OLYMP-logoOLYMP
Kontakt
Backoffice-drift

Outsourcing av HR- og lønnsadministrasjon

Et fast team håndterer den administrative siden av HR: personalregistre, dokumenter for onboarding og offboarding, helpdesk for ansatte, koordinering av rekruttering og klargjøring av lønnsdata. HR-teamet deres beholder alle beslutninger om ansatte, og lønnsleverandøren eller regnskapsføreren deres beholder beregning og innrapportering.

Diskuter HR-prosessene deresLes guiden
Backoffice-driftStøtte for rekrutteringØkonomi og regnskapVirtuelle assistenter

Hva er outsourcing av HR-administrasjon?

Outsourcing av HR-administrasjon betyr at et eksternt team håndterer rutinepapirarbeidet og dataarbeidet rundt de ansatte: personalregistre, dokumenter ved oppstart og avslutning, spørsmål fra ansatte, planlegging av intervjuer og lønnsgrunnlag. Beslutninger om mennesker, samt lønnsberegning og innrapportering, blir værende hos virksomheten og lønnsleverandøren. OLYMP BPO leverer faste HR-administrasjonsteam fra Prishtina, Kosovo.

Typiske oppgaver
Registre, onboarding, helpdesk, planlegging, lønnsgrunnlag, rapportering
Blir hos dere
Personalbeslutninger, arbeidsrettslig rådgivning, lønnsberegning og innrapportering
Systemer
Deres HR-system, rekrutteringssystem og lønnsleverandørens verktøy
Data
Rollebasert tilgang under en databehandleravtale

Hvilke HR-oppgaver kan teamet ta over?

Administrativt arbeid med tydelige regler og en definert ansvarlig hos dere. Alt som krever HR-skjønn eller juridisk rådgivning blir hos teamet deres.

  • Personalregistre

    Holder HR-systemet nøyaktig: nyansatte, endringer i rolle og lønn etter godkjenning, feriesaldo, arkivering av dokumenter og opprydding i data.

  • Onboarding og offboarding

    Kontrakter sendt til signering, innsamling av dokumenter, forespørsler om utstyr og kontoer, informasjon til første dag og sjekklister for dem som slutter.

  • Helpdesk for ansatte

    Første svar på hverdagslige spørsmål om ferie, lønnsslipper, goder og retningslinjer, fra den godkjente kunnskapsbasen deres, med videresending til HR for alt som er sensitivt.

  • Koordinering av rekruttering

    Planlegging av intervjuer, kommunikasjon med kandidater, forespørsler om referanser og oppdatering av systemet for sporing av søkere.

  • Lønnsdata

    Innhenting og kontroll av timer, overtid, fravær og godkjente endringer, og klargjøring i formatet lønnsleverandøren trenger før fristen.

  • Rapportering

    Rapporter om bemanning, turnover, fravær og status for onboarding, utarbeidet etter fast plan til HR-lederne deres.

Outsource HR-administrasjonen uten å miste den menneskelige siden

Ansatte merker det når HR er treg eller inkonsekvent. Denne guiden viser hvordan dere flytter administrasjonen slik at servicen til de ansatte blir bedre, ikke dårligere.

Hvor går grensen mellom HR-administrasjon og HR-beslutninger?

HR-oppgaver og ansvar
Outsourcet teamDeres HR-team
Oppdaterer registre etter at en endring er godkjentGodkjenner endringer i lønn, rolle og kontrakt
Sender kontrakter og samler inn dokumenterBestemmer hvem som ansettes og på hvilke vilkår
Svarer på spørsmål om retningslinjer ut fra kunnskapsbasenTolker retningslinjene i uvanlige saker
Registrerer en klage og sender den videreUndersøker og løser den
Forbereder lønnsgrunnlagetGodkjenner det; lønnsleverandøren beregner og rapporterer

Hva får en helpdesk for ansatte til å fungere?

  • En kunnskapsbase med godkjente svar om permisjon, lønnsslipper, goder, utlegg og utstyr
  • Én inngang, for eksempel et saksskjema eller en felles innboks, i stedet for meldinger til enkeltpersoner
  • Tydelige rutingsregler for sensitive temaer: helse, konflikter, klager, oppsigelser
  • Mål for svartid som de ansatte kan se
  • Månedlig gjennomgang av de vanligste spørsmålene for å forbedre retningslinjer og selvbetjening

Hvordan bør lønnsgrunnlaget håndteres?

  • En fast kalender med frister avtalt med lønnsleverandøren
  • En sjekkliste over grunnlag: nyansatte, fratredelser, endringer, timer, overtid, fravær, trekk
  • Avstemming mot forrige periode, med forklaring på hvert avvik
  • Godkjenning fra deres navngitte HR- eller økonomiansvarlige før noe sendes
  • En logg over hva som ble sendt, når og til hvem
Les videre

Hvordan holdes personaldata trygge?

Behandle personaldata med samme omhu som kundedata, og med enda mer der helse- eller disiplinæropplysninger er involvert. Tilgangen bør begrenses til det hver oppgave krever, sensitive felt bør bare være tilgjengelige for deres HR-ansatte, og alle handlinger bør logges. Dokumenter bør samles inn via sikre portaler eller HR-systemet deres, aldri via personlig e-post.

Hvilke nøkkeltall viser at tjenesten fungerer?

  • Svar- og løsningstider i helpdesken, og de ansattes tilfredshet
  • Fullført onboarding: nyansatte med alle dokumenter og kontoer klare første dag
  • Nøyaktighet i registrene ved periodiske revisjoner
  • Feil i lønnsgrunnlaget som oppdages etter innsending
  • HR-timer flyttet fra administrasjon til arbeid med mennesker
Sist gjennomgått: . Skrevet av OLYMP BPO-teamet i Pristina, Kosovo. Om selskapet

HR- og lønnsadministrasjon: vanlige spørsmål

Kjører OLYMP BPO lønningene våre?

Nei. Teamet klargjør og kontrollerer lønnsdata, som timer, fravær og godkjente endringer, og sender dem til lønnsleverandøren eller regnskapsføreren deres i det avtalte formatet. Beregning av lønn, skatt og innrapportering og utbetalinger blir hos leverandøren deres.

Hva blir hos HR-teamet vårt?

Alle beslutninger om ansatte: ansettelser, lønns- og opprykksbeslutninger, oppfølging av prestasjoner, disiplinærsaker, klager og all juridisk rådgivning eller rådgivning i arbeidsrett. Det outsourcede teamet klargjør informasjon og sender sensitive saker videre til riktig person.

Hvordan beskyttes data om ansatte?

Data om ansatte er personopplysninger, ofte også særlige kategorier. Teamet arbeider bare i HR- og lønnssystemene deres med rollebasert tilgang, personlige kontoer og logging, under en databehandleravtale. Sensitive temaer som helse eller disiplinærsaker sendes videre til HR-medarbeiderne deres.

Hvilke HR-systemer kan teamet bruke?

Teamet arbeider i kundens egne verktøy, for eksempel Personio, BambooHR, HiBob, Workday eller SAP SuccessFactors, i tillegg til systemer for sporing av søkere og saksverktøy for helpdesken for ansatte.

Kan teamet hjelpe ansatte i flere land?

Ja, for administrative oppgaver og helpdesk-spørsmål på engelsk og andre tilgjengelige europeiske språk. Landspesifikke regler for arbeidsforhold brukes slik HR-teamet eller lokale rådgivere har dokumentert dem.

Hvordan kommer vi i gang?

List HR-oppgavene dere vil flytte, systemene det gjelder og de månedlige volumene. De fleste selskaper starter med vedlikehold av registre og onboardingdokumenter, og legger til helpdesk for ansatte når kunnskapsbasen er klar.

Gi HR-teamet tid tilbake til arbeid med mennesker

Fortell oss hvilken HR-administrasjon dere vil flytte, hvilke systemer dere bruker og omtrent hvor mange ansatte dere støtter.

Snakk med ossSe alle tjenester