OLYMP-logoOLYMP
Yhteystiedot
Back office -toiminnot

Tiedonsyötön ulkoistaminen

Lomakkeet, tilaukset, laskut, tuotetiedot ja CRM-tietueet syötetään tarkasti ja ajallaan omalla tiimillä, joka työskentelee teidän järjestelmissänne. Jokainen prosessi dokumentoidaan, virheet otosseulotaan joka viikko, ja prosessia parannetaan, kunnes virheprosentti lakkaa olemasta puheenaihe.

Keskustellaan tietotyöstänneLue opas
Back office -toiminnotTalous ja kirjanpitoVerkkokaupan asiakaspalveluVirtuaaliassistentit

Mitä tiedonsyötön ulkoistaminen on?

Tiedonsyötön ulkoistaminen tarkoittaa, että ulkoinen tiimi syöttää, päivittää ja tarkistaa tietoja järjestelmissänne: tilauksia, CRM-tietueita, tuotelistauksia, laskuja, lomakkeita ja asiakirjoja. Hyvin tehtynä työ perustuu kirjallisiin menettelyihin, sovittuihin läpimenoaikoihin ja viikoittaiseen tarkkuusotantaan. OLYMP BPO tarjoaa omia tiedonsyöttötiimejä Pristinasta, Kosovosta, ja ne työskentelevät asiakkaan omissa ohjelmistoissa.

Tyypillinen työ
Tilaukset, CRM, tuoteluettelo, laskut, lomakkeet, asiakirjat, siivousprojektit
Laatu
Viikoittaiset otantatarkistukset, virheiden luokittelu ja raportointi
Läpimenoaika
Prosessikohtaiset palvelutasot, usein saman työpäivän aikana
Järjestelmät
Teidän ERP-, CRM-, kauppa-alusta-, asiakirja- ja OCR-työkalunne

Minkälaista tiedonsyöttöä tiimi voi hoitaa?

Jäsenneltyä ja osittain jäsenneltyä työtä asiakirjoista, sähköposteista, portaaleista ja taulukoista teidän jo käyttämiinne järjestelmiin.

  • Tilaukset ja tapahtumat

    Tilausten syöttö sähköpostista, PDF-tiedostoista tai EDI-poikkeuksista, tilausmuutokset, palautukset ja hyvityslaskut syötettynä samana työpäivänä.

  • CRM- ja myyntitiedot

    Liidi- ja yhteystietotietueet, puhelujen jälkeinen toimintojen kirjaus, päällekkäisyyksien poisto ja täydentäminen hyväksytyistä lähteistä.

  • Tuote- ja katalogitiedot

    Uudet tuoteluettelot, ominaisuus- ja hintapäivitykset sekä kuvien ja kuvausten lataus myymälöihin ja markkinapaikoille.

  • Asiakirjat ja lomakkeet

    Hakemuslomakkeet, sopimukset, lähetysluettelot ja kuitit tallennettuna, indeksoituna ja arkistoituna oikeilla metatiedoilla.

  • Laskut ja kuitit

    Otsikko- ja rivitason tallennus ostoveloille ja kuluille valmiina täsmäytystä ja hyväksyntää varten.

  • Tietojen puhdistus ja migraatio

    Kertaluonteiset siivoukset ennen järjestelmämuutosta: muotojen yhtenäistäminen, kaksoiskappaleiden poisto ja aukkojen täyttö.

Näin saatte tarkkaa tiedonsyöttöä ulkoistetulta tiimiltä

Useimmat tiedonsyötön ongelmat alkavat jo ennen ensimmäistä näppäilyä: epäselvät säännöt, dokumentoimattomat poikkeukset eikä sovittua tapaa mitata virheitä. Näin se järjestetään kunnolla.

Mitä tiedonsyötön menettelyohjeen tulee sisältää?

  • Jokaisen kentän lähde ja sijainti kohdejärjestelmässä
  • Muodot: päivämäärät, nimet, osoitteet, yksiköt, valuutat, koodit
  • Validointisäännöt ja toimintaohje, kun tieto puuttuu tai on ristiriitaista
  • Esimerkkejä oikeista ja virheellisistä syötöistä
  • Läpimenoaika ja päivittäinen takaraja
  • Keneltä ja miten kysytään, kun jokin on epäselvää

Miten tarkkuutta tulisi mitata?

Yksinkertainen tiedonsyötön laatumenetelmä
VaiheMitä tapahtuu
OtantaKiinteä osuus valmiista kohteista tarkistetaan viikoittain, ensimmäisenä kuukautena enemmän
LuokitteluJokainen virhe merkitään: väärä arvo, puuttuva arvo, väärä kenttä, muoto, kaksoiskappale
RaportointiVirheaste tyypeittäin ja prosesseittain, jaetaan kanssanne
Syyn korjausUudelleenkoulutus, selkeämpi menettely tai järjestelmän validointisääntö

Painottakaa virheitä vaikutuksen mukaan: väärä hinta tai pankkitieto on tärkeämpi kuin puuttuva toisen nimen alkukirjain.

Mihin automaatio sopii?

OCR, älykäs asiakirjojen käsittely ja integraatiot voivat poistaa suuren osan näppäilystä. Ne tuottavat silti epävarmoja kenttiä ja poikkeuksia, jotka jonkun on tarkistettava, ja lähdesäännöt on korjattava. Automaation rinnalla työskentelevä pieni tiimi tuottaa yleensä paremman tarkkuuden kuin kumpikaan yksin, ja sen tulisi jatkuvasti löytää seuraavaksi automatisoitavia vaiheita.

Lue lisää

Millainen tiedonsyöttö sopii huonosti ulkoistettavaksi?

  • Työ, joka vaatii jatkuvasti harkintaa, jota kukaan ei ole kirjannut
  • Hyvin pienet ja epäsäännölliset volyymit, jotka eivät oikeuta tiimin kouluttamista
  • Tiedot, joita tiimi ei saa nähdä sopimustenne tai sääntelyn perusteella

Miten skaalataan ruuhkiin ja huippuihin?

Kertaluonteisen ruuhkan, kuten järjestelmäsiirron tai tuoteluettelon julkaisun, voi purkaa väliaikaisella lisäkapasiteetilla, kun menettely on todettu toimivaksi normaalilla volyymilla. Sesonkihuipuista kannattaa sopia etukäteen, jotta koulutetut ihmiset ovat valmiina eivätkä opettele kiireisimpinä päivinä.

Viimeksi tarkistettu: . Kirjoittanut OLYMP BPO:n tiimi Pristinassa, Kosovossa. Tietoa yrityksestä

Tiedonsyötön ulkoistaminen: usein kysyttyä

Mitä on tiedonsyötön ulkoistaminen?

Siinä ulkopuolinen tiimi syöttää, päivittää ja tarkistaa tietoja yrityksenne järjestelmissä, kuten tilauksia, CRM-tietueita, tuotetietoja, laskuja ja asiakirjoja, teidän kirjallisten menettelyjenne mukaan. Oma tiimi työskentelee vain teidän tietojenne parissa ja oppii poikkeuksenne ajan mittaan.

Kuinka tarkkaa ulkoistettu tiedonsyöttö on?

Tarkkuus riippuu selkeistä menettelyistä ja tarkistuksista, ei vain ihmisistä. OLYMP BPO sopii laatumenetelmästä ennen käyttöönottoa: otos valmiista työstä tarkistetaan joka viikko, virheet luokitellaan ja virheprosentti raportoidaan teille, ja tarvittaessa tehdään uudelleenkoulutus.

Voiko tiimi työskennellä automaatio- ja OCR-työkalujen kanssa?

Kyllä. Kun OCR tai muu työkalu lukee asiakirjat, tiimi tarkistaa epävarmat kentät, käsittelee poikkeukset ja korjaa virheet, mikä toimii yleensä paremmin kuin ihmiset tai automaatio yksin.

Kuinka nopea läpimenoaika on?

Palvelutasot sovitaan prosessikohtaisesti, esimerkiksi tilaukset syötettynä samana työpäivänä. Koska tiimi työskentelee Keski-Euroopan ajassa, eurooppalaiset asiakkaat saavat saman päivän käsittelyn ja yhdysvaltalaiset asiakkaat löytävät työn usein valmiina aamulla.

Miten tietomme suojataan?

Tiimi työskentelee vain teidän järjestelmissänne nimetyillä tunnuksilla, monivaiheisella tunnistautumisella ja roolipohjaisella pääsyllä. Paikallisia kopioita tai vientejä ei säilytetä, ja henkilötiedot kattaa tietojenkäsittelysopimus.

Onko vähimmäisvolyymia?

Omat tiimit alkavat viidestä henkilöstä. Pienemmille volyymeille tiedonsyöttö voidaan yhdistää muuhun back office- tai asiakaspalvelutyöhön samassa tiimissä.

Muuttakaa tietojonot tasaiseksi, mitatuksi prosessiksi

Jakakaa näyte työstä, mukana olevat järjestelmät ja kuukausivolyymi. Ehdotamme tiimiä, palvelutasoja ja laatumenetelmää.

Ottakaa yhteyttäKatso kaikki palvelut