OLYMP-logoOLYMP
Kontakt
Back office-drift

Outsourcing af økonomi og regnskab

Et fast team i Prishtina tager sig af det transaktionelle økonomiarbejde, der hober sig op: leverandørfakturaer, kundefakturering og inkasso, afstemninger, udgifter og forberedelse af månedsafslutning. Teamet arbejder i jeres regnskabssystem efter jeres godkendelsesregler, mens jeres regnskabsfolk beholder alle vurderinger og indberetninger.

Drøft jeres økonomiprocesserLæs guiden
Back office-driftOutsourcing af dataindtastningKundeservice til finansielle tjenesterPrismodeller

Hvad kan I outsource inden for økonomi og regnskab?

De fleste virksomheder outsourcer transaktionelt økonomiarbejde: behandling af leverandørfakturaer, fakturering og opkrævning hos kunder, afstemning af bank og kort, kontrol af udlæg og specifikationer til månedsafslutningen. Godkendelser, regnskabsmæssige skøn og skatteindberetninger forbliver hos virksomhedens egen økonomiafdeling eller revisor. OLYMP BPO udfører dette arbejde med faste teams i Prishtina, Kosovo, i kundens egne systemer.

Typiske processer
Kreditorer, debitorer, afstemninger, udlæg, stamdata
Bliver hos jer
Frigivelse af betalinger, regnskabsmæssige skøn, skat og lovpligtig indberetning
Systemer
Jeres ERP- eller regnskabssystem, fx NetSuite, SAP, Xero eller QuickBooks
Teammodel
Faste fuldtidsmedarbejdere, fra fem personer

Hvilke økonomiprocesser kan teamet køre?

Gentagne, regelbaserede opgaver med klare input og godkendelser. Hver proces dokumenteres, før den flyttes, og kvaliteten kontrolleres fra første uge.

  • Kreditorer

    Registrering og kontering af fakturaer, treways-matching mod indkøbsordrer og modtagelser, opfølgning på afvigelser hos leverandører og forberedelse af betalingskørsler til jeres godkendelse.

  • Debitorer

    Udstedelse af fakturaer, allokering af betalinger, kontoudtog og høflige, dokumenterede rykkerforløb for forfaldne konti, eskaleret til jer på aftalte trin.

  • Afstemninger

    Afstemning af bank, kort og betalingsudbydere, udligning af åbne poster og klare noter om alt, der kræver en beslutning.

  • Udgiftsbehandling

    Kontrol af kvitteringer mod jeres udgiftspolitik, opfølgning på manglende dokumenter og kontering, klar til lederens godkendelse.

  • Stamdata for leverandører og kunder

    Oprettelse af nye leverandører og kunder, ændringer af bankoplysninger med verificerende tilbageopkald og oprydning af dubletter.

  • Støtte til månedsafslutning

    Periodiseringsskemaer, understøttende arbejdspapirer og rapporter, forberedt til gennemgang af jeres revisor eller controller.

Sådan flytter I økonomiprocesser sikkert til et outsourcet team

Økonomiarbejde belønner præcision og straffer genveje. Denne guide viser, hvilke processer I skal flytte først, hvilke kontroller I skal beholde, og hvordan I ser, om overgangen virker.

Hvilke økonomiprocesser bør flyttes først?

Start med arbejde, der har høj volumen, klare regler og kun kræver lidt skøn. Behandling af kreditorfakturaer er det mest almindelige første skridt, efterfulgt af afstemninger og kontrol af udlæg. Vent med processer, der bygger på udokumenterede beslutninger, indtil de er skrevet ned.

Økonomiprocesser efter parathed til outsourcing
ParathedEksempler
Klar nuRegistrering og kontering af fakturaer, fordeling af indbetalinger, kontrol af kvitteringer for udlæg
Klar med dokumentationTrevejsmatchning, bankafstemninger, betalingspåmindelser
Behold internt indtil videreBeslutninger om indtægtsførsel, skattemæssige standpunkter, skøn i likviditetsprognoser

Hvilke kontroller skal blive på plads?

  • Funktionsadskillelse: de personer, der forbereder betalinger, frigiver dem ikke
  • Verifikation ved tilbageringning af enhver ændring af leverandørers bankoplysninger
  • Godkendelsesgrænser håndhævet i systemet, ikke kun i et politikdokument
  • Personlige brugerkonti med multifaktorgodkendelse og logførte handlinger
  • Månedlig gennemgang af adgange og fjernelse samme dag, når nogen stopper

Hvordan bør en økonomiproces dokumenteres, før den flyttes?

  • Optag processen på skærmen én gang, og forklar hver beslutning
  • Skriv input, output, deadlines og definitionen på færdig ned
  • Oplist alle de undtagelser, I kender: kreditnotaer, delleverancer, fremmed valuta, tvister
  • Aftal, hvilke spørgsmål teamet afgør selv, og hvilke der kommer tilbage til jer
  • Udpeg én ansvarlig hos jer til spørgsmål i de første uger
Læs videre

Hvordan måler I, om det virker?

  • Præcision: fejlrate fra ugentlige stikprøver, fordelt på fejltype
  • Rettidighed: fakturaer behandlet og afstemninger gennemført inden for de aftalte dage
  • Undtagelser: hvor mange poster der kræver jeres input, faldende i takt med at teamet lærer
  • Afslutning: om specifikationerne til månedsafslutningen kommer komplette og til tiden
  • Henvendelser fra leverandører og kunder om betalinger og kontoudtog

Hvordan ser en realistisk overgang ud?

Flyt én proces ad gangen. Kør den outsourcede proces parallelt i en kort periode med fuld gennemgang, og gå derefter over til stikprøver, når præcisionen er stabil. Planlæg den første flytning væk fra måneds- og årsafslutning, hvor jeres eget team har mindst tid til at svare på spørgsmål.

Hvordan beskyttes økonomiske data?

Teamet arbejder kun i jeres systemer uden lokale kopier af filer eller eksporter. Bank- og kortnumre maskeres, hvor systemet tillader det, adgangen er rollebaseret og logført, og en databehandleraftale dækker alle personoplysninger, for eksempel medarbejderes udlæg eller private kunder.

Senest gennemgået: . Skrevet af OLYMP BPO-teamet i Pristina, Kosovo. Om virksomheden

Outsourcing af økonomi og regnskab: ofte stillede spørgsmål

Hvad er outsourcing af økonomi og regnskab?

Det betyder, at et eksternt team driver transaktionelle økonomiprocesser som kreditorer, debitorer, afstemninger og udgiftsbehandling for jeres virksomhed, i jeres regnskabssystem og under jeres godkendelsesregler. Regnskabsmæssige vurderinger, skatteindberetninger og godkendelse forbliver hos jeres økonomiafdeling eller eksterne revisor.

Erstatter OLYMP BPO vores revisor eller regnskabsfører?

Nej. Teamet tager sig af mængdearbejdet, der fodrer jeres bogholderi. Beslutninger om regnskabsmæssig behandling, skattemæssige stillingtagen, lovpligtig rapportering og revision forbliver hos jeres kvalificerede revisorer, som gennemgår det, teamet forbereder.

Hvilke regnskabssystemer kan teamet arbejde i?

Teamet arbejder i kundens egne systemer, for eksempel NetSuite, SAP, Xero, QuickBooks eller Sage, samt værktøjer til udgifter, betaling og dokumenter. Hver medarbejder får en personlig konto med de rettigheder, opgaverne kræver.

Hvordan kontrolleres risikoen for betalingssvindel?

Ændringer af leverandørers bankoplysninger verificeres gennem et tilbageopkald til en kendt kontaktperson, før de gemmes, betalingskørsler forberedes, men frigives kun af jeres bemyndigede godkendere, og alle ændringer logges. Funktionsadskillelse aftales skriftligt inden opstart.

Hvordan måles nøjagtigheden?

En stikprøve af behandlede poster kontrolleres hver uge, fejl klassificeres efter type, og fejlprocent og gennemløbstider rapporteres. Fejl føres tilbage til oplæring og procesdokumentationen.

Hvor stort skal teamet være?

Faste teams starter ved fem personer. Et økonomi-back-office kombinerer ofte flere processer, for eksempel kreditorer, debitorer og afstemninger, i ét team.

Få ryddet op i økonomiopgaverne uden at ansætte internt

Fortæl os, hvilke processer I vil flytte, de månedlige volumener og de systemer, I bruger. Vi vender tilbage med en teamstruktur og en overgangsplan.

Tal med osSe alle ydelser