OLYMP-logotypOLYMP
Kontakt
Backoffice-drift

Outsourcing av HR- och löneadministration

Ett fast team sköter den administrativa sidan av HR: personalregister, dokument vid anställning och avslut, en medarbetarhelpdesk, rekryteringskoordinering och förberedelse av löneunderlag. Ert HR-team behåller alla beslut om personal, och er löneleverantör eller redovisningskonsult behåller beräkning och rapportering.

Diskutera era HR-processerLäs guiden
Backoffice-driftRekryteringssupportEkonomi och redovisningVirtuella assistenter

Vad är outsourcing av HR-administration?

Outsourcing av HR-administration innebär att ett externt team hanterar det rutinmässiga pappersarbetet och dataarbetet kring de anställda: register, dokument för onboarding och offboarding, frågor från anställda, bokning av intervjuer och underlag till löneadministration. Beslut om människor samt beräkning och inlämning av löner stannar hos företaget och dess lönebyrå. OLYMP BPO tillhandahåller fasta team för HR-administration från Prishtina i Kosovo.

Typiska uppgifter
Register, onboarding, helpdesk, schemaläggning, underlag till lön och rapportering
Stannar hos er
Beslut om personal, arbetsrättslig rådgivning samt beräkning och inlämning av löner
System
Ert HR-system, rekryteringssystem och lönebyråns verktyg
Data
Rollbaserad åtkomst under ett personuppgiftsbiträdesavtal

Vilka HR-uppgifter kan teamet ta över?

Administrativt arbete med tydliga regler och en definierad ansvarig hos er. Allt som kräver HR-bedömning eller juridisk rådgivning stannar hos ert team.

  • Personalregister

    Att hålla ert HR-system korrekt: nyanställda, ändringar av roll och lön efter godkännande, semestersaldon, arkivering av dokument och datastädning.

  • Onboarding och avslut

    Avtal som skickas för underskrift, insamling av dokument, förfrågningar om utrustning och konton, information inför första dagen samt checklistor för dem som slutar.

  • Medarbetarhelpdesk

    Första svar på vardagliga frågor om ledighet, lönespecifikationer, förmåner och policyer, utifrån er godkända kunskapsbas, med vidarekoppling till HR för allt känsligt.

  • Rekryteringskoordinering

    Bokning av intervjuer, kommunikation med kandidater, förfrågningar om referenser och att hålla rekryteringssystemet uppdaterat.

  • Löneunderlag

    Insamling och kontroll av timmar, övertid, frånvaro och godkända ändringar, som sedan förbereds i det format er löneleverantör behöver före brytdatum.

  • Rapportering

    Rapporter om antal anställda, personalomsättning, frånvaro och status för onboarding, framtagna enligt ett fast schema åt era HR-ansvariga.

Outsourca HR-administration utan att tappa den mänskliga sidan

De anställda märker när HR är långsamt eller ojämnt. Den här guiden tar upp hur ni flyttar administrationen så att servicen till de anställda förbättras i stället för att försämras.

Var går gränsen mellan HR-administration och HR-beslut?

HR-uppgifter och vem som äger dem
Outsourcat teamErt HR-team
Uppdatera register efter att en ändring godkäntsGodkänna ändringar av lön, roll och avtal
Skicka avtal och samla in dokumentBesluta vem som ska anställas och på vilka villkor
Besvara policyfrågor utifrån kunskapsbasenTolka policyn i ovanliga fall
Logga ett klagomål och dirigera detUtreda och lösa det
Förbereda underlag till lönGodkänna dem; lönebyrån beräknar och lämnar in

Vad får en helpdesk för anställda att fungera?

  • En kunskapsbas med godkända svar om ledighet, lönespecifikationer, förmåner, utlägg och utrustning
  • En enda ingång, till exempel ett ärendeformulär eller en gemensam brevlåda, i stället för meddelanden till enskilda personer
  • Tydliga routingregler för känsliga ämnen: hälsa, konflikter, klagomål och uppsägningar
  • Mål för svarstid som de anställda kan se
  • Månatlig genomgång av de vanligaste frågorna för att förbättra policyer och självbetjäning

Hur bör underlag till lön hanteras?

  • En fast kalender med sista datum, överenskommen med er lönebyrå
  • En checklista över underlag: nyanställda, avgångar, ändringar, timmar, övertid, frånvaro och avdrag
  • Avstämning mot föregående period, där varje skillnad förklaras
  • Godkännande av er namngivna HR- eller ekonomiansvariga innan något skickas
  • En logg över vad som skickades, när och till vem
Läs vidare

Hur skyddas de anställdas data?

Behandla personaldata med samma omsorg som kunddata, och med större när hälsouppgifter eller disciplinära uppgifter är inblandade. Åtkomsten bör begränsas till vad varje uppgift kräver, känsliga fält bör vara förbehållna er HR-personal och varje åtgärd bör loggas. Dokument bör samlas in via säkra portaler eller ert HR-system, aldrig via privat e-post.

Vilka nyckeltal visar att tjänsten fungerar?

  • Svars- och lösningstider i helpdesken samt de anställdas nöjdhet
  • Genomförd onboarding: nyanställda med alla dokument och konton klara första dagen
  • Registrens noggrannhet enligt periodiska granskningar
  • Fel i underlag till lön som upptäcks efter inlämning
  • HR-teamets timmar som flyttats från administration till arbete med människor
Senast granskad: . Skriven av OLYMP BPO-teamet i Pristina, Kosovo. Om företaget

HR- och löneadministration: vanliga frågor

Sköter OLYMP BPO vår löneutbetalning?

Nej. Teamet förbereder och kontrollerar löneunderlag, till exempel timmar, frånvaro och godkända ändringar, och skickar dem till er löneleverantör eller redovisningskonsult i det överenskomna formatet. Löneberäkning, skatte- och socialavgiftsdeklarationer samt utbetalningar ligger kvar hos er leverantör.

Vad stannar hos vårt HR-team?

Alla beslut som rör personal: rekryteringsval, lön och befordran, prestationsstyrning, disciplinärenden, klagomål och all juridisk rådgivning eller rådgivning inom arbetsrätt. Det outsourcade teamet förbereder information och skickar känsliga ärenden vidare till rätt person.

Hur skyddas medarbetardata?

Medarbetardata är personuppgifter, ofta med särskilda kategorier. Teamet arbetar bara i era HR- och lönesystem med rollbaserad åtkomst, personliga konton och loggning, under ett personuppgiftsbiträdesavtal. Känsliga ämnen som hälsa eller disciplinärenden skickas vidare till er HR-personal.

Vilka HR-system kan teamet använda?

Teamet arbetar i kundens egna verktyg, till exempel Personio, BambooHR, HiBob, Workday eller SAP SuccessFactors, samt rekryteringssystem och ärendehanteringsverktyg för medarbetarhelpdesken.

Kan teamet stödja medarbetare i flera länder?

Ja, för administrativa uppgifter och helpdeskfrågor på engelska och andra tillgängliga europeiska språk. Landsspecifika regler för anställning tillämpas så som ert HR-team eller lokala rådgivare har dokumenterat dem.

Hur kommer vi igång?

Lista de HR-uppgifter ni vill flytta, vilka system som berörs och de månatliga volymerna. De flesta företag börjar med underhåll av register och onboardingdokument och lägger sedan till medarbetarhelpdesken när kunskapsbasen är klar.

Ge ert HR-team tid tillbaka för arbetet med människor

Berätta vilken HR-administration ni vill flytta, vilka system ni använder och ungefär hur många medarbetare ni stödjer.

Kontakta ossSe alla tjänster