OLYMP-logotypOLYMP
Kontakt
Backoffice-drift

Outsourcing av ekonomi och redovisning

Ett fast team i Prishtina tar hand om det transaktionella ekonomiarbete som hopar sig: leverantörsfakturor, kundfakturering och betalningsbevakning, avstämningar, utlägg och förberedelser inför månadsbokslut. Det arbetar i ert redovisningssystem, enligt era attestregler, medan era redovisningsekonomer behåller alla bedömningar och inlämningar.

Diskutera era ekonomiprocesserLäs guiden
Backoffice-driftOutsourcing av dataregistreringSupport för finanssektornPrismodeller

Vad kan ni outsourca inom ekonomi och redovisning?

De flesta företag outsourcar transaktionellt ekonomiarbete: hantering av leverantörsfakturor, kundfakturering och inkasso, avstämning av bank och kort, kontroll av utlägg samt månadsavslutets underlag. Attester, redovisningsmässiga bedömningar och skatteinlämningar stannar hos företagets egna ekonomiteam eller redovisningskonsult. OLYMP BPO driver detta arbete med fasta team i Prishtina i Kosovo, i kundens egna system.

Typiska processer
Leverantörsreskontra, kundreskontra, avstämningar, utlägg och stamdata
Stannar hos er
Frisläppning av betalningar, redovisningsmässiga bedömningar, skatter och lagstadgade inlämningar
System
Ert affärssystem eller redovisningsprogram, till exempel NetSuite, SAP, Xero eller QuickBooks
Teammodell
Fast heltidspersonal, från fem personer

Vilka ekonomiprocesser kan teamet driva?

Repeterbart, regelstyrt arbete med tydliga underlag och attester. Varje process dokumenteras innan den flyttas, och kvaliteten kontrolleras från första veckan.

  • Leverantörsreskontra

    Inläsning och kontering av fakturor, trevägsmatchning mot inköpsordrar och följesedlar, uppföljning av avvikelser med leverantörer och förberedelse av betalningskörningar för er attest.

  • Kundreskontra

    Fakturautställning, betalningsallokering, kontoutdrag och vänliga, dokumenterade påminnelsesekvenser för förfallna konton, som eskaleras till er i överenskomna steg.

  • Avstämningar

    Avstämning av bank, kort och betalleverantörer, rensning av öppna poster och tydliga anteckningar om allt som kräver ett beslut.

  • Utläggshantering

    Kontroll av kvitton mot er utläggspolicy, uppföljning av saknade underlag och kontering, redo för chefens attest.

  • Leverantörs- och kundregister

    Upplägg av nya leverantörer och kunder, ändringar av bankuppgifter med verifierande återuppringning och rensning av dubbletter.

  • Stöd vid månadsbokslut

    Scheman för upplupna och förutbetalda poster samt underlag och rapporter som er redovisningsekonom eller controller granskar.

Flytta ekonomiprocesser till ett outsourcat team på ett säkert sätt

Ekonomiarbete belönar precision och straffar genvägar. Den här guiden tar upp vilka processer som bör flyttas först, vilka kontroller ni behåller och hur ni ser om övergången fungerar.

Vilka ekonomiprocesser bör flyttas först?

Börja med arbete som har stor volym, tydliga regler och lite bedömning. Hantering av leverantörsfakturor är det vanligaste första steget, följt av avstämningar och kontroll av utlägg. Låt processer som bygger på odokumenterade beslut vänta tills de har skrivits ner.

Ekonomiprocesser efter mognad för outsourcing
MognadExempel
Redo nuRegistrering och kontering av fakturor, fördelning av betalningar och kontroll av kvitton för utlägg
Redo med dokumentationTrevägsmatchning, bankavstämningar och betalningspåminnelser
Behåll internt tills vidareBeslut om intäktsredovisning, skattemässiga ställningstaganden och bedömningar i likviditetsprognoser

Vilka kontroller måste finnas kvar?

  • Funktionsuppdelning: de som förbereder betalningar frisläpper dem inte
  • Återuppringning för att verifiera varje ändring av leverantörers bankuppgifter
  • Attestgränser som tillämpas i systemet, inte bara i ett policydokument
  • Namngivna användarkonton med flerfaktorsautentisering och loggade åtgärder
  • Månatliga behörighetsgenomgångar och borttagning samma dag när någon slutar

Hur bör en ekonomiprocess dokumenteras innan den flyttas?

  • Spela in processen på skärmen en gång och förklara varje beslut
  • Skriv ner indata, utdata, tidsfrister och definitionen av klart
  • Lista alla undantag ni känner till: kreditnotor, delleveranser, utländsk valuta och tvister
  • Kom överens om vilka frågor teamet avgör själv och vilka som går tillbaka till er
  • Utse en ansvarig hos er för frågor under de första veckorna
Läs vidare

Hur mäter ni om det fungerar?

  • Noggrannhet: felfrekvens från veckovisa stickprov, per feltyp
  • Aktualitet: fakturor som behandlats och avstämningar som slutförts inom de överenskomna dagarna
  • Undantag: hur många poster som kräver er medverkan, med en nedåtgående trend när teamet lär sig
  • Bokslut: om underlagen till månadsavslutet kommer kompletta och i tid
  • Frågor från leverantörer och kunder om betalningar och kontoutdrag

Hur ser en realistisk övergång ut?

Flytta en process i taget. Kör den outsourcade processen parallellt under en kort period med full granskning, och minska sedan granskningen till stickprov när noggrannheten är stabil. Planera den första flytten bort från månadsavslut och bokslut, när ert eget team har minst tid att svara på frågor.

Hur skyddas finansiella data?

Teamet arbetar enbart i era system, utan lokala kopior av filer eller exporter. Bank- och kortnummer maskeras där systemet tillåter det, åtkomsten är rollbaserad och loggas, och ett personuppgiftsbiträdesavtal täcker alla personuppgifter, till exempel anställdas utlägg eller enskilda kunder.

Senast granskad: . Skriven av OLYMP BPO-teamet i Pristina, Kosovo. Om företaget

Outsourcing av ekonomi och redovisning: vanliga frågor

Vad är outsourcing av ekonomi och redovisning?

Det innebär att ett externt team driver transaktionella ekonomiprocesser som leverantörsreskontra, kundreskontra, avstämningar och utläggshantering åt ert företag, i ert redovisningssystem och enligt era attestregler. Redovisningsmässiga bedömningar, skatteinlämningar och godkännanden ligger kvar hos ert ekonomiteam eller er externa redovisningsbyrå.

Ersätter OLYMP BPO vår redovisningskonsult eller revisor?

Nej. Teamet hanterar volymarbetet som matar er bokföring. Beslut om redovisningsmässig behandling, skattemässiga ställningstaganden, lagstadgad rapportering och revision ligger kvar hos era kvalificerade redovisningsekonomer och revisorer, som granskar det teamet förbereder.

I vilka redovisningssystem kan teamet arbeta?

Teamet arbetar i kundens egna system, till exempel NetSuite, SAP, Xero, QuickBooks eller Sage, samt verktyg för utlägg, betalningar och dokument. Varje person får ett personligt konto med de behörigheter som uppgifterna kräver.

Hur hanteras risken för betalningsbedrägerier?

Ändringar av leverantörers bankuppgifter verifieras genom återuppringning till en känd kontakt innan de sparas, betalningskörningar förbereds men släpps bara av era behöriga attestanter, och varje ändring loggas. Åtskillnad av arbetsuppgifter överenskoms skriftligt före driftstart.

Hur mäts noggrannheten?

Ett urval av hanterade poster kontrolleras varje vecka, fel klassificeras efter typ, och felfrekvens och ledtider rapporteras. Felen återförs till utbildning och processdokumentation.

Hur stort behöver teamet vara?

Fasta team startar från fem personer. Ett backoffice för ekonomi kombinerar ofta flera processer, till exempel leverantörsreskontra, kundreskontra och avstämningar, i ett och samma team.

Arbeta bort ekonomibalansen utan att anställa internt

Berätta vilka processer ni vill flytta, månadsvolymerna och vilka system ni använder. Vi återkommer med en teamstruktur och en övergångsplan.

Prata med ossSe alla tjänster