Hvilke backoffice-processer er nemmest at outsource?
| Parathed | Eksempler |
|---|---|
| Klar nu | Dataindtastning fra formularer, ordreindtastning, CRM-opdateringer og katalogopdateringer |
| Klar med dokumentation | Fakturabehandling, indeksering af dokumenter og støtte til afstemning |
| Skal designes først | Processer med mange undtagelser eller udokumenterede skøn |
Hvordan dokumenterer I en proces til overførsel?
- Optag processen én gang på skærmen, og forklar hver beslutning
- Skriv trinene, input, output og definitionen på "færdig"
- Oplist alle undtagelser, I kender, og hvad man gør ved dem
- Giv eksempler på korrekt og forkert output
- Udpeg en ejer hos jer, der besvarer spørgsmål de første uger
Hvordan måles og forbedres nøjagtigheden?
Aftal en kvalitetsmetode, før I går live: en stikprøve af færdige poster kontrolleres hver dag eller uge, fejl klassificeres efter type, og fejlprocenten rapporteres. Fejl føres tilbage til oplæring og opdatering af procedurer. Efterhånden som teamet lærer jeres undtagelser at kende, bør fejlprocenten falde; hvis den ikke gør, mangler procesdokumentationen som regel arbejde.
Læs videre
Hvad med gennemløbstider?
Definér serviceniveauer pr. proces: for eksempel ordrer indtastet samme arbejdsdag, fakturaer behandlet inden for et aftalt antal dage, CRM-opdateringer inden for timer efter et opkald. Fordi Kosovo følger centraleuropæisk tid, får europæiske kunder behandling samme dag, og amerikanske kunder oplever, at arbejdet er udført natten over.
Hvordan håndteres data i backoffice-arbejde?
- Arbejd kun i jeres systemer; ingen lokale kopier af filer eller eksporter
- Rollebaseret adgang begrænset til de processer, hver person håndterer
- Maskering af følsomme felter som bank- eller kortoplysninger, hvor det er muligt
- Logning af ændringer og regelmæssige gennemgange af adgang
- En databehandleraftale, der dækker personoplysninger
Kan automatisering og et backoffice-team arbejde sammen?
Ja, og de fungerer bedst sammen. Regelbaserede trin kan automatiseres, mens teamet håndterer undtagelser, kontrollerer det automatiserede output og forbedrer reglerne. Med tiden bør et godt backoffice-team finde flere trin at automatisere, ikke færre.