OLYMP-logotypOLYMP
Kontakt
Backoffice-drift

Outsourcing av dataregistrering

Formulär, ordrar, fakturor, produktdata och CRM-poster som registreras korrekt och i tid av ett fast team som arbetar i era system. Varje process dokumenteras, stickprovskontrolleras varje vecka och förbättras tills felfrekvensen inte längre är något att diskutera.

Diskutera ert dataarbeteLäs guiden
Backoffice-driftEkonomi och redovisningSupport för e-handelVirtuella assistenter

Vad är outsourcing av datainmatning?

Att outsourca datainmatning innebär att ett externt team matar in, uppdaterar och kontrollerar information i era system: ordrar, CRM-poster, produktannonser, fakturor, formulär och dokument. När det görs rätt bygger arbetet på skrivna rutiner, överenskomna ledtider och stickprov på korrektheten varje vecka. OLYMP BPO levererar fasta team för datainmatning från Prishtina, Kosovo, som arbetar i kundens egen mjukvara.

Typiskt arbete
Ordrar, CRM, katalog, fakturor, formulär, dokument, datarensning
Kvalitet
Stickprov varje vecka, klassificering av fel och rapportering
Ledtid
Servicenivåer per process, ofta samma arbetsdag
System
Ert affärssystem, CRM, er butiksplattform samt dokument- och OCR-verktyg

Vilken typ av dataregistrering kan teamet hantera?

Strukturerat och halvstrukturerat arbete från dokument, e-post, portaler och kalkylblad till de system ni redan använder.

  • Ordrar och transaktioner

    Orderregistrering från e-post, PDF eller EDI-undantag, orderändringar, returer och kreditnotor, registrerade samma arbetsdag.

  • CRM- och försäljningsdata

    Lead- och kontaktposter, aktivitetsloggning efter samtal, borttagning av dubbletter och berikning från godkända källor.

  • Produkt- och katalogdata

    Nya produktlistningar, uppdatering av attribut och priser samt uppladdning av bilder och beskrivningar i butiker och marknadsplatser.

  • Dokument och formulär

    Ansökningsformulär, avtal, följesedlar och kvitton som registreras, indexeras och arkiveras med rätt metadata.

  • Fakturor och kvitton

    Registrering av både huvud- och radnivå för leverantörsskulder och utlägg, redo för matchning och attest.

  • Datarensning och migrering

    Engångsrensningar inför ett systembyte: enhetliga format, borttagning av dubbletter och komplettering av luckor.

Så får ni korrekt datainmatning från ett outsourcat team

De flesta problem med datainmatning börjar innan första tangenttryckningen: otydliga regler, odokumenterade undantag och inget överenskommet sätt att mäta fel. Så här lägger ni upp det rätt.

Vad ska en rutin för datainmatning innehålla?

  • Källan till varje fält och var det hamnar i målsystemet
  • Format: datum, namn, adresser, enheter, valutor och koder
  • Valideringsregler och vad som ska göras när data saknas eller är motsägelsefulla
  • Exempel på korrekta och felaktiga inmatningar
  • Ledtid och daglig brytpunkt
  • Vem man frågar, och hur, när något är oklart

Hur ska korrektheten mätas?

En enkel kvalitetsmetod för datainmatning
StegVad som händer
StickprovEn fast andel av de färdiga posterna kontrolleras varje vecka, fler under den första månaden
KlassificeraVarje fel märks: fel värde, saknat värde, fel fält, format, dubblett
RapporteraFelfrekvens per typ och per process, som delas med er
Åtgärda orsakenNy utbildning, en tydligare rutin eller en valideringsregel i systemet

Vikta felen efter påverkan: ett felaktigt pris eller bankuppgift väger tyngre än en saknad mellaninitial.

Var passar automatisering in?

OCR, intelligent dokumenthantering och integrationer kan ta bort mycket av skrivandet. De ger fortfarande fält med låg säkerhet och undantag, och någon måste kontrollera dem och rätta källreglerna. Ett litet team som arbetar tillsammans med automatisering ger oftast bättre korrekthet än något av dem ensamt, och bör hela tiden hitta nya steg som kan automatiseras.

Läs vidare

Vilken datainmatning passar dåligt för outsourcing?

  • Arbete som kräver ständiga bedömningar som ingen har skrivit ner
  • Mycket små och oregelbundna volymer som inte motiverar att ett team utbildas
  • Data som teamet inte får se enligt era avtal eller regelverk

Hur skalar ni vid eftersläpningar och toppar?

En engångseftersläpning, till exempel en migrering eller en katalogsläpp, kan betas av med tillfällig extra kapacitet när rutinen har bevisat sig på normal volym. Säsongstoppar avtalas bäst i förväg så att utbildad personal står redo, i stället för att lära sig under de mest belastade dagarna.

Senast granskad: . Skriven av OLYMP BPO-teamet i Pristina, Kosovo. Om företaget

Outsourcing av dataregistrering: vanliga frågor

Vad är outsourcing av dataregistrering?

Det innebär att ett externt team registrerar, uppdaterar och kontrollerar data i era affärssystem, till exempel ordrar, CRM-poster, produktdata, fakturor och dokument, enligt era skriftliga rutiner. Ett fast team arbetar bara med era data och lär sig era undantag över tid.

Hur noggrann är outsourcad dataregistrering?

Noggrannheten beror på tydliga rutiner och kontroller, inte bara på människorna. OLYMP BPO kommer överens med er om en kvalitetsmetod före driftstart: ett urval av slutfört arbete kontrolleras varje vecka, fel klassificeras och felfrekvensen rapporteras till er, med omskolning vid behov.

Kan teamet arbeta med automatisering och OCR-verktyg?

Ja. Där dokument läses av OCR eller ett annat verktyg kontrollerar teamet fält med låg säkerhet, hanterar undantag och rättar fel, vilket oftast fungerar bättre än enbart människor eller enbart automatisering.

Hur snabb är ledtiden?

Servicenivåer överenskoms per process, till exempel ordrar registrerade samma arbetsdag. Eftersom teamet arbetar efter centraleuropeisk tid får europeiska kunder hantering samma dag, och amerikanska kunder hittar ofta arbetet klart till sin morgon.

Hur skyddas våra data?

Teamet arbetar bara i era system, med personliga konton, flerfaktorsautentisering och rollbaserad åtkomst. Inga lokala kopior eller exporter sparas, och personuppgifter omfattas av ett personuppgiftsbiträdesavtal.

Finns det en minsta volym?

Fasta team startar från fem personer. För mindre volymer kan dataregistrering kombineras med annat backoffice- eller supportarbete i samma team.

Gör en databalans till en jämn, mätbar process

Dela ett urval av arbetet, de system som berörs och månadsvolymen. Vi föreslår ett team, servicenivåer och en kvalitetsmetod.

Prata med ossSe alla tjänster