OLYMP-logoOLYMP
Yhteystiedot
Back office -toiminnot

Talous- ja kirjanpitotoimintojen ulkoistaminen

Oma tiimi Pristinassa hoitaa talouden tapahtumapohjaisen työn, joka kasaantuu: toimittajalaskut, asiakkaiden laskutus ja perintä, täsmäytykset, kulut ja kuukausikirjausten valmistelu. Tiimi työskentelee teidän kirjanpitojärjestelmässänne teidän hyväksyntäsääntöjenne mukaan, ja kirjanpitäjänne pitävät kaiken harkinnan ja ilmoitukset itsellään.

Keskustellaan talousprosesseistanneLue opas
Back office -toiminnotTiedonsyötön ulkoistaminenRahoitusalan asiakaspalveluHinnoittelumallit

Mitä talous- ja kirjanpitotehtäviä voi ulkoistaa?

Useimmat yritykset ulkoistavat transaktiopohjaisen talouden työn: toimittajalaskujen käsittelyn, asiakaslaskutuksen ja perinnän, pankki- ja korttitäsmäytykset, kulutarkastukset ja kuukausipäätöksen aikataulut. Hyväksynnät, kirjanpidolliset harkinnat ja veroilmoitukset jäävät yrityksen omalle talousosastolle tai kirjanpitäjälle. OLYMP BPO hoitaa tämän työn omilla tiimeillä Pristinassa, Kosovossa, asiakkaan järjestelmissä.

Tyypilliset prosessit
Ostoreskontra, myyntireskontra, täsmäytykset, kulut, perustiedot
Jää teille
Maksujen vapautus, kirjanpidolliset harkinnat, vero- ja lakisääteiset ilmoitukset
Järjestelmät
Teidän ERP- tai kirjanpito-ohjelmistonne, kuten NetSuite, SAP, Xero tai QuickBooks
Tiimimalli
Omat kokoaikaiset työntekijät, viidestä hengestä alkaen

Mitä talousprosesseja tiimi voi hoitaa?

Toistuvaa, sääntöihin perustuvaa työtä, jossa on selkeät syötteet ja hyväksynnät. Jokainen prosessi dokumentoidaan ennen siirtoa, ja laatua tarkistetaan ensimmäisestä viikosta alkaen.

  • Ostovelat

    Laskujen tallennus ja kontaus, kolmitiehyväksyntä ostotilauksia ja vastaanottokuitteja vasten, poikkeamien seuranta toimittajien kanssa ja maksuerien valmistelu teidän hyväksyttäväksenne.

  • Myyntisaamiset

    Laskujen lähetys, maksujen kohdistus, tiliotteet sekä kohteliaat ja dokumentoidut muistutussarjat erääntyneille tileille, ja asia eskaloidaan teille sovituissa vaiheissa.

  • Täsmäytykset

    Pankki-, kortti- ja maksupalveluntarjoajien täsmäytykset, avointen erien tasaus ja selkeät huomautukset kaikesta, mikä vaatii päätöstä.

  • Kulujen käsittely

    Kuittien tarkistus teidän kulupolitiikkaanne vasten, puuttuvien asiakirjojen perintä ja kontaus valmiina esihenkilön hyväksyntää varten.

  • Toimittaja- ja asiakasperustiedot

    Uusien toimittajien ja asiakkaiden perustaminen, pankkitietojen muutokset varmistussoitoilla ja kaksoiskappaleiden siivous.

  • Kuukausikirjausten tuki

    Jaksotus- ja ennakkomaksuaikataulut, tukevat työpaperit ja raportit, jotka valmistellaan kirjanpitäjänne tai controllerinne tarkistettaviksi.

Talousprosessien siirtäminen ulkoistetulle tiimille turvallisesti

Talouden työ palkitsee tarkkuuden ja rankaisee oikaisuista. Tämä opas kertoo, mitkä prosessit kannattaa siirtää ensin, mitkä kontrollit säilyttää ja miten nähdään, toimiiko siirtymä.

Mitkä talousprosessit kannattaa siirtää ensin?

Aloittakaa työstä, jossa on suuri volyymi, selkeät säännöt ja vähän harkintaa. Ostoreskontran laskujen käsittely on yleisin ensimmäinen askel, sitä seuraavat täsmäytykset ja kulutarkastukset. Jättäkää prosessit, jotka perustuvat dokumentoimattomiin päätöksiin, kunnes ne on kirjattu ylös.

Talousprosessit ulkoistusvalmiuden mukaan
ValmiusEsimerkkejä
Valmis nytLaskujen tallennus ja kirjaus, maksujen kohdistus, kuittien tarkastus kuluissa
Valmis dokumentoinnillaKolmitasoinen täsmäytys, pankkitäsmäytykset, perintämuistutukset
Pidetään toistaiseksi talon sisälläTuloutuspäätökset, verotukselliset kannat, kassavirtaennusteen harkinta

Mitkä kontrollit on pidettävä voimassa?

  • Tehtävien erottelu: maksuja valmistelevat henkilöt eivät vapauta niitä
  • Takaisinsoittovahvistus jokaisesta toimittajan pankkitietojen muutoksesta
  • Hyväksyntärajat pakotetaan järjestelmässä, ei vain käytäntöasiakirjassa
  • Henkilökohtaiset tunnukset monivaiheisella tunnistautumisella ja kirjatut toimet
  • Kuukausittaiset käyttöoikeustarkastukset ja oikeuksien poisto samana päivänä, kun joku lähtee

Miten talousprosessi tulisi dokumentoida ennen siirtoa?

  • Tallenna prosessi kerran näytölle ja selitä jokainen päätös
  • Kirjaa syötteet, tulosteet, määräajat ja valmiin määritelmä
  • Luettele kaikki tuntemanne poikkeukset: hyvityslaskut, osatoimitukset, vieras valuutta, riidat
  • Sopikaa, mistä kysymyksistä tiimi päättää itse ja mitkä palaavat teille
  • Nimeä yksi vastuuhenkilö teidän puolellenne kysymyksiä varten ensimmäisten viikkojen ajaksi
Lue lisää

Miten mitataan, toimiiko se?

  • Tarkkuus: virheprosentti viikoittaisista otostarkastuksista virhetyypeittäin
  • Ajantasaisuus: sovitussa ajassa käsitellyt laskut ja valmistuneet täsmäytykset
  • Poikkeamat: kuinka monta kohdetta tarvitsee teidän panostanne, ja trendi laskussa tiimin oppiessa
  • Päätös: saapuvatko kuukausipäätöksen aikataulut täydellisinä ja ajallaan
  • Toimittajien ja asiakkaiden kyselyt maksuista ja tiliotteista

Millainen on realistinen siirtymä?

Siirtäkää yksi prosessi kerrallaan. Ajakaa ulkoistettua prosessia rinnakkain lyhyen aikaa täydellä tarkistuksella ja vähentäkää tarkistus otantaan, kun tarkkuus on vakaa. Suunnitelkaa ensimmäinen siirto pois kuukausi- ja tilinpäätöksen ajalta, jolloin oma tiiminne ehtii vähiten vastata kysymyksiin.

Miten taloustiedot suojataan?

Tiimi työskentelee vain teidän järjestelmissänne, ilman paikallisia tiedostokopioita tai vientejä. Pankki- ja korttinumerot peitetään, kun järjestelmä sen sallii, pääsy on roolipohjaista ja kirjattua, ja tietojenkäsittelysopimus kattaa kaikki henkilötiedot, kuten työntekijöiden kulut tai yksittäiset asiakkaat.

Viimeksi tarkistettu: . Kirjoittanut OLYMP BPO:n tiimi Pristinassa, Kosovossa. Tietoa yrityksestä

Talous- ja kirjanpitotoimintojen ulkoistaminen: usein kysyttyä

Mitä on talous- ja kirjanpitotoimintojen ulkoistaminen?

Siinä ulkopuolinen tiimi hoitaa yrityksenne tapahtumapohjaisia talousprosesseja, kuten ostovelkoja, myyntisaamisia, täsmäytyksiä ja kulujen käsittelyä, teidän kirjanpitojärjestelmässänne ja teidän hyväksyntäsääntöjenne mukaan. Kirjanpidolliset harkintapäätökset, veroilmoitukset ja hyväksyntä pysyvät talousorganisaatiollanne tai ulkopuolisella kirjanpitäjällänne.

Korvaako OLYMP BPO kirjanpitäjämme tai tilintarkastajamme?

Ei. Tiimi hoitaa kirjanpitonne syöttävän volyymityön. Päätökset kirjanpitokäsittelystä, verotuksellisista kannoista, lakisääteisestä raportoinnista ja tilintarkastuksesta pysyvät pätevillä kirjanpitäjillänne ja tilintarkastajillanne, jotka tarkistavat tiimin valmistelemat aineistot.

Millä kirjanpitojärjestelmillä tiimi voi työskennellä?

Tiimi työskentelee asiakkaan omissa järjestelmissä, kuten NetSuite, SAP, Xero, QuickBooks tai Sage, sekä kulu-, maksu- ja asiakirjatyökaluissa. Jokainen henkilö saa nimetyn tunnuksen niillä käyttöoikeuksilla, joita hänen tehtävänsä vaativat.

Miten maksupetosten riskejä hallitaan?

Toimittajan pankkitietojen muutokset varmistetaan soittamalla tunnetulle yhteyshenkilölle ennen tallennusta, maksuerät valmistellaan mutta vain teidän valtuutetut hyväksyjänne vapauttavat ne, ja jokainen muutos kirjataan lokiin. Tehtävien eriyttäminen sovitaan kirjallisesti ennen käyttöönottoa.

Miten tarkkuutta mitataan?

Otos käsitellyistä eristä tarkistetaan joka viikko, virheet luokitellaan tyypin mukaan ja virheprosentista sekä läpimenoajoista raportoidaan. Virheet palautetaan koulutukseen ja prosessidokumentaatioon.

Kuinka suuri tiimin pitää olla?

Omat tiimit alkavat viidestä henkilöstä. Talouden back office yhdistää usein useita prosesseja, esimerkiksi ostovelat, myyntisaamiset ja täsmäytykset, yhteen tiimiin.

Purkakaa talouden jonot ilman sisäistä rekrytointia

Kertokaa, mitkä prosessit haluatte siirtää, kuukausivolyymit ja käyttämänne järjestelmät. Palaamme tiimirakenteen ja siirtymäsuunnitelman kanssa.

Ottakaa yhteyttäKatso kaikki palvelut