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Outsourcing von HR- und Lohnverwaltung

Ein dediziertes Team übernimmt die administrative Seite des Personalwesens: Personalakten, Unterlagen für Ein- und Austritte, einen Mitarbeiter-Helpdesk, Koordination der Rekrutierung und die Vorbereitung der Lohndaten. Ihr HR-Team behält jede Personalentscheidung, Ihr Lohnabrechnungsdienstleister oder Steuerberater die Berechnung und die Meldungen.

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Was ist Outsourcing der HR-Verwaltung?

Beim Outsourcing der HR-Verwaltung übernimmt ein externes Team die routinemäßige Papier- und Datenarbeit rund um Mitarbeitende: Akten, Unterlagen für Ein- und Austritte, Mitarbeiterfragen, Interviewplanung und Lohndaten. Personalentscheidungen sowie Berechnung und Meldung der Löhne bleiben beim Unternehmen und seinem Lohnabrechnungsdienstleister. OLYMP BPO stellt dedizierte HR-Verwaltungsteams aus Prishtina, Kosovo, bereit.

Typische Aufgaben
Akten, Onboarding, Helpdesk, Terminplanung, Lohndaten, Reporting
Bleibt bei Ihnen
Personalentscheidungen, arbeitsrechtliche Beratung, Lohnberechnung und -meldung
Systeme
Ihr HRIS, Bewerbermanagement und die Tools Ihres Lohnabrechnungsdienstleisters
Daten
Rollenbasierter Zugriff auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags

Welche HR-Aufgaben kann das Team übernehmen?

Verwaltungsarbeit mit klaren Regeln und einer verantwortlichen Person auf Ihrer Seite. Alles, was eine HR-Entscheidung oder Rechtsberatung erfordert, bleibt bei Ihrem Team.

  • Personalakten

    Ihr HR-System aktuell halten: neue Mitarbeitende, Rollen- und Gehaltsänderungen nach Freigabe, Urlaubskonten, Dokumentenablage und Datenbereinigung.

  • Ein- und Austritte

    Verträge zur Unterschrift versenden, Unterlagen einholen, Ausstattung und Zugänge anfordern, Informationen für den ersten Tag und Checklisten für Austritte.

  • Mitarbeiter-Helpdesk

    Erste Antworten auf Alltagsfragen zu Urlaub, Lohnabrechnungen, Leistungen und Richtlinien aus Ihrer freigegebenen Wissensdatenbank, mit Weiterleitung an HR bei allem Sensiblen.

  • Rekrutierungskoordination

    Interviewplanung, Kandidatenkommunikation, Referenzanfragen und Pflege des Bewerbermanagementsystems.

  • Lohndaten

    Stunden, Überstunden, Abwesenheiten und freigegebene Änderungen einholen und prüfen und sie vor dem Stichtag im Format Ihres Lohnabrechnungsdienstleisters aufbereiten.

  • Reporting

    Berichte zu Personalbestand, Fluktuation, Abwesenheiten und Onboarding-Status in regelmäßigem Rhythmus für Ihre HR-Verantwortlichen.

HR-Verwaltung auslagern, ohne die menschliche Seite zu verlieren

Mitarbeitende merken, wenn HR langsam oder uneinheitlich ist. Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie die Verwaltung so übergeben, dass sich der Service für Mitarbeitende verbessert statt verschlechtert.

Wo verläuft die Grenze zwischen HR-Verwaltung und HR-Entscheidungen?

HR-Aufgaben und Zuständigkeit
Ausgelagertes TeamIhr HR-Team
Akten aktualisieren, nachdem eine Änderung freigegeben istVergütungs-, Rollen- und Vertragsänderungen freigeben
Verträge versenden und Unterlagen einholenEntscheiden, wer zu welchen Bedingungen eingestellt wird
Richtlinienfragen aus der Wissensdatenbank beantwortenRichtlinien in ungewöhnlichen Fällen auslegen
Eine Beschwerde erfassen und weiterleitenSie untersuchen und klären
Lohndaten vorbereitenSie freigeben; der Lohnabrechnungsdienstleister berechnet und meldet

Was macht einen Mitarbeiter-Helpdesk erfolgreich?

  • Eine Wissensdatenbank mit freigegebenen Antworten zu Urlaub, Lohnabrechnung, Leistungen, Spesen und Ausstattung
  • Ein Eingangskanal, etwa ein Ticketformular oder gemeinsames Postfach, statt Nachrichten an Einzelpersonen
  • Klare Weiterleitungsregeln für sensible Themen: Gesundheit, Konflikte, Beschwerden, Kündigungen
  • Für Mitarbeitende sichtbare Ziele für die Antwortzeit
  • Monatliche Auswertung der häufigsten Fragen, um Richtlinien und Self-Service zu verbessern

Wie sollten Lohndaten behandelt werden?

  • Ein fester Kalender mit Stichtagen, abgestimmt mit Ihrem Lohnabrechnungsdienstleister
  • Eine Checkliste der Eingaben: Eintritte, Austritte, Änderungen, Stunden, Überstunden, Abwesenheiten, Abzüge
  • Abgleich mit dem Vormonat, bei dem jede Abweichung erklärt wird
  • Freigabe durch Ihre benannte HR- oder Finanzverantwortliche Person, bevor etwas versendet wird
  • Ein Nachweis, was wann an wen versendet wurde
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Wie bleiben Mitarbeiterdaten sicher?

Behandeln Sie Mitarbeiterdaten mit derselben Sorgfalt wie Kundendaten, und mit mehr, wo Gesundheits- oder Disziplinarinformationen betroffen sind. Der Zugriff sollte auf das beschränkt sein, was jede Aufgabe erfordert, sensible Felder sollten Ihrem HR-Personal vorbehalten sein, und jede Aktion sollte protokolliert werden. Dokumente sollten über sichere Portale oder Ihr HR-System eingeholt werden, nie über private E-Mail.

Welche Kennzahlen zeigen, dass der Service funktioniert?

  • Antwort- und Lösungszeiten des Helpdesks und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden
  • Onboarding-Abschluss: neue Mitarbeitende mit allen Unterlagen und Zugängen am ersten Tag
  • Genauigkeit der Akten aus regelmäßigen Prüfungen
  • Nach der Übermittlung gefundene Fehler in den Lohndaten
  • HR-Stunden, die von der Verwaltung zur Arbeit mit Menschen verlagert wurden
Zuletzt geprüft: . Verfasst und geprüft vom OLYMP-BPO-Team in Prishtina, Kosovo. Über das Unternehmen

HR- und Lohnverwaltung: häufige Fragen

Übernimmt OLYMP BPO unsere Lohnabrechnung?

Nein. Das Team bereitet die Lohndaten wie Stunden, Abwesenheiten und freigegebene Änderungen vor, prüft sie und übermittelt sie im vereinbarten Format an Ihren Lohnabrechnungsdienstleister oder Steuerberater. Berechnung, Steuer- und Sozialversicherungsmeldungen und Zahlungen bleiben bei Ihrem Dienstleister.

Was bleibt bei unserem HR-Team?

Alle Personalentscheidungen: Einstellungen, Vergütung und Beförderungen, Leistungsbeurteilung, Disziplinarfragen, Beschwerden und jede arbeitsrechtliche Beratung. Das ausgelagerte Team bereitet Informationen vor und leitet sensible Fälle an die richtige Person weiter.

Wie werden Mitarbeiterdaten geschützt?

Mitarbeiterdaten sind personenbezogene Daten, oft auch besonderer Kategorien. Das Team arbeitet nur in Ihren HR- und Lohnsystemen mit rollenbasiertem Zugriff, persönlichen Konten und Protokollierung, auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags. Sensible Themen wie Gesundheit oder Disziplinarfragen gehen an Ihr HR-Personal.

Welche HR-Systeme kann das Team nutzen?

Das Team arbeitet in den Tools des Kunden, zum Beispiel Personio, BambooHR, HiBob, Workday oder SAP SuccessFactors, sowie in Bewerbermanagementsystemen und Ticketsystemen für den Mitarbeiter-Helpdesk.

Kann das Team Mitarbeitende in mehreren Ländern betreuen?

Ja, bei Verwaltungsaufgaben und Helpdesk-Fragen auf Englisch und in weiteren verfügbaren europäischen Sprachen. Länderspezifische Arbeitsregeln werden so angewendet, wie Ihr HR-Team oder Ihre lokalen Berater sie dokumentiert haben.

Wie fangen wir an?

Listen Sie die HR-Aufgaben auf, die Sie übergeben möchten, die beteiligten Systeme und die monatlichen Volumen. Die meisten Unternehmen beginnen mit der Aktenpflege und den Onboarding-Unterlagen und ergänzen den Mitarbeiter-Helpdesk, sobald die Wissensdatenbank bereit ist.

Geben Sie Ihrem HR-Team Zeit für die Arbeit mit Menschen zurück

Sagen Sie uns, welche HR-Verwaltung Sie übergeben möchten, welche Systeme Sie nutzen und wie viele Mitarbeitende Sie ungefähr betreuen.

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