Kundtjänst för resor och hotell · Flerspråkigt dygnet runt

Kundtjänst för resor som snabbt löser störningar, var som helst i världen.

OLYMP BPO bygger fasta kundtjänstteam för hotell, onlineresebyråer, resebyråer, flygbolag, semesterboenden, biluthyrare och kryssningsrederier: bokningar, avbokningar, ombokningar, gästservice dygnet runt och backoffice i era bokningssystem.

Bygg ett supportteam för resor Se planen för störningar

Hotellbokningar
Gästservice dygnet runt
Avbokningar och ombokningar
10 språk
Skalning under högsäsong

Vad är outsourcing av kundtjänst för resor och hotell?

Outsourcing av kundtjänst för resor och hotell innebär att ett fast externt team hanterar bokningar, ändringar, avbokningar, återbetalningar, gästfrågor och support vid störningar för hotell, nätbaserade researbyråer, researrangörer, uthyrningsföretag och reseföretag. OLYMP BPO tillhandahåller flerspråkiga team från Prishtina, Kosovo, med bemanning dygnet runt och planer för extra kapacitet under högsäsong.

Typiskt arbete: Bokningar, ändringar, avbokningar, återbetalningar, gästservice
Toppar: Sommar, högtider, evenemang samt väder- eller trafikstörningar
Språk: Engelska, tyska, franska, italienska och fler i mån av tillgång
System: Er bokningsmotor, ert PMS eller bokningssystem och er helpdesk

Definition

Vad är outsourcing av kundtjänst för resor och hotell?

Ni samarbetar med en BPO-leverantör som sköter support till gäster och resenärer samt bokningssupport. Rutinfrågor, ändringar och kommunikation vid stora volymtoppar flyttas till ett fast team, medan beslut på plats eller på ledningsnivå stannar hos er kärnpersonal.

✓Bokningar, uppdateringar av resplaner, avbokningar, återbetalningar, förseningar, särskilda önskemål och gästservice
✓Flerspråkig täckning dygnet runt via telefon, e-post, livechatt, WhatsApp och bokningsportaler
✓Utbildade direkt i ert PMS, GDS, CRM och era avbokningsvillkor, inte ett allmänt delat kontor

Plan för störningar och toppar

När reseplanerna spricker avgör supportens snabbhet om gästen stannar kvar.

Inställda flyg, väderförseningar och säsongsvisa bokningstoppar ger omedelbara kontakttoppar. Våra fasta team tar emot toppen så att er lokala personal inte blir överbelastad.

Före bokning och förfrågningar

Frågor om tillgänglighet, priser, boendets faciliteter och villkor hanteras direkt i livechatten för att säkra bokningar.

Ändringar och ombokningar

Datumändringar, rumsuppgraderingar och justeringar av resplaner hanteras korrekt i ert bokningssystem.

03Peak Surge

Hantering av störningar

Snabb kontakt och hjälp med ombokning vid flygförseningar, inställda avgångar eller akuta schemaändringar.

Efter vistelsen och återbetalningar

Förtydliganden kring fakturor, feedback, lojalitetskrediter och begäran om återbetalning hanteras enligt godkända regler.

Kanaler och tjänster

Gästservice i alla kanaler, byggd för tidskritiska resor.

Callcenter för resor

Inkommande samtal för brådskande bokningsändringar, gästsupport och telefonbokningar.

Support för hotellbokningar

Frågor om tillgänglighet, prisvillkor, gruppbokningar och uppdateringar i PMS.

Avbokningar och återbetalningar

Hantering av avbokningar enligt villkor, tillgodokvitton och uppföljning av återbetalningar.

Support via livechatt

Omedelbar hjälp på webbplatsen och i portalen för resenärer som letar eller ändrar resor.

Support via e-post och ärenden

Strukturerad hantering av bekräftelseförfrågningar, dokument och feedback efter resan.

Täckning dygnet runt och under säsong

Skiftmodeller dygnet runt och förutbildad toppkapacitet inför helgtoppar.

Bokning av tider och aktiviteter

Utflykter, transfer, spa och konsultationer bokas smidigt.

Backofficedrift

Uppdatering av annonser, synkning av lager, avstämning av provisioner och fakturahantering.

Delsektorer vi stöttar

Anpassade arbetsflöden för varje resevertikal.

Hotell och resorter

Önskemål före ankomst, bokningsadministration, gästfrågor och kundtjänst för flera anläggningar.

Onlineresebyråer (OTA)

Bokningar i stora volymer från många leverantörer, hantering av avbokningar och helpdesk i flera kanaler.

Flygbolag och kollektivtrafik

Frågor om resplaner, schemaändringar, registrering av bagageärenden och passagerarservice på nivå 1.

Semesterboenden

Incheckningsinstruktioner, meddelanden till gäster, mottagning av underhållsärenden och överlämning till lokala fastighetsteam.

Biluthyrningsvarumärken

Bokningar, förlängningar, villkor för upphämtning och återlämning samt förtydliganden kring fakturor.

Kryssningsrederier och turer

Komplexa frågor om resplaner, bokning av utflykter, dokumentkontroller och passagerarservice.

Säkerhet och AI-integration

Dataskydd för betalningsuppgifter, med mänsklig empati för resenärerna.

Säkerhet för betalningar och bokningar

Reseverksamhet hanterar namn, pass och kortuppgifter. Vi tillämpar rollbaserad åtkomst, begränsade behörigheter, DLP på slutpunkter och kontroller för betalningsdata som håller kortnummer borta från medarbetarnas skärmar, med stöd av specialiserade cybersäkerhetsteam i Kosovo.

AI-stödd effektivitet

AI hjälper medarbetarna med snabba uppslag av villkor, sammanfattningar av resplaner och dirigering av ärenden. Mänskliga specialister tar över så snart det krävs empati, flygändringar eller hantering av störningar.

Global leverans

Offshore för amerikanska resevarumärken. Nearshore för europeiska operatörer.

USA

Offshore-kundtjänst för resor

Fasta team i Kosovo som levererar kundtjänst på engelska på modersmålsnivå, täckning dygnet runt i flera skift och 50–60 % lägre kostnader jämfört med intern rekrytering i USA.

US offshore model →

Europa · DE / AT / CH · UK

Nearshore-kundtjänst för resor

Samma tidszon, centraleuropeisk tid (CET), med flerspråkiga medarbetare på modersmålsnivå i tyska, franska, italienska, spanska, nederländska och engelska.

European nearshore →

Det här ska ni utvärdera hos en BPO-partner för resor

✓Vana vid bokningsmotorer, GDS, PMS och ärendesystem
✓Beprövad förmåga att skala upp 30–50 % under högsäsong kring helger
✓Täckningsmodeller dygnet runt över resenärernas globala tidszoner
✓Flerspråkig kapacitet från ett och samma europeiska nav
✓Strikt dataskydd för passagerar- och betalningsinformation
✓Fasta platser, inte delade köer som urvattnar varumärkets röst

Support till gäster och resenärer: en praktisk handbok

Resenärer kontaktar er när planer ändras eller går fel, ofta långt hemifrån. Så ser ni till att svaret är snabbt, korrekt och lugnt.

Vilka kontakter hanterar ett supportteam för resor?

Nya bokningar och frågor om tillgänglighet via telefon, chatt och e-post
Datumändringar, uppgraderingar och särskilda önskemål
Avbokningar och återbetalningar enligt prisvillkoren
Gästfrågor före ankomst: incheckning, transfer, faciliteter
Ärenden efter vistelsen: fakturor, borttappade saker, klagomål och recensioner

Hur bör störningar hanteras?

När flyg ställs in eller vädret stänger flygplatser ökar antalet kontakter på några minuter. Förbered en handbok för störningar: prioriteringsregler (resenärer som för tillfället är borta från hemmet först), förgodkända alternativ för ombokning och avgiftsbefrielse, meddelandemallar för varje kanal och extra personal i beredskap. Uppdatera handboken efter varje större händelse.

Vad behöver agenterna för att omboka och återbetala rätt?

Åtkomst till bokningssystemet med rätt behörigheter för varje åtgärd
Tydliga regler för varje pristyp: återbetalningsbar, icke återbetalningsbar, flexibel
Befogenhetsgränser för kulansgester och avgiftsbefrielse
Kontaktuppgifter till leverantörer och eskaleringsvägar för bokningar hos tredje part
Betalningshantering som håller fullständiga kortnummer borta från agenternas skärmar

Läs vidare

Hur planerar ni för säsongstoppar?

Steg i säsongsplaneringen för resesupport
När	Vad ni gör
8–12 veckor före	Prognostisera kontakter utifrån bokningar och förra säsongen; kom överens om extra platser
4–6 veckor före	Rekrytera och utbilda säsongspersonal i kärnämnena
Under toppen	Daglig genomgång av volymen, flexibla skift, förlängda öppettider
Efter toppen	Gå igenom vad som drev kontakterna och uppdatera hjälpinnehållet

Varför är flerspråkig support viktig inom resor?

Internationella resenärer vill ha hjälp på sitt eget språk, särskilt när något går fel. Språkspår för era viktigaste källmarknader, med engelska som standard, minskar missförstånd vid ändringar och återbetalningar och gör klagomål lättare att lösa.

Vilka mått är viktiga i resesupport?

Svarshastighet, särskilt vid störningar
Bokningskonvertering i säljsamtal och säljchattar
Lösning vid första kontakten för ändringar och avbokningar
Riktiga återbetalningar och avgiftsbefrielser enligt riktlinjerna
Gästnöjdhet och recensionsbetyg som nämner servicen

Vanliga frågor

Frågor om support för resor och hotell

Vad är outsourcing av kundtjänst för resor och hotell?

Det innebär att ett fast externt BPO-team sköter gästfrågor, bokningar, bokningsändringar, avbokningar, e-post, chatt och callcenterdrift.

Kan hotell outsourca bokningssupporten?

Ja. Fasta medarbetare hanterar bokningar, ändringar och gästfrågor via telefon, chatt och e-post direkt i ert fastighetssystem (PMS).

Hur hanterar OLYMP BPO störningar i resandet och säsongstoppar?

Vi erbjuder förutbildade säsongsgrupper som skalar upp 30–50 % under helgtoppar, samt täckning i flera skift vid väder- eller flygstörningar.

Finns support dygnet runt för internationella resenärer?

Ja. Vi erbjuder skiftscheman dygnet runt så att era gäster får hjälp direkt, oavsett tidszon.

Kan supporten ges på flera språk?

Ja. Vårt nav i Prishtina erbjuder engelska på modersmålsnivå samt tyska, franska, italienska, spanska, nederländska och turkiska.

Är gästdata säkra hos OLYMP BPO?

Ja. Vi tillämpar rollbaserade åtkomstkontroller, dokumenterade säkerhetsrutiner och säker hantering av kortuppgifter.

Bygg ett fast supportteam för resor som aldrig sover.

Berätta om era bokningssystem, toppscheman, kanaler och språkkrav. Vi tar fram ett skräddarsytt leveransförslag från Kosovo inom 48 timmar.

Kontakta OLYMP BPO Sidan om resebranschen