Mitkä back office -prosessit on helpoin ulkoistaa?
| Valmius | Esimerkkejä |
|---|---|
| Valmiina nyt | Lomakkeiden tiedonsyöttö, tilausten syöttö, CRM-päivitykset, tuotetietojen päivitykset |
| Valmis dokumentoinnin jälkeen | Laskujen käsittely, asiakirjojen indeksointi, täsmäytystuki |
| Vaatii ensin suunnittelua | Prosessit, joissa on paljon poikkeuksia tai dokumentoimattomia harkintapäätöksiä |
Miten prosessi dokumentoidaan siirtoa varten?
- Tallentakaa prosessi kerran näytöltä ja selittäkää jokainen päätös
- Kirjatkaa vaiheet, syötteet, tuotokset ja "valmiin" määritelmä
- Listatkaa kaikki tuntemanne poikkeukset ja se, miten niissä toimitaan
- Antakaa esimerkkejä oikeasta ja virheellisestä tuloksesta
- Nimetkää omalta puoleltanne vastuuhenkilö, joka vastaa kysymyksiin ensimmäisten viikkojen aikana
Miten tarkkuutta mitataan ja parannetaan?
Sopikaa laatumenetelmästä ennen käyttöönottoa: otos valmiista tehtävistä tarkastetaan päivittäin tai viikoittain, virheet luokitellaan tyypeittäin ja virheprosentti raportoidaan. Virheet viedään koulutukseen ja menettelytapojen päivityksiin. Kun tiimi oppii poikkeuksenne, virheprosenttien pitäisi laskea; jos ne eivät laske, prosessin dokumentointi kaipaa yleensä parannusta.
Lue lisää
Entä läpimenoajat?
Määritelkää palvelutasot prosessikohtaisesti: esimerkiksi tilaukset syötetään saman työpäivän aikana, laskut käsitellään sovitussa päivämäärässä ja CRM-päivitykset tunneissa puhelusta. Koska Kosovo työskentelee keskieurooppalaisessa ajassa, eurooppalaiset asiakkaat saavat saman päivän käsittelyn ja yhdysvaltalaiset asiakkaat näkevät työn valmistuneen yön aikana.
Miten tietoja käsitellään back office -työssä?
- Työ tehdään vain teidän järjestelmissänne; ei paikallisia tiedostokopioita tai vientejä
- Rooliperusteinen pääsy rajattuna kunkin henkilön hoitamiin prosesseihin
- Arkaluonteisten kenttien, kuten pankki- tai korttitietojen, peittäminen mahdollisuuksien mukaan
- Muutosten lokitus ja säännölliset käyttöoikeuksien katselmoinnit
- Henkilötietoja koskeva tietojenkäsittelysopimus
Voivatko automaatio ja back office -tiimi toimia yhdessä?
Kyllä, ja ne toimivat parhaiten yhdessä. Sääntöpohjaiset vaiheet voidaan automatisoida, kun taas tiimi hoitaa poikkeukset, tarkastaa automatisoidun tuloksen ja parantaa sääntöjä. Ajan myötä hyvän back office -tiimin pitäisi tunnistaa yhä enemmän automatisoitavia vaiheita, ei vähemmän.