OLYMP-logoOLYMP
Kontakt
Backoffice-drift

Outsourcing av økonomi og regnskap

Et fast team i Prishtina tar over det transaksjonsbaserte økonomiarbeidet som hoper seg opp: leverandørfakturaer, kundefakturering og inndriving, avstemminger, utgifter og forberedelser til månedsavslutning. Teamet jobber i regnskapssystemet deres, etter godkjenningsreglene deres, mens regnskapsførerne beholder alle vurderinger og innrapporteringer.

Diskuter økonomiprosessene deresLes guiden
Backoffice-driftOutsourcing av dataregistreringKundeservice for finansielle tjenesterPrismodeller

Hva kan dere outsource innen økonomi og regnskap?

De fleste virksomheter outsourcer transaksjonsbasert økonomiarbeid: behandling av leverandørfakturaer, kundefakturering og innfordring, bank- og kortavstemminger, kontroll av utlegg og månedsavslutningsspesifikasjoner. Godkjenninger, regnskapsmessige vurderinger og skatteinnrapportering blir værende hos virksomhetens egen økonomiavdeling eller regnskapsfører. OLYMP BPO utfører dette arbeidet med faste team i Prishtina, Kosovo, i kundens egne systemer.

Typiske prosesser
Leverandørreskontro, kundereskontro, avstemminger, utlegg, stamdata
Blir hos dere
Frigivelse av betalinger, regnskapsmessige vurderinger, skatt og lovpålagt rapportering
Systemer
Deres ERP- eller regnskapssystem, for eksempel NetSuite, SAP, Xero eller QuickBooks
Teammodell
Faste heltidsansatte, fra fem personer

Hvilke økonomiprosesser kan teamet drive?

Gjentakbart, regelstyrt arbeid med tydelige innspill og godkjenninger. Hver prosess dokumenteres før den flyttes, og kvaliteten kontrolleres fra første uke.

  • Leverandørreskontro

    Registrering og kontering av fakturaer, treveis avstemming mot innkjøpsordrer og mottak, oppfølging av avvik med leverandører og forberedelse av betalingskjøringer til deres godkjenning.

  • Kundereskontro

    Utsending av fakturaer, fordeling av innbetalinger, kontoutskrifter og høflige, dokumenterte purresekvenser for forfalte kontoer, eskalert til dere på avtalte trinn.

  • Avstemminger

    Avstemming av bank, kort og betalingsleverandører, rydding av åpne poster og tydelige notater om alt som krever en beslutning.

  • Behandling av utgifter

    Kontroll av kvitteringer mot utgiftspolicyen deres, oppfølging av manglende dokumenter og kontering, klart for godkjenning av leder.

  • Stamdata for leverandører og kunder

    Opprettelse av nye leverandører og kunder, endringer i bankopplysninger med verifisering ved tilbakeringing og opprydding av duplikater.

  • Støtte ved månedsavslutning

    Periodiseringer og forskuddsbetalinger, underlagsdokumenter og rapporter som klargjøres for gjennomgang av regnskapsføreren eller controlleren deres.

Flytt økonomiprosesser til et outsourcet team på en trygg måte

Økonomiarbeid belønner presisjon og straffer snarveier. Denne guiden viser hvilke prosesser dere bør flytte først, hvilke kontroller dere bør beholde, og hvordan dere ser om overgangen fungerer.

Hvilke økonomiprosesser bør flyttes først?

Start med arbeid som har høyt volum, tydelige regler og lite skjønn. Behandling av leverandørfakturaer er det vanligste første steget, fulgt av avstemminger og kontroll av utlegg. Vent med prosesser som bygger på udokumenterte beslutninger til de er skrevet ned.

Økonomiprosesser etter hvor klare de er for outsourcing
ModenhetEksempler
Klar nåRegistrering og kontering av fakturaer, fordeling av innbetalinger, kontroll av utleggskvitteringer
Klar med dokumentasjonTreveis avstemming, bankavstemminger, purringer
Behold internt foreløpigBeslutninger om inntektsføring, skattemessige standpunkter, skjønn i likviditetsprognoser

Hvilke kontroller må bestå?

  • Arbeidsdeling: de som forbereder betalinger, frigir dem ikke
  • Kontroll ved tilbakeringing av alle endringer i leverandørers bankopplysninger
  • Godkjenningsgrenser håndhevet i systemet, ikke bare i et policydokument
  • Personlige brukerkontoer med flerfaktorautentisering og logging av handlinger
  • Månedlig gjennomgang av tilganger, og fjerning samme dag når noen slutter

Hvordan bør en økonomiprosess dokumenteres før den flyttes?

  • Ta opp prosessen på skjermen én gang og forklar hver beslutning
  • Skriv ned inndata, resultater, frister og hva som regnes som ferdig
  • List opp alle unntak dere kjenner til: kreditnotaer, delleveranser, utenlandsk valuta, tvister
  • Bli enige om hvilke spørsmål teamet avgjør selv, og hvilke som kommer tilbake til dere
  • Utpek én ansvarlig hos dere for spørsmål de første ukene
Les videre

Hvordan måler dere om det fungerer?

  • Nøyaktighet: feilrate fra ukentlige stikkprøver, fordelt på feiltype
  • Tidsbruk: fakturaer behandlet og avstemminger fullført innen avtalte dager
  • Unntak: hvor mange poster som krever input fra dere, synkende etter hvert som teamet lærer
  • Avslutning: om månedsavslutningsspesifikasjonene kommer komplette og i tide
  • Henvendelser fra leverandører og kunder om betalinger og kontoutskrifter

Hvordan ser en realistisk overgang ut?

Flytt én prosess om gangen. Kjør den outsourcede prosessen parallelt i en kort periode med full gjennomgang, og reduser deretter til stikkprøver når nøyaktigheten er stabil. Planlegg den første flyttingen utenom måneds- og årsavslutning, når deres eget team har minst tid til å svare på spørsmål.

Hvordan beskyttes økonomidata?

Teamet jobber bare i systemene deres, uten lokale kopier av filer eller eksporter. Bank- og kortnumre maskeres der systemet tillater det, tilgangen er rollebasert og logges, og en databehandleravtale dekker eventuelle personopplysninger, for eksempel ansattes utlegg eller privatkunder.

Sist gjennomgått: . Skrevet av OLYMP BPO-teamet i Pristina, Kosovo. Om selskapet

Outsourcing av økonomi og regnskap: vanlige spørsmål

Hva er outsourcing av økonomi og regnskap?

Det betyr at et eksternt team driver transaksjonsbaserte økonomiprosesser som leverandørreskontro, kundereskontro, avstemminger og utgiftsbehandling for virksomheten deres, i regnskapssystemet deres og etter godkjenningsreglene deres. Regnskapsmessige vurderinger, skatteinnleveringer og godkjenning blir hos økonomiteamet eller den eksterne regnskapsføreren deres.

Erstatter OLYMP BPO regnskapsføreren eller revisoren vår?

Nei. Teamet tar volumarbeidet som mater regnskapet. Beslutninger om regnskapsmessig behandling, skattemessige posisjoner, lovpålagt rapportering og revisjon blir hos de kvalifiserte regnskapsførerne og revisorene deres, som gjennomgår det teamet forbereder.

Hvilke regnskapssystemer kan teamet jobbe i?

Teamet jobber i kundens egne systemer, for eksempel NetSuite, SAP, Xero, QuickBooks eller Sage, pluss verktøy for utgifter, betaling og dokumenter. Hver person får en personlig konto med de rettighetene oppgavene krever.

Hvordan kontrolleres risikoen for betalingssvindel?

Endringer i leverandørers bankopplysninger verifiseres ved tilbakeringing til en kjent kontaktperson før de lagres, betalingskjøringer forberedes men frigis bare av deres autoriserte godkjennere, og hver endring logges. Funksjonsdeling avtales skriftlig før oppstart.

Hvordan måles nøyaktigheten?

Et utvalg av behandlede poster kontrolleres hver uke, feil klassifiseres etter type, og feilprosent og behandlingstid rapporteres. Feilene går tilbake til opplæring og prosessdokumentasjonen.

Hvor stort må teamet være?

Faste team starter med fem personer. Et økonomibackoffice kombinerer ofte flere prosesser, for eksempel leverandørreskontro, kundereskontro og avstemminger, i ett team.

Fjern økonomietterslepet uten å ansette internt

Fortell oss hvilke prosesser dere vil flytte, de månedlige volumene og systemene dere bruker. Vi kommer tilbake med en teamstruktur og en overgangsplan.

Snakk med ossSe alle tjenester