Kundeservice til rejser og hotel · Flersproget 24/7

Kundeservice til rejsebranchen, der løser driftsforstyrrelser hurtigt, hvor som helst i verden.

OLYMP BPO bygger faste kundeserviceteams til hoteller, OTA'er, rejsebureauer, flyselskaber, feriebolig- og biludlejning samt krydstogtsrederier: reservationer, afbestillinger, ombooking, gæsteservice døgnet rundt og backoffice i jeres bookingsystemer.

Byg et team til rejsesupport Se drejebogen for driftsforstyrrelser

Hotelreservationer
Gæsteservice 24/7
Afbestillinger og ombooking
10 sprog
Skalering i højsæson

Hvad er outsourcing af kundeservice til rejse og hotel?

Outsourcing af kundeservice til rejse og hotel betyder, at et fast eksternt team håndterer reservationer, ændringer af bookinger, afbestillinger, refusioner, gæstespørgsmål og support ved forstyrrelser for hoteller, online rejsebureauer, rejsearrangører, udlejningsfirmaer og rejsebrands. OLYMP BPO leverer flersprogede teams fra Prishtina, Kosovo, med dækning døgnet rundt og planer for ekstra kapacitet i højsæsoner.

Typisk arbejde: Reservationer, ændringer, afbestillinger, refusioner, gæsteservice
Spidsbelastninger: Sommer, ferier, begivenheder samt vejr- eller rejseforstyrrelser
Sprog: Engelsk, tysk, fransk, italiensk og andre efter tilgængelighed
Systemer: Jeres bookingmotor, PMS eller reservationssystem og helpdesk

Definition

Hvad er outsourcing af kundeservice til rejse- og hotelbranchen?

I indgår et samarbejde med en BPO-leverandør om support til gæster, rejsende og reservationer. Rutinehenvendelser, ændringer og kommunikation ved store bølger af henvendelser flyttes til et fast team, mens beslutninger på stedet eller på ledelsesniveau forbliver hos jeres kernemedarbejdere.

✓Reservationer, ændringer af rejseplaner, afbestillinger, refusioner, forsinkelser, særlige ønsker og gæsteservice
✓Flersproget dækning døgnet rundt via telefon, e-mail, live chat, WhatsApp og bookingportaler
✓Oplært direkte i jeres PMS, GDS, CRM og afbestillingsregler, ikke en generisk delt afdeling

Drejebog for driftsforstyrrelser og spidsbelastning

Når rejseplaner bryder sammen, afgør supportens hastighed, om gæsten kommer igen.

Aflyste fly, vejrforsinkelser og sæsonbestemte bookingbølger giver øjeblikkelige toppe i henvendelserne. Vores faste teams tager toppen, så jeres lokale personale ikke bliver overvældet.

Før booking og forespørgsler

Spørgsmål om ledighed, priser, faciliteter og regler håndteres med det samme i live chat for at sikre bookingen.

Ændringer og ombooking

Datoændringer, opgraderinger af værelser og tilpasning af rejseplaner behandles præcist i jeres reservationssystem.

03Peak Surge

Håndtering af driftsforstyrrelser

Hurtig kontakt og hjælp med ombooking ved flyforsinkelser, aflysninger eller akutte ændringer i køreplanen.

Efter opholdet og refusioner

Afklaring af regninger, feedback, loyalitetspoint og anmodninger om refusion håndteres efter godkendte regler.

Kanaler og ydelser

Omnichannel-gæsteservice bygget til tidskritiske rejser.

Callcenter til rejsebranchen

Indgående opkald om akutte bookingændringer, gæstesupport og telefonreservationer.

Support til hotelreservationer

Spørgsmål om ledighed, prisregler, gruppebookinger og opdateringer i PMS.

Afbestillinger og refusioner

Behandling af afbestillinger efter regler, tilgodebeviser og opfølgning på refusioner.

Support via live chat

Øjeblikkelig hjælp på hjemmeside og portal til rejsende, der søger eller ændrer rejser.

E-mail- og ticketsupport

Struktureret håndtering af anmodninger om bekræftelser, dokumenter og feedback efter rejsen.

Dækning 24/7 og i sæsonen

Vagtmodeller døgnet rundt og foruddannet ekstra kapacitet til ferietoppe.

Booking af aftaler og aktiviteter

Udflugter, shuttletransport, spa og konsultationer bookes gnidningsfrit.

Backoffice

Opdatering af annoncer, synkronisering af kapacitet, afstemning af provision og fakturabehandling.

Undersegmenter, vi hjælper

Tilpassede arbejdsgange i alle dele af rejsebranchen.

Hoteller og resorts

Ønsker før ankomst, reservationsadministration, gæstehenvendelser og kundeservice på tværs af flere hoteller.

Online rejsebureauer (OTA'er)

Bookinger i store mængder på tværs af leverandører, styring af afbestillinger og helpdesk på flere kanaler.

Flyselskaber og transport

Spørgsmål om rejseplaner, ændringer i køreplaner, registrering af bagagehenvendelser og passagerservice på tier 1.

Ferieboliger

Instruktioner til indtjekning, beskeder til gæster, modtagelse af vedligeholdelsessager og overdragelse til det lokale team.

Biludlejningsbrands

Reservationer, anmodninger om forlængelse, regler for afhentning og aflevering samt afklaring af regninger.

Krydstogter og rundrejser

Komplekse spørgsmål om rejseplaner, booking af udflugter, kontrol af dokumenter og passagerservice.

Sikkerhed og AI-integration

Beskyttelse af betalingsoplysninger med menneskelig empati for de rejsende.

Sikkerhed for betalinger og bookinger

Rejsedrift håndterer navne, pas og kreditkortdata. Vi håndhæver rollebaseret adgang, begrænsede rettigheder, endpoint-DLP og kontroller for betalingsdata, der holder kortnumre væk fra medarbejdernes skærme, understøttet af specialiserede cybersikkerhedsteams i Kosovo.

AI-understøttet effektivitet

AI hjælper medarbejderne med hurtige opslag i regler, resuméer af rejseplaner og routing af tickets. Menneskelige specialister tager over, når der er brug for empati, flyændringer eller håndtering af driftsforstyrrelser.

Global levering

Offshore til amerikanske rejsebrands. Nearshore til europæiske operatører.

USA

Offshore-kundeservice til rejsebranchen

Faste teams i Kosovo, der leverer kundeservice på engelsk på modersmålsniveau, dækning døgnet rundt i flere vagter og 50–60 % besparelse i forhold til intern ansættelse i USA.

US offshore model →

Europa · DE / AT / CH · UK

Nearshore-kundeservice til rejsebranchen

Samme tidszone, centraleuropæisk tid (CET), med flersprogede medarbejdere på modersmålsniveau på tysk, fransk, italiensk, spansk, hollandsk og engelsk.

European nearshore →

Det skal I vurdere hos en BPO-partner til rejsebranchen

✓Fortrolighed med bookingsystemer, GDS, PMS og ticketplatforme
✓Dokumenteret evne til at skalere 30–50 % i ferietoppe
✓Dækningsmodeller døgnet rundt på tværs af de rejsendes tidszoner
✓Flersprogede kompetencer fra ét europæisk center
✓Streng databeskyttelse af passager- og betalingsoplysninger
✓Faste pladser, ikke delte køer, der udvander brandets tone

Support til gæster og rejsende: en praktisk drejebog

Rejsende kontakter jer, når planer ændres eller går galt, ofte langt hjemmefra. Sådan sikrer I, at svaret er hurtigt, præcist og roligt.

Hvilke henvendelser håndterer et rejsesupportteam?

Nye reservationer og spørgsmål om tilgængelighed via telefon, chat og e-mail
Ændring af datoer, opgraderinger og særlige ønsker
Afbestillinger og refusioner efter prisbetingelserne
Gæstespørgsmål før ankomst: check-in, transfers, faciliteter
Problemer efter opholdet: fakturaer, glemte ejendele, klager og anmeldelser

Hvordan bør forstyrrelser håndteres?

Når fly aflyses, eller vejret lukker lufthavne, stiger antallet af henvendelser på få minutter. Forbered en drejebog for forstyrrelser: prioriteringsregler (rejsende, der er væk hjemmefra lige nu, først), forhåndsgodkendte muligheder for ombooking og fritagelse for gebyrer, beskedskabeloner til alle kanaler og ekstra medarbejdere i beredskab. Opdatér drejebogen efter hver større hændelse.

Hvad skal medarbejdere bruge for at ombooke og refundere korrekt?

Adgang til bookingsystemet med de rette tilladelser for hver handling
Klare regler for hver pristype: refunderbar, ikke-refunderbar, fleksibel
Beføjelsesgrænser for kulance og frafald af gebyrer
Kontakter hos leverandører og eskaleringsveje for bookinger hos tredjeparter
Betalingshåndtering, der holder fulde kortnumre væk fra medarbejdernes skærme

Læs videre

Hvordan planlægger I for sæsontoppe?

Trin i sæsonplanlægning for rejsesupport
Hvornår	Hvad der skal gøres
8-12 uger før	Prognosticér henvendelser ud fra bookinger og sidste sæson; aftal ekstra pladser
4-6 uger før	Rekruttér og uddan sæsonmedarbejdere i kerneemner
Under toppen	Daglig gennemgang af volumen, fleksible vagter, forlænget åbningstid
Efter toppen	Gennemgå, hvad der drev henvendelserne, og opdatér hjælpeindholdet

Hvorfor har flersproget support betydning inden for rejser?

Internationale rejsende vil have hjælp på deres eget sprog, især når noget går galt. Sprogspor til jeres vigtigste kildemarkeder, kombineret med engelsk som standard, mindsker misforståelser ved ændringer og refusioner og gør klager lettere at løse.

Hvilke målinger er vigtige i rejsesupport?

Svarhastighed, især ved forstyrrelser
Bookingkonvertering ved salgsopkald og -chats
Løsning ved første kontakt for ændringer og afbestillinger
Præcision i refusioner og frafald af gebyrer i forhold til politikken
Gæstetilfredshed og anmeldelser, der nævner servicen

FAQ

Spørgsmål om support til rejse- og hotelbranchen

Hvad er outsourcing af kundeservice til rejse- og hotelbranchen?

Det er, når et fast eksternt BPO-team håndterer gæstehenvendelser, reservationer, ændringer af bookinger, afbestillinger, e-mail, chat og callcenterdrift.

Kan hoteller outsource reservationssupport?

Ja. Faste medarbejdere håndterer reservationer, ændringer og gæstehenvendelser via telefon, chat og e-mail direkte i jeres Property Management System (PMS).

Hvordan håndterer OLYMP BPO driftsforstyrrelser og sæsontoppe?

Vi stiller foruddannede sæsonteams til rådighed, der skalerer 30–50 % i ferietoppe, samt dækning i flere vagter ved vejr- eller flyforstyrrelser.

Findes der support døgnet rundt til internationale rejsende?

Ja. Vi tilbyder vagtplaner døgnet rundt, så jeres gæster får hjælp med det samme, uanset hvilken tidszone de befinder sig i.

Kan supporten leveres på flere sprog?

Ja. Vores center i Prishtina leverer engelsk på modersmålsniveau samt tysk, fransk, italiensk, spansk, hollandsk og tyrkisk.

Er gæstedata sikre hos OLYMP BPO?

Ja. Vi håndhæver rollebaseret adgangskontrol, dokumenterede sikkerhedsprocedurer og sikker håndtering af betalingskortoplysninger.

Byg et fast team til rejsesupport, der aldrig sover.

Fortæl os om jeres bookingsystemer, travle perioder, kanaler og sprogkrav. Vi udarbejder et skræddersyet leveringsforslag fra Kosovo inden for 48 timer.

Kontakt OLYMP BPO Side om rejsebranchen