OLYMP-logoOLYMP
Kontakt
Købsguide

Sådan vælger I en outsourcingpartner

Det er lettere at vælge leverandør, når I sammenligner dem på samme opgave, tester rigtigt arbejde, før I binder jer, og tjekker det, der afgør kvaliteten på sigt: hvem medarbejderne er, om de bliver, og hvordan jeres data beskyttes.

Stil os disse spørgsmålSe trinene
Sådan fungerer outsourcingSLA-guideRisici ved outsourcingPrismodeller

Hvordan vælger man en outsourcingpartner?

Fastlæg først omfanget, og lav derefter en kortliste med tre til fem leverandører, der passer til jeres åbningstider, sprog og størrelse. Send dem alle den samme anmodning om tilbud, tjek referencer fra lignende kunder, test rigtigt arbejde, gennemgå sikkerhed og kontraktvilkår, og start med et lille pilotprojekt med aftalte KPI'er, før I skalerer op.

Kortliste
Tre til fem leverandører, der passer til jeres størrelse
Sammenlign på
Samme omfang, alt-inklusive pris og serviceniveauer
Kontrollér
Referencer, sprogtest, sikkerhed, frafald
Mindsk risikoen med
Et pilotprojekt på en til tre måneder med ugentlige gennemgange

Syv trin til at vælge leverandør

De fleste valg tager nogle uger. Pilotforløbet er det trin, der oftest ændrer beslutningen.

  1. Afgræns omfanget

    Uge 1

    Skriv kanaler, volumen pr. time og dag, sprog, systemer, nuværende KPI'er og målet ned. Uden det kan tilbud ikke sammenlignes.

  2. Lav en shortlist

    Uge 1

    Vælg tre til fem leverandører, der passer til jeres åbningstider, sprog og størrelse. En leverandør, hvis typiske kunde er ti gange større eller mindre end jer, er en risiko begge veje.

  3. Send en tilbudsforespørgsel

    Uge 1-2

    Send samme opgave til alle leverandører, og bed om en pris med alt inklusive, en bemandingsplan, en tidsplan og deres standardkontrakt.

  4. Tjek referencer

    Uge 2-3

    Tal med kunder med lignende arbejde og teamstørrelse, helst nogle, der har været hos leverandøren i mere end ét år.

  5. Test kvaliteten

    Uge 2-3

    Bed om, at prøveansatte gennemfører jeres sprog- og færdighedstest, eller lad leverandøren håndtere et udvalg af anonymiserede tidligere tickets.

  6. Gennemgå sikkerhed og kontrakt

    Uge 3-4

    Lad jeres sikkerheds- og juridiske teams tjekke adgangskontrol, vilkår for databehandling, serviceniveauer, opsigelsesvarsler og exitvilkår.

  7. Kør et pilotforløb

    Uge 4-12

    Start med et lille team på en afgrænset del af arbejdet, med aftalte KPI'er og ugentlige møder, før I skalerer op.

Tjeklisten bag et godt valg

Brug disse lister i jeres anmodning om tilbud og i samtalerne med referencer. En god leverandør vil besvare hvert punkt skriftligt.

Hvad bør anmodningen om tilbud indeholde?

  • Kanaler, mængder pr. time og ugedag samt sæsonmæssige spidsbelastninger
  • Sprog, påkrævet niveau og hvordan I vil teste det
  • Systemer og værktøjer, teamet skal bruge, og hvem der betaler for licenser
  • Nuværende KPI'er og de serviceniveauer, I forventer
  • Typer af data, der håndteres, og eventuelle lovkrav
  • Ønsket startdato og forventet vækst

Hvilke spørgsmål afslører, hvordan en leverandør rent faktisk arbejder?

  • Ansætter I medarbejderne direkte på fuld tid?
  • Kommer vores team kun til at arbejde på vores konto?
  • Hvor stort var jeres frafald de seneste tolv måneder, og hvordan beregner I det?
  • Hvilke roller er med i prisen: teamledere, QA, bemandingsplanlægning, IT?
  • Hvor hurtigt kan I erstatte en, der stopper, og hvem betaler for oplæringen?
  • Kan vi interviewe kandidater og deltage i deres oplæring?

Hvad bør I kontrollere om sikkerhed?

  • Personlige konti med single sign-on og multifaktorgodkendelse
  • Adgang til jeres systemer med færrest mulige rettigheder, gennemgået regelmæssigt
  • Administrerede enheder og regler for telefoner, udskrivning og flytbare medier
  • Logning og hvor hurtigt adgang fjernes, når nogen forlader teamet
  • En databehandleraftale og, ved overførsler fra EU eller Storbritannien, standardkontraktbestemmelser
Læs videre

Hvad bør I spørge referencer om?

  • Hvor længe har I arbejdet sammen, og hvordan har teamet ændret sig?
  • Hvordan håndterede de det første alvorlige problem?
  • Hvor præcist var det oprindelige tilbud sammenlignet med det, I betaler i dag?
  • Ville I vælge dem igen, og til hvilket arbejde?

Hvordan opbygger I et pilotprojekt, der fortæller jer noget?

Vælg arbejde, der er repræsentativt, men afgrænset, f.eks. én kanal eller ét sprog. Aftal tre til fem KPI'er, et udgangspunkt og et mål før opstart, gennemgå rigtige samtaler hver uge, og beslut på forhånd, hvilket resultat der betyder skaler op, forlæng pilotprojektet eller stop.

Senest gennemgået: . Skrevet af OLYMP BPO-teamet i Pristina, Kosovo. Om virksomheden

Valg af partner: ofte stillede spørgsmål

Hvad skal man kigge efter hos en outsourcingpartner?

Se efter en leverandør, der passer til jeres åbningstider, sprog og teamstørrelse, selv ansætter medarbejderne, beholder de samme personer på jeres konto, rapporterer ærligt om medarbejderomsætning, beskytter data med personlige konti og logget adgang og kan vise referencer fra lignende kunder. Prisen tæller, men først når dette er på plads.

Hvilke spørgsmål bør man stille et outsourcingfirma?

Spørg, hvem der ansætter medarbejderne, hvordan de rekrutterer og tester sprog, hvor stor medarbejderomsætningen var de seneste tolv måneder, hvilke roller der er med i prisen, hvordan dataadgang styres, hvad der sker, hvis serviceniveauer ikke nås, og hvordan viden overføres tilbage til jer, hvis I stopper.

Hvor lang tid tager det at vælge en outsourcingleverandør?

Et fokuseret valg tager som regel tre til seks uger fra afgrænsning til underskrevet kontrakt, efterfulgt af et pilotforløb på en til tre måneder. At skynde sig igennem afgrænsningen eller springe piloten over er de hyppigste grunde til, at et samarbejde senere må genstartes.

Bør man vælge den billigste outsourcingleverandør?

Sjældent. Den laveste pris betyder ofte højere medarbejderomsætning, tyndere ledelse eller ekstra gebyrer, som hæver de samlede omkostninger gennem omarbejde og konstant genoplæring. Sammenlign de samlede månedlige omkostninger med alt inklusive for samme omfang og serviceniveauer, og vej dem op mod referencer og pilotresultater.

Hvad er advarselstegn, når man vælger en BPO?

Vær opmærksom på uklar prissætning, modvilje mod at dele kontrakter eller referencer, medarbejdere der deles mellem mange kunder, selvom I bad om et fast team, ingen klar databehandleraftale, lange bindingsperioder uden exitvilkår og påstande eller statistikker, som leverandøren ikke kan dokumentere.

Stil os disse spørgsmål

Vi bliver gerne sammenlignet. Send os jeres opgave, så besvarer vi hvert spørgsmål på denne side skriftligt.

Bed om et tilbudLæs vores FAQ