfragen

Verfügbarkeit, Preise, Ausstattung und Richtlinienfragen werden sofort im Live-Chat beantwortet, um Buchungen zu sichern.

Änderungen & Umbuchungen

Datumsänderungen, Zimmer-Upgrades und Anpassungen des Reiseplans werden präzise in Ihrer Buchungs-Engine verarbeitet.

03Peak Surge

Störungsmanagement

Schnelle Kontaktaufnahme und Umbuchungshilfe bei Flugverspätungen, Stornierungen oder Notfall-Fahrplanänderungen.

Nach dem Aufenthalt & Rückerstattungen

Abrechnungsklärungen, Feedback, Treueguthaben und Rückerstattungsanträge gemäß genehmigten Regeln.

Kanäle & Dienstleistungen

Omnichannel-Gästebetreuung, ausgelegt auf zeitkritische Reisen.

Reise-Callcenter

Inbound-Sprachkanäle für dringende Buchungsänderungen, Gästesupport und telefonische Reservierungen.

Hotelreservierungssupport

Verfügbarkeitsanfragen, Tarifrichtlinien, Gruppenbuchungen und PMS-Aktualisierungen.

Stornierungen & Rückerstattungen

Richtlinienbasierte Stornierungsabwicklung, Gutscheine und Rückerstattungsverfolgung.

Live-Chat-Support

Unmittelbare Unterstützung vor Ort und im Portal für Reisende beim Stöbern oder Anpassen von Reisen.

E-Mail- & Ticket-Support

Strukturierte Bearbeitung von Bestätigungsanfragen, Dokumenten und Feedback nach der Reise.

24/7- & saisonale Abdeckung

Rund-um-die-Uhr-Schichtmodelle und vortrainierte Spitzenauslastungskapazitäten für Feiertage.

Termin- & Aktivitätsplanung

Ausflüge, Shuttletransfers, Spa- und Beratungsbuchungen nahtlos verwaltet.

Backoffice-Operationen

Listungsaktualisierungen, Bestandsabgleich, Provisionsabstimmung und Rechnungsverarbeitung.

Unterstützte Sektoren

Maßgeschneiderte Workflows für jede Reise-Vertikale.

Hotels & Resorts

Anfragen vor der Anreise, Reservierungsverwaltung, Gästeanfragen und Multi-Property-CX.

Online-Reisebüros (OTAs)

Hochvolumige Buchungen mit mehreren Anbietern, Stornierungsmanagement und Multichannel-Helpdesk.

Fluggesellschaften & Transport

Reiseplanfragen, Fahrplanänderungen, Erfassung von Gepäckanfragen und Passagier-CX der ersten Ebene.

Ferienwohnungen

Check-in-Anweisungen, Gästenachrichten, Annahme von Wartungsanfragen und Übergabe an lokale Teams vor Ort.

Autovermietungsmarken

Reservierungen, Verlängerungsanfragen, Abhol-/Rückgaberichtlinien und Abrechnungsklärungen.

Kreuzfahrten & Touren

Komplexe Reiseplanfragen, Ausflugsbuungen, Dokumentenprüfungen und Passagierbetreuung.

Sicherheit & KI-Integration

Datenschutz für Zahlungsdetails bei gleichzeitig menschlichem Einfühlungsvermögen für Reisende.

Zahlungs- & Buchungssicherheit

Reisevorgänge verarbeiten Namen, Pässe und Kreditkartendaten. Wir erzwingen rollenbasierte Zugriffe, eingeschränkte Berechtigungen, Endpunkt-DLP und Kontrollen für Zahlungsdaten, die Kartennummern von den Bildschirmen der Agenten fernhalten, unterstützt durch spezialisierte Cybersicherheitsteams im Kosovo.

KI-gestützte Effizienz

KI unterstützt Agenten durch sofortige Richtlinienabfragen, Reiseplanübersichten und Ticket-Routing. Menschliche Spezialisten übernehmen, sobald Empathie, Flugänderungen oder Störungsmanagement erforderlich sind.

Global Delivery

Offshore für US-Reisemarken. Nearshore für europäische Anbieter.

Vereinigte Staaten

Offshore-Reise-CX

Im Kosovo ansässige dedizierte Teams mit englischem Muttersprachniveau, 24/7-Schichtabdeckung und 50–60 % Kosteneinsparung im Vergleich zur internen US-Rekrutierung.

US offshore model →

Europa · DE / AT / CH · UK

Nearshore-Reise-CX

Anpassung an die mitteleuropäische Zeit (MEZ) mit mehrsprachigen Muttersprachlern für Deutsch, Französisch, Italienisch, Spanisch, Niederländisch und Englisch.

European nearshore →

Worauf bei einem Reise-BPO-Partner zu achten ist

✓Fließende Beherrschung von Buchungs-Engines, GDS, PMS und Ticketing-Plattformen
✓Nachgewiesene Fähigkeit zur Skalierung um 30–50 % in den Hauptferienzeiten
✓24/7-Abdeckungsmodelle über globale Reisedezonen hinweg
✓Mehrsprachige Fähigkeiten aus einem einzigen europäischen Hub
✓Strenger Datenschutz für Passagier- und Zahlungsinformationen
✓Dedizierte Plätze statt gemeinsam genutzter Warteschlangen, die die Markenstimme verwässern

Gäste- und Reisendensupport: ein Praxis-Playbook

Reisende melden sich, wenn sich Pläne ändern oder schiefgehen, oft weit weg von zu Hause. So sorgen Sie dafür, dass die Antwort schnell, korrekt und ruhig ist.

Welche Kontakte bearbeitet ein Reise-Supportteam?

Neue Reservierungen und Verfügbarkeitsfragen per Telefon, Chat und E-Mail
Datumsänderungen, Upgrades und Sonderwünsche
Stornierungen und Erstattungen gemäß den Tarifbedingungen
Gästefragen vor der Anreise: Check-in, Transfers, Ausstattung
Themen nach dem Aufenthalt: Rechnungen, Fundsachen, Beschwerden und Bewertungen

Wie sollten Störungen bewältigt werden?

Wenn Flüge gestrichen werden oder Wetter Flughäfen schließt, steigen die Kontaktzahlen innerhalb von Minuten. Bereiten Sie ein Störungs-Playbook vor: Prioritätsregeln (Reisende, die gerade unterwegs sind, zuerst), vorab genehmigte Umbuchungs- und Gebührenerlassoptionen, Nachrichtenvorlagen für jeden Kanal und zusätzliches Personal in Bereitschaft. Aktualisieren Sie das Playbook nach jedem größeren Ereignis.

Was brauchen Agents, um korrekt umzubuchen und zu erstatten?

Zugang zum Buchungssystem mit den passenden Rechten je Aktion
Klare Regeln für jede Tarifart: erstattbar, nicht erstattbar, flexibel
Befugnisgrenzen für Kulanzgesten und Gebührenerlasse
Lieferantenkontakte und Eskalationswege für Buchungen über Dritte
Zahlungsabwicklung, bei der vollständige Kartennummern nicht auf den Bildschirmen der Agents erscheinen

Wie planen Sie für saisonale Spitzen?

Saisonale Planungsschritte im Reise-Support
Wann	Was tun
8–12 Wochen vorher	Kontakte aus Buchungen und der letzten Saison prognostizieren; zusätzliche Plätze vereinbaren
4–6 Wochen vorher	Saisonkräfte rekrutieren und auf Kernthemen schulen
Während der Spitze	Tägliche Volumenprüfung, flexible Schichten, erweiterte Zeiten
Nach der Spitze	Prüfen, was Kontakte ausgelöst hat, und Hilfeinhalte aktualisieren

Warum ist mehrsprachiger Support im Reisebereich wichtig?

Internationale Reisende wollen Hilfe in ihrer eigenen Sprache, besonders wenn etwas schiefgeht. Sprachteams für Ihre wichtigsten Herkunftsmärkte, kombiniert mit Englisch als Standard, verringern Missverständnisse bei Änderungen und Erstattungen und erleichtern die Lösung von Beschwerden.

Welche Kennzahlen zählen im Reise-Support?

Annahmegeschwindigkeit, besonders bei Störungen
Buchungsabschlussquote bei Verkaufsanrufen und -chats
Erstlösungsquote bei Änderungen und Stornierungen
Richtlinienkonforme Genauigkeit bei Erstattungen und Gebührenerlassen
Gästezufriedenheit und Bewertungen, die den Service erwähnen

FAQ

Fragen zum Support im Reise- & Gastgewerbebereich

Was ist das Outsourcing des Kundensupports für Reise & Gastgewerbe?

Es ist die Praxis, ein dediziertes externes BPO-Team zur Verwaltung von Gästeanfragen, Reservierungen, Buchungsänderungen, Stornierungen, E-Mail-, Chat- und Callcenter-Operationen einzusetzen.

Können Hotels den Reservierungssupport auslagern?

Ja. Dedizierte Agenten verwalten Telefon-, Chat- und E-Mail-Reservierungen, Änderungen und Gästeanfragen direkt in Ihrem Property Management System (PMS).

Wie geht OLYMP BPO mit Reisestörungen und saisonalen Spitzen um?

Wir stellen vortrainierte saisonale Spitzenkapazitäten bereit, die während der Hauptferienzeiten um 30–50 % skalieren, sowie eine Mehrschichtabdeckung bei Wetter- oder Flugstörungen.

Ist ein 24/7-Support für internationale Reisende verfügbar?

Ja. Wir bieten Rund-um-die-Uhr-Schichtpläne, sodass Ihre Gäste unabhängig von ihrer Zeitzone sofortige Hilfe erhalten.

Kann der Support in mehreren Sprachen angeboten werden?

Ja. Unser Hub in Prishtina bietet fließendes Englisch auf Muttersprachniveau sowie Deutsch, Französisch, Italienisch, Spanisch, Niederländisch und Türkisch.

Sind Gastsdaten bei OLYMP BPO sicher?

Ja. Wir setzen rollenbasierte Zugriffskontrollen, dokumentierte Sicherheitsverfahren und eine sichere Verarbeitung von Zahlungskartendaten durch.

Bauen Sie ein dediziertes Reise-Support-Team auf, das niemals schläft.

Teilen Sie Ihre Buchungssysteme, Spitzenzeiten, Kanäle und Sprachanforderungen mit uns. Wir entwerfen innerhalb von 48 Stunden ein maßgeschneidertes Kosovo-Delivery-Angebot.

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