Logotipo de OLYMPOLYMP
Contacto
Back office

Externalización de introducción de datos

Formularios, pedidos, facturas, datos de producto y registros del CRM introducidos con precisión y a tiempo por un equipo dedicado que trabaja en tus sistemas. Cada proceso se documenta, se revisa por muestreo cada semana y se mejora hasta que la tasa de error deja de ser un problema.

Habla de tu trabajo con datosLeer la guía
Back officeFinanzas y contabilidadSoporte e-commerceAsistentes virtuales

¿Qué es la externalización de introducción de datos?

Externalizar la introducción de datos significa que un equipo externo introduce, actualiza y revisa información en tus sistemas: pedidos, registros del CRM, fichas de producto, facturas, formularios y documentos. Bien hecha, se apoya en procedimientos escritos, plazos acordados y muestreos semanales de precisión. OLYMP BPO ofrece desde Prístina, Kosovo, equipos dedicados que trabajan en el software del cliente.

Trabajo habitual
Pedidos, CRM, catálogo, facturas, formularios, documentos, limpiezas
Calidad
Muestreos semanales, clasificación de errores e informes
Plazos
Niveles de servicio por proceso, a menudo el mismo día laborable
Sistemas
Tu ERP, CRM, plataforma de tienda y herramientas documentales y de OCR

¿Qué tipos de introducción de datos puede llevar el equipo?

Trabajo estructurado y semiestructurado desde documentos, correos, portales y hojas de cálculo hacia los sistemas que ya utilizas.

  • Pedidos y transacciones

    Alta de pedidos desde correo, PDF o excepciones EDI, cambios de pedido, devoluciones y abonos, registrados el mismo día laborable.

  • Datos de CRM y ventas

    Registros de leads y contactos, registro de actividad tras las llamadas, deduplicación y enriquecimiento desde fuentes aprobadas.

  • Datos de producto y catálogo

    Nuevas fichas de producto, actualizaciones de atributos y precios, carga de imágenes y descripciones en tiendas y marketplaces.

  • Documentos y formularios

    Solicitudes, contratos, albaranes y recibos capturados, indexados y archivados con los metadatos correctos.

  • Facturas y recibos

    Captura de cabecera y líneas para cuentas a pagar y gastos, lista para conciliación y aprobación.

  • Limpieza y migración de datos

    Limpiezas puntuales antes de un cambio de sistema: homogeneizar formatos, eliminar duplicados y completar huecos.

Conseguir una introducción de datos precisa de un equipo externalizado

La mayoría de los problemas de introducción de datos empiezan antes de la primera pulsación: reglas poco claras, excepciones sin documentar y ninguna forma acordada de medir los errores. Así se configura bien.

¿Qué debe incluir un procedimiento de introducción de datos?

  • El origen de cada campo y dónde va en el sistema de destino
  • Formatos: fechas, nombres, direcciones, unidades, monedas, códigos
  • Reglas de validación y qué hacer cuando faltan datos o se contradicen
  • Ejemplos de registros correctos e incorrectos
  • Plazo de proceso y hora de corte diaria
  • A quién preguntar, y cómo, cuando algo no está claro

¿Cómo debe medirse la precisión?

Un método de calidad sencillo para la introducción de datos
PasoQué ocurre
MuestrearCada semana se revisa una parte fija de los elementos completados, más en el primer mes
ClasificarCada error se etiqueta: valor erróneo, valor ausente, campo equivocado, formato, duplicado
InformarTasa de error por tipo y por proceso, compartida contigo
Corregir la causaFormación adicional, un procedimiento más claro o una regla de validación en el sistema

Pondera los errores por su impacto: un precio o unos datos bancarios erróneos importan más que un segundo nombre que falta.

¿Dónde encaja la automatización?

El OCR, el procesamiento inteligente de documentos y las integraciones pueden eliminar gran parte del tecleo. Aun así generan campos de baja confianza y excepciones que alguien debe revisar, corrigiendo las reglas en origen. Un equipo pequeño junto a la automatización suele lograr mejor precisión que cualquiera de los dos por separado, y debería seguir encontrando pasos que automatizar.

Seguir leyendo

¿Qué introducción de datos encaja mal con la externalización?

  • Trabajo que exige decisiones de criterio constantes que nadie ha escrito
  • Volúmenes muy pequeños e irregulares que no justifican formar a un equipo
  • Datos que el equipo no puede ver según tus contratos o normativas

¿Cómo escalar ante atrasos y picos?

Un atraso puntual, como una migración o el lanzamiento de un catálogo, puede eliminarse con capacidad temporal adicional una vez probado el procedimiento con el volumen normal. Los picos estacionales conviene acordarlos con antelación para que haya personas formadas listas en lugar de aprender en los días de más trabajo.

Última revisión: . Redactado y revisado por el equipo de OLYMP BPO en Pristina, Kosovo. Sobre la empresa

Externalización de introducción de datos: preguntas frecuentes

¿Qué es la externalización de introducción de datos?

Significa que un equipo externo introduce, actualiza y revisa datos en tus sistemas de negocio, como pedidos, registros del CRM, datos de producto, facturas y documentos, siguiendo tus procedimientos por escrito. Un equipo dedicado trabaja solo con tus datos y aprende tus excepciones con el tiempo.

¿Qué precisión tiene la introducción de datos externalizada?

La precisión depende de procedimientos claros y de revisiones, no solo de las personas. OLYMP BPO acuerda un método de calidad antes del arranque: cada semana se revisa una muestra del trabajo realizado, los errores se clasifican y se te informa de la tasa de error, con formación adicional donde haga falta.

¿Puede trabajar el equipo con herramientas de automatización y OCR?

Sí. Cuando los documentos se leen con OCR u otra herramienta, el equipo revisa los campos de baja confianza, gestiona las excepciones y corrige errores, lo que suele funcionar mejor que las personas o la automatización por separado.

¿Cuáles son los plazos?

Los niveles de servicio se acuerdan por proceso, por ejemplo pedidos registrados el mismo día laborable. Como el equipo trabaja en hora de Europa Central, los clientes europeos tienen el proceso en el día y los estadounidenses suelen encontrar el trabajo hecho por la mañana.

¿Cómo se protegen nuestros datos?

El equipo trabaja solo dentro de tus sistemas, con cuentas nominativas, autenticación multifactor y acceso por roles. No se guardan copias locales ni exportaciones, y los datos personales están cubiertos por un contrato de encargo del tratamiento.

¿Hay un volumen mínimo?

Los equipos dedicados empiezan desde cinco personas. Para volúmenes menores, la introducción de datos puede combinarse con otro trabajo de back office o soporte en el mismo equipo.

Convierte un atasco de datos en un proceso estable y medido

Comparte una muestra del trabajo, los sistemas implicados y el volumen mensual. Te propondremos un equipo, niveles de servicio y un método de calidad.

Habla con nosotrosTodos los servicios