OLYMP-logoOLYMP
Kontakt
Back-office-drift

Outsourcing af HR- og lønadministration

Et fast team tager sig af den administrative side af HR: personalesager, papirarbejde ved ansættelse og fratrædelse, en medarbejder-helpdesk, koordinering af rekruttering og forberedelse af lønunderlag. Jeres HR-team beholder alle beslutninger om medarbejderne, og jeres lønudbyder eller revisor beholder beregning og indberetning.

Tal om jeres HR-processerLæs guiden
Back-office-driftSupport til rekrutteringFinans og regnskabVirtuelle assistenter

Hvad er outsourcing af HR-administration?

Outsourcing af HR-administration betyder, at et eksternt team håndterer det rutineprægede papir- og dataarbejde omkring medarbejderne: personaleoplysninger, dokumenter ved on- og offboarding, medarbejderspørgsmål, planlægning af samtaler og lønindberetninger. Beslutninger om mennesker samt lønberegning og indberetning til myndighederne forbliver hos virksomheden og dens lønudbyder. OLYMP BPO leverer faste HR-administrationsteams fra Prishtina, Kosovo.

Typiske opgaver
Personaleoplysninger, onboarding, helpdesk, planlægning, løndata, rapportering
Bliver hos jer
Personalebeslutninger, ansættelsesretlig rådgivning, lønberegning og indberetning
Systemer
Jeres HR-system, rekrutteringssystem og lønudbyderens værktøjer
Data
Rollebaseret adgang under en databehandleraftale

Hvilke HR-opgaver kan teamet tage over?

Administrativt arbejde med klare regler og en fast ansvarlig hos jer. Alt, der kræver HR-skøn eller juridisk rådgivning, bliver hos jeres team.

  • Personalesager

    At holde jeres HR-system korrekt: nye medarbejdere, ændringer i rolle og løn efter godkendelse, feriesaldi, arkivering af dokumenter og oprydning i data.

  • Onboarding og offboarding

    Kontrakter sendt til underskrift, indsamling af dokumenter, anmodninger om udstyr og konti, information til første arbejdsdag og tjeklister for medarbejdere, der forlader virksomheden.

  • Medarbejder-helpdesk

    Første svar på hverdagsspørgsmål om ferie, lønsedler, goder og politikker fra jeres godkendte vidensbase, med videresendelse til HR ved alt følsomt.

  • Koordinering af rekruttering

    Planlægning af samtaler, kommunikation med kandidater, indhentning af referencer og vedligeholdelse af rekrutteringssystemet.

  • Lønunderlag

    Indsamling og kontrol af timer, overarbejde, fravær og godkendte ændringer og derefter klargøring i det format, jeres lønudbyder skal bruge, inden fristen.

  • Rapportering

    Rapporter om antal medarbejdere, personaleomsætning, fravær og status på onboarding, udarbejdet efter en fast plan til jeres HR-ledere.

Outsourcing af HR-administration uden at miste det menneskelige

Medarbejderne lægger mærke til det, når HR er langsom eller inkonsekvent. Denne guide viser, hvordan I flytter administrationen, så servicen over for medarbejderne bliver bedre i stedet for dårligere.

Hvor går grænsen mellem HR-administration og HR-beslutninger?

HR-opgaver og ansvar
Outsourcet teamJeres HR-team
Opdatering af oplysninger, efter en ændring er godkendtGodkendelse af ændringer i løn, rolle og kontrakt
Udsendelse af kontrakter og indsamling af dokumenterBeslutning om, hvem der ansættes og på hvilke vilkår
Svar på spørgsmål om politikker ud fra vidensbasenFortolkning af politikker i usædvanlige tilfælde
Registrering og videresendelse af en klageUndersøgelse og løsning af den
Forberedelse af løndataGodkendelse af dem; lønudbyderen beregner og indberetter

Hvad får en medarbejderhelpdesk til at fungere?

  • En vidensbase med godkendte svar om fravær, lønsedler, personalegoder, udlæg og udstyr
  • Ét indgangspunkt, for eksempel en ticketformular eller en fælles postkasse, i stedet for beskeder til enkeltpersoner
  • Klare regler for videresendelse af følsomme emner: helbred, konflikter, klager, opsigelser
  • Mål for svartider, som medarbejderne kan se
  • Månedlig gennemgang af de mest almindelige spørgsmål for at forbedre politikker og selvbetjening

Hvordan bør løndata håndteres?

  • En fast kalender med deadlines aftalt med jeres lønudbyder
  • En tjekliste over data: nyansatte, fratrådte, ændringer, timer, overarbejde, fravær, fradrag
  • Afstemning mod den foregående periode, hvor hver forskel forklares
  • Godkendelse fra jeres navngivne ansvarlige i HR eller økonomi, før noget sendes
  • Dokumentation for, hvad der blev sendt, hvornår og til hvem
Læs videre

Hvordan holdes medarbejderdata sikre?

Behandl medarbejderdata med samme omhu som kundedata, og med endnu større omhu, når det gælder helbreds- eller disciplinære oplysninger. Adgangen bør begrænses til det, hver opgave kræver, følsomme felter forbeholdes jeres HR-medarbejdere, og alle handlinger logges. Dokumenter bør indsamles via sikre portaler eller jeres HR-system, aldrig via privat e-mail.

Hvilke nøgletal viser, at servicen virker?

  • Svar- og løsningstider i helpdesken samt medarbejdertilfredshed
  • Gennemført onboarding: nyansatte med alle dokumenter og konti klar på første dag
  • Korrekte oplysninger målt ved periodiske stikprøver
  • Fejl i løndata fundet efter indsendelse
  • HR-timer flyttet fra administration til arbejdet med mennesker
Senest gennemgået: . Skrevet af OLYMP BPO-teamet i Pristina, Kosovo. Om virksomheden

HR- og lønadministration: ofte stillede spørgsmål

Kører OLYMP BPO vores løn?

Nej. Teamet forbereder og kontrollerer lønunderlaget, f.eks. timer, fravær og godkendte ændringer, og sender det til jeres lønudbyder eller revisor i det aftalte format. Lønberegning, skatte- og socialsikringsindberetninger og udbetalinger bliver hos jeres udbyder.

Hvad bliver hos vores HR-team?

Alle beslutninger om medarbejderne: valg ved ansættelse, løn og forfremmelser, præstationsledelse, disciplinære sager, klager og al juridisk rådgivning eller rådgivning om ansættelsesret. Det outsourcede team forbereder oplysninger og sender følsomme sager videre til den rette person.

Hvordan beskyttes medarbejderdata?

Medarbejderdata er personoplysninger, ofte også særlige kategorier. Teamet arbejder kun i jeres HR- og lønsystemer med rollebaseret adgang, personlige konti og logning under en databehandleraftale. Følsomme emner som helbred eller disciplinære sager sendes videre til jeres HR-medarbejdere.

Hvilke HR-systemer kan teamet bruge?

Teamet arbejder i kundens egne værktøjer, f.eks. Personio, BambooHR, HiBob, Workday eller SAP SuccessFactors, samt rekrutteringssystemer og ticketværktøjer til medarbejder-helpdesken.

Kan teamet hjælpe medarbejdere i flere lande?

Ja, med administrative opgaver og helpdesk-spørgsmål på engelsk og andre tilgængelige europæiske sprog. Landespecifikke ansættelsesregler anvendes, som jeres HR-team eller lokale rådgivere har dokumenteret dem.

Hvordan kommer vi i gang?

Skriv de HR-opgaver op, I vil flytte, de involverede systemer og de månedlige mængder. De fleste virksomheder starter med vedligeholdelse af personalesager og onboarding-papirarbejde og tilføjer medarbejder-helpdesken, når vidensbasen er klar.

Giv jeres HR-team tid tilbage til arbejdet med mennesker

Fortæl os, hvilken HR-administration I vil flytte, hvilke systemer I bruger, og cirka hvor mange medarbejdere der skal støttes.

Kontakt osSe alle ydelser