Branscher · Rekrytering och bemanning

Outsourcing av kundtjänst för rekrytering och bemanning

Rekryterare och kundansvariga bör lägga sin tid på att hitta, intervjua och placera talanger. OLYMP BPO bygger fasta team i Kosovo för kandidatförfrågningar, kvalificering av arbetsgivarleads, intervjubokning, utgående uppföljning, livechatt och administration av ATS- och CRM-poster.

Bygg ert rekryteringsstöd Se rekryteringsmatrisen

Kandidatsupport
Kvalificering av arbetsgivarleads
Intervjubokning
Utgående samtal
ATS-/CRM-administration
Rekrytering i stor volym

Vad är outsourcing av kundtjänst för rekrytering och bemanning?

Outsourcing av kundtjänst för rekrytering och bemanning innebär att ett fast externt team hanterar kandidatfrågor, bokning av intervjuer, insamling av dokument, uppdateringar i ATS och CRM samt kvalificering och uppföljning av förfrågningar från arbetsgivare åt rekryteringsbyråer, bemanningsföretag och RPO-leverantörer. Bedömning av kandidater, förhandlingar och beslut om placering stannar hos era rekryterare. OLYMP BPO tillhandahåller dessa team från Kosovo.

Kandidater: Frågor om ansökan, statusuppdateringar, bokning av intervjuer, onboardingdokument
Arbetsgivare: Kvalificering av förfrågningar, bokning av möten, uppföljning
System: ATS och CRM som Bullhorn, Salesforce eller Greenhouse
Stannar hos er: Utvärdering av kandidater, löneförhandling och beslut om placering

Definition

Vad är outsourcing av kundtjänst för rekrytering och bemanning?

Det innebär att ett fast externt BPO-team hanterar kandidatförfrågningar, arbetsgivarleads, intervjusamordning och ATS-administration. Ert fasta team sköter kommunikationen i stor volym så att rekryterare och kundansvariga kan fokusera på relationer och placeringar.

✓Svara direkt på kandidaters frågor om lediga tjänster, intervjulogistik och ansökningsstatus
✓Kvalificera potentiella arbetsgivarkunder mot era målkriterier innan de förs vidare till kundansvariga
✓Samordna intervjutider mellan kandidaters, kunders och rekryterares kalendrar för att minska avhopp
✓Genomföra strukturerad utgående uppföljning för att återaktivera talanger och bekräfta möten
✓Hålla kandidat- och arbetsgivarposter rena i era ATS- och CRM-system

Matris för rekryteringsflöden

Så rör sig kontakter med kandidater och arbetsgivare genom supportnivåerna

Rekrytering går snabbt. Strukturerade flöden ser till att rutinfrågor från kandidater och arbetsgivarleads hanteras direkt, så att interna rekryterare kan bedöma talanger och slutföra placeringar.

Mottagning och första sållning

Samtal, livechatt och e-post från kandidater och kunder besvaras; riktlinjer för ansökan ges och grundläggande krav på rollen samlas in.

Kvalificering av leads och kandidater

Potentiella arbetsgivarleads filtreras mot era kriterier och kandidaters tillgänglighet eller certifieringar förhandsgranskas.

Samordning av intervjuer och möten

Komplex bokning av intervjuer, kundintroduktioner och screeningsamtal med kandidater i flera kalendrar.

04Recruiter Escalation

Eskalering till rekryterare och placering

Bedömning av kandidater, löneförhandling, kundrelationer och slutliga placeringsbeslut stannar till 100 % hos era interna rekryterare.

Kanaler och kapacitet

Operativa kanaler byggda för tillväxt inom rekrytering

Kandidatsupport

Hjälp via inkommande samtal, e-post och livechatt med frågor om lediga tjänster, intervjutider och introduktionssteg.

Kvalificering av arbetsgivarleads

Utgående och inkommande sållning av potentiella företagskunder för att bekräfta rekryteringsbehov, budget och tidsplan innan säljsamtal bokas.

Intervjubokning

Samordning av intervjuer mellan kandidater, interna rekryterare och rekryterande chefer; kalenderinbjudningar, påminnelser och ombokningar.

Uppföljning av kandidater och kunder

Automatiserad och personlig uppföljning med intervjupåminnelser, saknade introduktionsdokument och statuskontroller efter intervjun.

Livechatt för rekryteringssajter

Kandidater och arbetsgivare bemöts i realtid för att ta emot ansökningar, besvara frågor och boka screeningsamtal.

Datahantering i ATS och CRM

Uppdatering av kandidatprofiler, loggning av kommunikationsanteckningar, taggning av kompetenser och uppdatering av status för rekryteringsuppdrag i Bullhorn, Salesforce eller Greenhouse.

Administration vid kandidatintroduktion

Insamling av nödvändiga id-handlingar, samtycken till bakgrundskontroll, certifikat och skatteblanketter före placering.

Förstärkning vid stora volymer

Dynamisk skalning av supportteam för att hantera snabba kandidattoppar under säsongsbemanning eller massrekryteringar.

Sektorer vi stöttar

Fasta team för talang- och bemanningsorganisationer

Bemannings- och vikariebolag

Hantering av stora volymer frågor från tillfälligt anställda, skiftbekräftelser, tidrapportadministration och direkt hantering av samtal om lediga roller.

Executive search och konsulting

Personlig bokning, kalenderhantering och arbetsgivarkommunikation på ledningsnivå.

RPO och massrekrytering i stor volym

Skalning av fasta kandidatdeskar under storskaliga rekryteringsprojekt för att hålla svarstiderna korta.

Vård och hyrläkare

Hjälp med mottagning av legitimations- och behörighetsdokument, skiftplanering och kommunikation kring kandidatverifiering.

IT- och teknisk rekrytering

Förhandsgranskning av tekniska kandidater avseende grundkrav, tillgänglighet och arvodesförväntningar före rekryterarsamtal.

Globala plattformar för distansarbete

Flerspråkig support dygnet runt över globala tidszoner för internationella kandidater och rekryterande kunder.

Förtroende och teknik

Dataskydd, regelefterlevnad och AI-verktyg i arbetsflödet

Integritet och säkerhet för kandidatdata

Rekryteringsverksamhet hanterar cv:n, kontaktuppgifter, arbetslivserfarenhet och id-handlingar. OLYMP BPO tillämpar strikt rollbaserad åtkomstkontroll, clean desk-miljöer, krypterade kanaler och DLP-övervakning av ändpunkter i linje med GDPR-kraven. Interna cybersäkerhetsspecialister i Kosovo stöttar skyddet av kundernas system.

AI-förstärkning med rekryterarens mänskliga omdöme

AI-chattbottar och tolkningsverktyg hjälper till med enkla vanliga frågor, första kategorisering av cv:n och matchning av kalendertillgänglighet. Mänskliga medarbetare tar över när det krävs empati med kandidaten, komplex bokningslogistik, arbetsgivarkommunikation och känsliga eskaleringar. Vi integrerar direkt med Bullhorn, Salesforce, Greenhouse, Lever och Zendesk.

Leveransmodeller

Offshore-skalning för USA · Nearshore-närhet för Europa

USA

Offshore-rekryteringsstöd för USA från Kosovo

Fasta europeiska team som arbetar över amerikanska tidszoner (Eastern, Central och Pacific) med screening av kandidater i stor volym, intervjubokning och kvalificering av arbetsgivarleads.

US offshore model →

Europa

Nearshore-rekryteringsstöd för UK och DACH

Flerspråkig support i CET på engelska, tyska, franska, italienska och spanska för europeiska rekryteringsföretag och bemanningsplattformar.

European nearshore →

Därför samarbetar rekryteringsföretag med OLYMP BPO

✓Modell med fasta heltidsmedarbetare medarbetare utbildade i ert ATS, CRM och era exakta rekryteringsprocesser
✓Frigör debiterbara timmar för rekryterare, search-konsulter och kundansvariga
✓Minska kandidatavhoppen kraftigt med omedelbara svar och uppföljning av intervjuer
✓GDPR-anpassat skydd av kandidaters personuppgifter och kunddata
✓Smidig integration med Bullhorn, Greenhouse, Lever, Salesforce och Calendly
✓Flexibel skalning för säsongsrekrytering och placeringsprojekt i stor volym
✓Flerspråkig kapacitet för stora europeiska och globala marknader
✓Transparent pris per timme eller per plats och månad utan dolda driftsavgifter

Ge rekryterarna tillbaka sin tid

Rekryterare lägger en stor del av veckan på bokning, påminnelser och uppdatering av register. Den här guiden går igenom hur ett supportteam kan ta över det arbetet.

Vilka rekryteringsuppgifter kan lämnas över?

Rekryteringsuppgifter och vem som äger dem
Supportteamet	Era rekryterare
Bokning och ombokning av intervjuer	Att intervjua och bedöma kandidater
Statusuppdateringar och påminnelser till kandidater	Beslut om kortlistan
Insamling av dokument, referenser och styrkande av arbetstillstånd	Verifiering och godkännande av compliance-dokument där det krävs
Uppdatering av register i ATS och CRM	Kundrelationer och förhandlingar
Kvalificering av inkommande förfrågningar från arbetsgivare	Att avsluta nya kunduppdrag

Hur hjälper bättre kommunikation med kandidater placeringarna?

Kandidater som inte hör något hoppar av eller tackar ja till andra erbjudanden. Regelbundna, snabba uppdateringar i varje steg, snabb ombokning och påminnelser före intervjuer håller kandidaterna engagerade och minskar uteblivna besök. Ett supportteam kan garantera den snabbheten även när rekryterarna är upptagna med kunder.

Hur bör bokning av intervjuer fungera?

Delad åtkomst till intervjuarnas kalendrar med tydliga regler för tillgänglighet
Bokningslänkar där det är möjligt, med personlig uppföljning när de ignoreras
Bekräftelse med plats eller videolänk och en påminnelse dagen före
Omedelbar ombokning när något ändras, på båda sidor
Anteckningar i ATS för varje ändring

Läs vidare

Hur skyddas kandidatdata?

CV:n och identitetshandlingar är personuppgifter som omfattas av GDPR i Storbritannien och EU och av integritetslagar på andra håll. Arbeta bara i ert ATS, samla in dokument via säkra portaler i stället för e-post, begränsa åtkomsten till det varje uppgift kräver och följ era regler för lagring av kandidatdata.

Kan teamet stödja stora volymer och tillfällig bemanning?

Screeningsamtal mot enkla, objektiva kriterier som ni definierar
Kontroll av tillgänglighet och bekräftelse av pass för tillfälligt anställda
Påminnelser om tidrapporter och grundläggande lönefrågor som dirigeras rätt
Linjer utanför kontorstid för medarbetare som behöver anmäla frånvaro

Vilka mått är viktiga?

Tid för att boka intervjuer
Andel uteblivna intervjuer
Kandidaternas svarstid och nöjdhet
Hur fullständiga posterna i ATS är
Rekryterartimmar som frigörs för arbete med kunder och kandidater

Vanliga frågor

Vad är outsourcing av kundtjänst för rekrytering och bemanning?

Det innebär att ni samarbetar med en specialiserad BPO-leverantör som OLYMP BPO som hanterar kandidatsupport i första linjen, kvalificering av arbetsgivarleads, intervjubokning, livechatt och datainmatning i ATS.

Ersätter outsourcing de interna rekryterarna?

Nej. De externa teamen hanterar rutinfrågor, bokningslogistik och administrativa uppgifter så att era interna rekryterare kan fokusera helt på att hitta, intervjua och placera kandidater samt på kundrelationer.

Kan ert team sköta intervjubokningen?

Ja. Vårt team samordnar intervjutider mellan kandidater, rekryterande chefer och interna rekryterare och hanterar kalenderinbjudningar, påminnelser och ombokningar.

Kan ni arbeta direkt i vårt ATS och CRM?

Ja. Våra team arbetar direkt i era befintliga system, bland annat Bullhorn, Salesforce, Greenhouse, Lever, Workday, Pipedrive och Calendly.

Erbjuder ni support dygnet runt och på flera språk?

Ja. Vi erbjuder förlängda öppettider och täckning dygnet runt för globala kandidatbaser samt flerspråkig support på engelska, tyska, franska, italienska, spanska, nederländska och turkiska.

Hålls kandidatdata säker och GDPR-anpassad?

Ja. Vi tillämpar rollbaserad åtkomst, krypterade arbetsstationer, clean desk-policy och ändpunktssäkerhet i linje med GDPR-kraven.

Bygg ert fasta supportteam för rekrytering och bemanning

Hjälp era rekryterare att fokusera på placeringar och intäkter. Bygg ett fast team i Kosovo för kandidatsupport, intervjubokning, kvalificering av arbetsgivare och ATS-hantering.

Kontakta OLYMP BPO Utforska callcentertjänster