OLYMP-logoOLYMP
Kontakt
Backoffice-drift

Outsourcing av dataregistrering

Skjemaer, ordrer, fakturaer, produktdata og CRM-poster registreres nøyaktig og i tide av et fast team som jobber i systemene deres. Hver prosess er dokumentert, kontrolleres på stikkprøver hver uke og forbedres til feilprosenten ikke lenger er et tema.

Diskuter dataarbeidet deresLes guiden
Backoffice-driftØkonomi og regnskapKundeservice for netthandelVirtuelle assistenter

Hva er outsourcing av dataregistrering?

Outsourcing av dataregistrering betyr at et eksternt team registrerer, oppdaterer og kontrollerer informasjon i systemene deres: bestillinger, CRM-oppføringer, produktoppføringer, fakturaer, skjemaer og dokumenter. Gjort riktig bygger det på skriftlige rutiner, avtalte behandlingstider og ukentlige stikkprøver av nøyaktigheten. OLYMP BPO leverer faste team for dataregistrering fra Prishtina, Kosovo, som jobber i kundens egen programvare.

Typisk arbeid
Bestillinger, CRM, katalog, fakturaer, skjemaer, dokumenter, opprydding
Kvalitet
Ukentlige stikkprøver, klassifisering av feil og rapportering
Behandlingstid
Servicenivå per prosess, ofte samme arbeidsdag
Systemer
Deres ERP, CRM, nettbutikkplattform, dokument- og OCR-verktøy

Hvilke typer dataregistrering kan teamet ta?

Strukturert og delvis strukturert arbeid fra dokumenter, e-poster, portaler og regneark inn i systemene dere allerede bruker.

  • Ordrer og transaksjoner

    Ordreregistrering fra e-post, PDF eller EDI-avvik, ordreendringer, returer og kreditnotaer, registrert samme arbeidsdag.

  • CRM- og salgsdata

    Lead- og kontaktposter, aktivitetslogging etter samtaler, fjerning av duplikater og berikelse fra godkjente kilder.

  • Produkt- og katalogdata

    Nye produktoppføringer, oppdatering av attributter og priser, opplasting av bilder og beskrivelser i nettbutikker og markedsplasser.

  • Dokumenter og skjemaer

    Søknadsskjemaer, kontrakter, følgesedler og kvitteringer registreres, indekseres og arkiveres med riktige metadata.

  • Fakturaer og kvitteringer

    Registrering av hode- og linjenivå for leverandørreskontro og utgifter, klart for avstemming og godkjenning.

  • Datarensing og migrering

    Engangsopprydding før et systemskifte: standardisering av formater, fjerning av duplikater og utfylling av hull.

Slik får dere nøyaktig dataregistrering fra et outsourcet team

De fleste problemer med dataregistrering starter før første tastetrykk: uklare regler, udokumenterte unntak og ingen avtalt måte å måle feil på. Slik setter dere det opp riktig.

Hva bør en rutine for dataregistrering inneholde?

  • Kilden til hvert felt og hvor det skal i målsystemet
  • Formater: datoer, navn, adresser, enheter, valutaer, koder
  • Valideringsregler og hva man gjør når data mangler eller er motstridende
  • Eksempler på riktige og feil registreringer
  • Behandlingstid og daglig frist
  • Hvem man spør, og hvordan, når noe er uklart

Hvordan bør nøyaktigheten måles?

En enkel kvalitetsmetode for dataregistrering
TrinnHva som skjer
StikkprøveEn fast andel av ferdige elementer kontrolleres hver uke, mer den første måneden
KlassifisereHver feil merkes: feil verdi, manglende verdi, feil felt, format, duplikat
RapportereFeilrate per type og per prosess, delt med dere
Rette årsakenNy opplæring, tydeligere rutine eller en valideringsregel i systemet

Vekt feilene etter konsekvens: en feil pris eller bankopplysning betyr mer enn en manglende mellomnavnsforbokstav.

Hvor passer automatisering inn?

OCR, intelligent dokumentbehandling og integrasjoner kan fjerne mye av tastingen. De gir likevel felt med lav sikkerhet og unntak, og noen må kontrollere dem og rette reglene ved kilden. Et lite team som jobber sammen med automatiseringen, gir som regel bedre nøyaktighet enn hver av dem alene, og bør hele tiden finne nye trinn som kan automatiseres.

Les videre

Hvilken dataregistrering egner seg dårlig for outsourcing?

  • Arbeid som krever stadige skjønnsvurderinger ingen har skrevet ned
  • Svært små, uregelmessige volumer som ikke forsvarer opplæring av et team
  • Data teamet ikke har lov til å se etter kontraktene eller regelverket deres

Hvordan skalerer dere ved restanser og topper?

En engangsrestanse, for eksempel ved en migrering eller lansering av en katalog, kan tas unna med midlertidig ekstra kapasitet når rutinen er utprøvd på normalt volum. Sesongtopper avtales best på forhånd, slik at opplærte folk står klare i stedet for å lære på de travleste dagene.

Sist gjennomgått: . Skrevet av OLYMP BPO-teamet i Pristina, Kosovo. Om selskapet

Outsourcing av dataregistrering: vanlige spørsmål

Hva er outsourcing av dataregistrering?

Det betyr at et eksternt team registrerer, oppdaterer og kontrollerer data i forretningssystemene deres, for eksempel ordrer, CRM-poster, produktdata, fakturaer og dokumenter, etter skriftlige rutiner. Et fast team jobber bare med dataene deres og lærer unntakene deres over tid.

Hvor nøyaktig er outsourcet dataregistrering?

Nøyaktigheten avhenger av tydelige rutiner og kontroll, ikke bare av menneskene. OLYMP BPO avtaler en kvalitetsmetode før oppstart: et utvalg av ferdig arbeid kontrolleres hver uke, feil klassifiseres og feilprosenten rapporteres til dere, med ny opplæring ved behov.

Kan teamet jobbe sammen med automatisering og OCR-verktøy?

Ja. Der dokumenter leses av OCR eller et annet verktøy, kontrollerer teamet felt med lav sikkerhet, håndterer unntak og retter feil. Det fungerer vanligvis bedre enn mennesker eller automatisering alene.

Hvor rask er behandlingstiden?

Servicenivåer avtales per prosess, for eksempel ordrer registrert samme arbeidsdag. Siden teamet jobber etter sentraleuropeisk tid, får europeiske kunder behandling samme dag, og amerikanske kunder finner ofte arbeidet ferdig til morgenen.

Hvordan beskyttes dataene våre?

Teamet jobber bare i systemene deres, med personlige kontoer, flerfaktorautentisering og rollebasert tilgang. Ingen lokale kopier eller eksporter lagres, og personopplysninger dekkes av en databehandleravtale.

Finnes det et minimumsvolum?

Faste team starter med fem personer. For mindre volumer kan dataregistrering kombineres med annet backoffice- eller kundeserviceoppgaver i samme team.

Gjør dataetterslepet om til en jevn, målt prosess

Del et utvalg av arbeidet, systemene som er involvert og det månedlige volumet. Vi foreslår et team, servicenivåer og en kvalitetsmetode.

Snakk med ossSe alle tjenester